De vanligste problemene ved implementering av et HR-system – og hvordan du kan unngå dem

Manglende forankring ut i organisasjonen

Selv om det er viktig at det bevilges nok penger til prosjektet, er dette alene ikke nok for å lykkes. En klar forankring på topp er avgjørende, og ledelsen må være tydelig på at dette er et system som alle skal bruke. Fokuser på et sett klare mål og definer suksesskriterier som er enkle å måle. Involver nøkkelpersoner fra virksomhetens ulike avdelinger helt fra begynnelsen, slik at alle føler at seg hørt, og for å unngå situasjoner hvor det først ved lansering av systemet oppdages særbehov det ikke er blitt tatt hensyn til.

Tid- og budsjettoverskridelser

Det er viktig å gjøre grundig forarbeid ved valg av HR-system, kost/nytte-analyser og å definere et sett med strategiske prioriteringer. Hvilke områder er mest kritiske for virksomheten og må implementeres først? Er systemet fleksibelt nok med hensyn til skalerbarhet og integrasjon av eksisterende systemer? I denne sammenhengen er det også viktig at dere er klare på hvor masterdata skal lagres. Dersom budsjett og tidsfrister ikke overholdes, vil dette forstyrre forankringen både i ledelsen og nedover i organisasjonen. Gi dere selv nok tid, slik at dere vet at datoen for å «gå live» ikke blir utsatt. Å ha en tydelig fremdriftsplan, ansvarsfordeling og forventningsavklaring før prosessen starter, vil forenkle den videre implementeringen.

Mangel på interne ressurser og dårlig prosjektstyring

Implementering av et nytt system er ofte mer tidkrevende enn man har sett for seg. Hva har dere råd til å beslaglegge av interne ressurser? Hvilke andre arbeidsoppgaver eller prosjekter kan settes på pause mens det nye systemet implementeres? Dersom den nødvendige kompetansen ikke finnes internt, kan det i enkelte tilfeller lønne seg å leie en ekstern prosjektleder til å lede prosjektet. Det må også settes av tilstrekkelig tid til opplæring, med en klar plan for oppfølging fremover. Interntid i forbindelse med vedlikehold må også tas med i beregningen. Skybaserte HR-systemer blir derfor stadig mer populære, fordi de har en mer forutsigbar prismodell og stiller mindre krav til intern drift sammenlignet med mer tradisjonelle, lisensbaserte systemer.

Manglende brukertesting

Man får kun én mulighet til å gi et godt førsteinntrykk. Derfor er det viktig at alt fungerer som det skal på lanseringstidspunktet, og at systemet fremstår som enkelt å ta i bruk. Legg derfor først og fremst vekt på funksjoner som de ansatte umiddelbart ser nytten av. Det er lett å gå seg vill i jungelen av fancy funksjoner, og derfor er det viktig å tenke langsiktig og helhetlig når det gjelder hva dere ønsker å oppnå med systemet. Systemet må vise en tydelig forenkling for hver enkelt ansatt, og det anbefales å kjøre en «soft launch» med brukertesting i en mindre gruppe før den offisielle lanseringen, for å sikre at alt fungerer som det skal. Brukergrensesnittet bør være enkelt og intuitivt slik at det er gjenkjennbart for brukerne etter hvert som flere funksjoner tas i bruk.

Manglende endringsvilje

Endringer merkes ofte best av dem som står lengst unna avgjørelsene, og i enhver organisasjon er det ansatte med ulik endringsvilje. Det er lurt å utnevne interne ambassadører fra de ulike avdelingene som er med i prosjektgruppa fra start, som får tidlig opplæring og som kan bistå i utrullingen. Det er viktig å lytte til behovene ute i organisasjonen, slik at man får gjort nødvendige justeringer der standardinnstillingene ikke er dekkende eller hvis det kreves spesielle maltilpasninger. Et av de viktigste suksesskriteriene er at det er lett for samtlige som skal bruke systemet å se hvordan de vil dra nytte av det. Manglende kjennskap til strategigrunnlaget for prosessen er et vanlig problem, og nok kommunikasjon til riktig tid er derfor viktig. En informasjonsplan kan i mange tilfeller være til hjelp. Man må også være klar på om utrullingen skal skje umiddelbart, eller om det skal være en periode der begge systemer lever side om side.

Mangel på videre oppfølging

Hvordan måler man om de forhåndsdefinerte suksesskriteriene er oppfylt? Hva ønsker man å oppnå i løpet av det første, andre og femte året? Når verktøyet er tatt i bruk, anbefaler vi å følge med på tilgjengelige brukertall, se på antall henvendelser til kundestøtte og innholdet i eventuelle klager som har kommet inn. Slik kan man imøtekomme – og forebygge – fremtidige utfordringer, og i stedet sikre en robust løsning som virksomheten vil kunne fortsette å utvikle og ha nytte av i mange år fremover. Vil du vite mer? Kontakt oss for en uforpliktende prat.