Elefanten i rommet

25
mai

Elefanten i rommet

Vi jakter på «elefantene i rommet» hos Leger Uten Grenser, kvitter oss med dem og erstatter dem med effektive forretningssystemer og rutiner som frigjør tid til det Leger Uten Grenser har som misjon – å redde liv og lindre nød.

I 1814 skrev poeten og forfatteren Ivan Andrejevitsj Krylov en fabel om en mann som går til et museum og legger merke til alle mulige små ting, men ser ikke den stor elefant. Det var her uttrykket «Elefanten i rommet» først oppsto. Jeg leste meg opp på hvor uttrykket faktisk kommer fra. Utrykket beskriver «En åpenbar sannhet som ikke nevnes.» Uttrykket kan også referere til et åpenbart problem eller en risiko som ingen ønsker eller våger å diskutere.

Vi har også noen «elefanter i rommet» hos oss, men vi snakker om dem og stiller de utfordrende spørsmålene som kan lede oss til svarene for å bli kvitt dem.

I disse dager snakker jeg mye om denne spesielle elefantarten og forenkling. Dette gjør jeg fordi jeg ønsker at alle virksomheter skal ha et bevisst forhold til hvilke oppgaver og rutiner som burde vært digitalisert og automatisert og dermed signifikant forenklet. Her ligger det enormt mye uforløst verdiskaping i form av spart tid, penger og ikke minst daglige frustrasjoner for de ansatte som oppfatter at de jobber tungvint og gammeldags.

Vi er verdiskapere, og for oss er det viktig å være verdiskapere også ovenfor samfunnet. Det er derfor vi har gått bort fra R'en i Corporate Social Responsibility, og tatt inn en V i stedet. V for Value. Vi jobber ut ifra en trippel bunnlinje filosofi. People, Planet og Profit. 

For oss har det vært viktig å finne en annen samarbeidsform i vårt CSV engasjement enn «bare» å donere penger til et godt formål. Vi ønsker å bistå med vår kompetanse og det vi kan best til virksomheter som virkelig har behov for våre tjenester. Leger Uten Grenser er en av disse. Organisasjonen er helt avhengig av å få mer verdi ut av hver krone de mottar som bidrag, få flere ressurser og tid ute i felt, der de kan gi sitt verdibidrag. Dette er bakgrunnen for prosjektet Leger Uten Grenser og Amesto har jobbet med i over to år.

Vårt samfunnsoppdrag består av å bistå pro bono med vår kompetanse for å nå målet om å gjøre Leger Uten Grenser til den mest effektive hjelpeorganisasjonen i Skandinavia. Med andre ord: Vi jakter på «elefantene i rommet» hos Leger Uten Grenser, kvitter oss med dem og erstatter dem med effektive forretningssystemer og rutiner som frigjør tid til det Leger Uten Grenser har som misjon – å redde liv og lindre nød.

Så, hva har vi gjort og hvordan virker det? 
Vi gikk på jakt!

Elefant 1: Reiseregninger og utleggsrefusjon

De ansatte i Leger Uten Grenser brukte alt for mye tid på å fylle ut reiseregningsskjemaer og rutinene var tidstyver for alle involverte – gjennom hele prosessen fra utlegg oppstår til refusjon er gitt. Det skapte frustrasjon og stjal mye verdifull arbeidstid for altfor mange.
I løpet av 2017 rullet vi ut Visma.net Expense til alle ververe, i tillegg til administrativt ansatte på kontoret. I dag har organisasjonen rundt 250 brukere av Visma.net Expense. 
Som Leger Uten Grenser selv sier:

"Vi har spart mye manuelt arbeid gjennom verktøyet, og Visma.net Expense har vært en veldig positiv erfaring. Ved å kunne arbeide mer effektivt, kan ansatte i Leger Uten Grenser fokusere mer av tiden på vår kjernevirksomhet og våre målsetninger. Våre ververe har gjennom 2017 satt rekord i antall personer registrert som nye givere. Dette har stor verdi for Leger Uten Grenser. Visma.net Expense reduserer antall feil og øker kvaliteten på reiseregningene våre. Dette sparer også vår finansavdeling for mye oppfølging og korrigering i etterkant, og gjør at de også kan fokusere på andre viktige oppgaver."

Elefant 2: Rapportering 

Leger Uten Grenser følte at de jobbet tungvint med budsjettprosesser og rapportering. 
I 2017 implementerte vi OneStop Reporting med nye budsjetteringsrutiner for organisasjonen, og ledelsen beskriver prosessen slik:

"Vi har gjennomført vår første budsjettprosess via OneStop Reporting’s webportal. Vi fikk mange positive tilbakemeldinger fra budsjettansvarlige rundt brukervennlighet til budsjettformularene og budsjettoppfølgingsrapportene. Enklere budsjettprosesser med skreddersøm av rapporter gjør at vi kan arbeide mer effektivt, vi kan følge opp budsjetter på en mer hensiktsmessig måte, og dermed også få bedre finansiell kontroll i vårt arbeid."

OneStop Reporting ble introdusert i 2017 og her har Leger Uten Grenser allerede hentet ut betydelige effektiviseringsgevinster. I år blir dette videreutviklet ved at vi kobler på «forecasting» til budsjetteringen for å kunne effektivisere input og levere mer relevante data inn i budsjettprosessen.

Elefant 3: Inn- og utbetalinger

Leger Uten Grenser har slitt med ineffektive inn- og utbetalingsprosedyrer. 
Vi erstattet elefanten ved å innføre Visma Autopay. Dommen fra Leger Uten Grenser er følgende:

"Denne endringen har gjort bokføring av inn- og utbetalinger mye mer effektivt. Dette bidrar også til å lette arbeidet for vår finansavdeling."

Neste i rekken - Elefant 4: Verveaktivitet

Leger Uten Grenser har lenge ønsket å effektivisere sin workforce management prosess for verveaktiviteten. Det er administrativt krevende å koordinere og følge opp mobile verveteam. Leger Uten Grenser ønsker å bruke tiden på bedre oppfølging av sine team og oppnå høyere kapasitet. Målet og ønsket gevinst er å fjerne sårbarhet gjennom å integrere og automatisere flest mulig av prosessene rundt lønnsbehandlingen.

Vår påstand er at løsningen fra Quinyx  vil digitalisere og automatisere prosessen for vervetjenesten hos Leger uten Grenser, samtidig som det sikrer effektiv registrering og godkjenning av arbeidstimer integrert med Visma Lønn.

Så - hvordan har det gått med elefantjakten?

Leger Uten Grenser vokser som organisasjon, og aktiviteten ute i felt øker betydelig. Som de selv sier det:

"Gjennom samarbeidet har vi i stor grad kunnet vokse og gjøre mer av det arbeidet vi er til for, uten å øke antall årsverk i vår administrasjon."

Amesto har som mål å være verdiskapere ved gevinstrealisering. Det å jakte på «elefanter i rommet» er en helt sentral og viktig del av dette arbeidet. For oss har samarbeidet med Leger Uten Grenser vært et spennende oppdrag som virkelig gir ordet verdiskaping mening for oss – en mening utover oss selv og vår egen virksomhets kjernevirksomhet.

Det er fortsatt en hel generasjon av store og små elefanter i store og små rom der ute i organisasjonslivet som vi ikke bør la få vandre rundt å spre frustrasjon, ineffektivitet og unødvendig lav produktivitet til hinder for nødvendig samfunnsbidrag.

Jan Erik Kaasa
Konserndirektør
Amesto Solutions

Lurer du på noe? #ASKMORE

Vi tar gjerne en uforpliktende prat.

Ja takk, kontakt meg