7 måter å få gjennomslag for nytt HR-system i ledergruppen på

26
jun

7 måter å få gjennomslag for nytt HR-system i ledergruppen på

Et HR-system er en betydelig investering for de fleste virksomheter – men enklere prosesser og frigjort tid vil gi økt avkastning og mer fornøyde medarbeidere på sikt. For dem som ikke jobber med HR til daglig, er det imidlertid ikke nødvendigvis så lett å se de umiddelbare fordelene. Det er derfor viktig å presentere et godt gjennomarbeidet beslutningsgrunnlag for ledelsen, som tydelig viser hvordan den foreslåtte løsningen vil bidra til å løse utfordringene til nettopp deres virksomhet.

1)    Snakk ledelsens språk

Forankring i og støtte fra ledelsen er ikke bare avgjørende for å få gjennomslag for et nytt HR-system, men også for en vellykket implementering på lengre sikt. Arbeidet som gjøres av HR-avdelingen, er imidlertid ikke alltid like lett å måle i kroner og øre, og HR-avdelingen får ofte mest oppmerksomhet de gangene ting ikke fungerer som det skal, eller det kniper på andre måter. Pass derfor på å bruke målbare størrelser, som hvor mye det koster å lage en lønnsslipp, eller virksomhetens samlede kostnader knyttet til sykefravær, rekruttering og turnover. Og hvor mange timesverk brukes på generell administrasjon per år? Hva er signalene fra siste års kundeundersøkelser, og hva slags innsikt får dere om de knyttes opp mot medarbeiderundersøkelser? Vis at HR-strategien kan knyttes tett opp mot virksomhetens overordnede mål.

2)    Start med dagens situasjon. Hvor er det skoen trykker?

Synliggjør dagens situasjon og hvilke utfordringer HR-avdelingen står overfor. Ikke vær redd for å snakke om elefanten i rommet. Illustrer hvor mye tid som brukes på repetitive oppgaver, og hvordan digitale prosesser kan erstatte mange av disse. Vis hvor mange ulike Excel-lister som faktisk eksisterer for føring av timer, ferier, kursplaner og så videre, og tydeliggjør hvordan dere kan kutte mellomledd og unødvendig administrasjon både for HR-avdelingen og de ansatte som helhet. Hvorfor gjør man ikke om tunge manuelle prosesser til verdiskapende arbeid? Prøv å vise kost-/nytteverdi relatert til prosessene med størst forbedringspotensiale, og hvordan en investering i et HR-system kan bidra til å øke bunnlinjen. Og hva vil skje om man ikke gjør det?

3)    Ha en realistisk plan for implementering

Sett opp en prosjektplan og konkretiser løsningen dere ser for dere. Vær ærlig og tydelig på forventet tid- og ressursbruk og demonstrer hvilket system dere har valgt – og hvem som skal bruke systemet. Hvilke konkrete utfordringer skal HR-systemet løse? Se om dere kan knytte det opp mot bedriftens overordnede strategier. Sørg for å være i forkant og forbered dere på eventuelle kritiske spørsmål fra ledelsen, og skisser konkrete løsninger for de utfordringene som er spesifikke for virksomheten.

4)    Vis at det ikke trenger å gjøres så komplisert

Standardiserte HR-systemer vil dekke behovene til mange virksomheter, uten at man trenger å investere i dyre ekstramoduler. Disse kan eventuelt enkelt legges til etter hvert som systemet tas i bruk. Velger man i tillegg et system som ligger i skyen, betaler virksomheten kun én enkelt månedssum per bruker, som også inkluderer vedlikehold av og oppdateringer til systemet. Dette vil igjen gi reduserte og mer forutsigbare IT-kostnader. I tillegg settes det stadig større krav til beskyttelse av personopplysninger, ikke minst med innføringen av GDPR. Er dette ivaretatt gjennom dagens bruk av Excel-ark og papirpermløsninger? Ved bruk av skytjenester er lovmessige sikkerhetskrav oppfylt, slik at både arbeidsgiver og ansatte kan føle seg trygge.

5)    Vis hvordan det vil gi økt oversiktlighet og gjennomsiktighet – og merverdien av dette

Ved å ha all HR-masterdata lagret på ett sted unngår man dobbeltarbeid, og muligheten for feil reduseres betraktelig. All data vil til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig, endringer vil logges, og HR-systemet kan i tillegg integreres mot andre systemer mot en ekstrakostnad, for eksempel systemer for timeføring, ressursplanlegging og lønn. Med korrekte opplysninger lett tilgjengelig vil det bli enklere for HR-avdelingen å finne riktig og relevant informasjon til den som trenger det. I tillegg til korrekte, faktiske tall vil forbedret rapportering gjøre det lettere å se sammenhenger som ledelsen kan benytte i sitt strategiarbeid og som vil gi et bedre grunnlag for beslutningstaking i ledergruppen – f.eks. med tanke på sykefravær og utvikling over tid, eller kompetansekartlegging med hensyn til fremtidig planlegging av ansettelser.

6)    Vis hvordan HR-avdelingen kan løftes fra administrasjon til en strategisk samarbeidspartner

Enkelte har dessverre fremdeles en formening om at HR handler mest om teambuilding og fredagskaffe, når sannheten er at en velfungerende HR-avdeling er avgjørende for at lederne i en virksomhet skal kunne utføre sine oppgaver. HR-avdelingen er en viktig støttespiller i forbindelse med all den endring og omstilling som følger med blant annet økt digitalisering av prosesser i dagens arbeidsliv, på tvers av bransjer og tjenesteområder. Det setter store krav til oversikt og at (knappe) HR-ressurser brukes så effektivt som mulig. I stedet for at disse brukes til administrasjon bør denne avdelingen heller være en endringskatalysator som bidrar til å bygge en enhetlig bedriftskultur med ansatte som er åpne for både endring og forbedring. Det er mye tid å spare på at de ansatte fører sine egne timer, fravær og ferie, samt vedlikeholder egne personalia på en mobilapp.

7)    Vis hvordan et HR-system vil gjøre det lettere å utvikle og beholde talenter

De ansatte er den viktigste ressursen til enhver virksomhet, og det er avgjørende at deres interesser ivaretas. Dagens arbeidstakere stiller stadig høyere krav til, og har økte forventninger til, karriere, jobbengasjement og trivsel. Fleksibilitet på arbeidsplassen er viktig for å beholde motiverte ansatte. Et HR-system vil være effektivt i arbeidet med å skape en tilbakemeldingskultur, slik at virksomheten kan være i forkant. Ansatte forventer samme enkelhet i arbeidshverdagen som de har i andre deler av livet – gjerne løst ved hjelp av en mobilapp. Det vil også gjøre at de ansatte føler at de får mer kontroll over egen arbeidshverdag, som igjen fører til økt tilfredshet. Og fornøyde ansatte betyr mer effektive medarbeidere – med økt produktivitet for virksomheten som sluttresultat.

Ta med deg lærdommen fra disse punktene når du presenterer beslutningsgrunnlaget for ledergruppen, så skal du se at også de vil forstå hvilken betydning et moderne HR-system kan ha for virksomheten. Vil du vite mer? Kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat!

Lurer du på noe? #ASKMORE

Vi tar gjerne en uforpliktende prat.

Ja takk, kontakt meg