En enklere hverdag med Amesto Apps og Online Signature
SuperOffice CRM forenkler salg og kundeoppfølging, og ved hjelp av en rekke tilleggsprogrammer kan du få enda mer ut av løsningen. En bedrift som har oppdaget hva SuperOffice kan gjøre for dem, er Solberg & Hansen. De tilbyr smakfull kaffe til kontorer og serveringssteder i både inn- og utland. Vi tok en prat med salgskonsulent Tina Ellevold Karlsen for å høre litt om hvordan bruk av Online Signature har frigjort tid og effektivisert hverdagen til de ansatte.
FRA KOLONIAL TIL KAFFEKUNST
Mye har skjedd siden historien om Solberg & Hansen startet i en kolonialforretning i Oslo i 1879. I dag er selskapet Norges største og eldste brenneri innen spesialkaffe og leverer nå kaffe til små og store kunder over hele landet. Men med en stor kundeportefølje blir det mange kontrakter og bestillinger å holde oversikt over, og mye bruk av tid på administrasjon ble etter hvert en utfordring som stjal en hel del kapasitet fra de som skal følge opp kundene.
Tina forteller om rutinene for kontraktsignering før de tok i bruk Online Signature.
- Det gamle systemet satte rett og slett en stopper for en del ting. Vi kunne for eksempel ikke sende ut en espressomaskin til kunden før kontrakten var signert, forteller hun, før hun beskriver en lang prosess som verken selgerne eller kundene var fornøyd med.
- Tidligere måtte vi lage kontrakter som vi sendte til kunden per e-post. Kunden måtte deretter skrive ut kontrakten, for så å signere den, skanne den og til slutt sende den tilbake til oss. Men det er jo ikke så mange kaffebarer som har printer eller skanner, så dette kunne ta ganske lang tid – opptil flere uker. Faktisk hendte det at vi måtte skrive ut kontrakten selv og reise ut til kunden med den. Så måtte selgerne ta bilde av den signerte kontrakten med mobilen, eller ta den med til kontoret for skanning, før de i det hele tatt kunne registrere den. Hele prosessen ble svært omfattende, og det ble rett og slett en tidstyv og et irritasjonsmoment for selgerne, sier hun.
Å FINNE DEN OPTIMALE LØSNINGEN
Solberg & Hansen brukte allerede SuperOffice som et verktøy for å holde oversikt over det meste de foretok seg, både når det gjalt arbeid ut mot kunder og øvrige aktiviteter.
- Vi logger alt vi gjør i SuperOffice. Her planlegger vi reiser og andre gjøremål, både internt og ut mot kunder. I tillegg fungerer det som et system for lagring av kontrakter og andre viktige dokumenter, forteller Tina.
Fleksibiliteten og integrasjonsmuligheten med nettopp SuperOffice var derfor utslagsgivende for valget av løsning hos Solberg & Hansen, da de endelig bestemte seg for å gjøre noe med den gamle, tidkrevende rutinen.
Til slutt konkluderte jeg med at det måtte finnes en bedre måte å løse måten vi håndterte kontrakter på. Så da begynte jeg å Google. Vi undersøkte flere forskjellige løsninger, men valget ble enkelt da vi fant ut at de elektroniske signeringstjenestene fra Signicat som Amesto Solutions tilbyr, kan integreres med SuperOffice, sier Tina.
FORNØYDE SELGERE – FORNØYDE KUNDER
Etter å ha brukt systemet i ca. ett år, er Solberg & Hansen svært fornøyd med løsningen, som har hjulpet dem å ta hånd om utfordringene de tidligere stod overfor.
- Systemet er veldig enkelt å bruke. Det går veldig raskt både å opprette kontrakter og sende dem til signering. Alle selgerne våre har skjønt hvordan de gjør det, og så lenge kunden leser e-post er det veldig fort gjort. Her om dagen opprettet og sendte jeg en kontrakt til en kunde, og fikk den signert tilbake etter bare fem minutter, sier hun.
Tina anbefaler gjerne online signatur til andre, og mener at særlig de som bruker SuperOffice vil ha glede av løsningen.
- Alt mates jo rett inn i systemet, og man kan se om en kontrakt er signert eller ikke. Man slipper unna veldig mye manuelt arbeid, og alt går veldig raskt så lenge man har ferdige maler for kontrakter, sier hun.
De opplever også økt kundetilfredshet med den nye løsningen. Tina forteller at de tidligere fikk en del tilbakemeldinger fra kundene om at det var tungvint og en del styr med kontraktene. Disse har forsvunnet helt etter at Solberg & Hansen tok i bruk Online Signature.
- Nå sier ikke kundene våre så mye, og det er jo en bra ting! Tilbakemeldingene vi får nå, er utelukkende positive og mer av typen: «Å! Kan vi signere kontrakten med en gang?». I tillegg gjør bruken av BankID-løsningen det sikkert, både for kunde og bedrift.
AUTOMATISERTE PROSESSER SOM GIR DEG FULL KONTROLL
Tina legger vekt på at løsningen både er effektiv og lett å bruke for alle.
- Det er et veldig bra brukergrensesnitt. I tillegg forenkler den interne rutiner. En annen stor fordel er at når kontrakten er signert, så slipper jeg å måtte skrive ut kontrakten på papir, for så å gå og levere den til ordreavdelingen. Nå gis beskjeden automatisk. Med mange selgere forenkler det også oppfølgingen i det daglige.
- I SuperOffice kan alle se hva som er gjort. Om noen er borte, kan jeg enkelt gå inn å sjekke status på kontrakten: Er kontakten sendt? Er den signert? Må den sendes på nytt? Det er veldig praktisk at alle til enhver tid har full oversikt og vet hva som eventuelt gjenstår, fortsetter Tina.
Solberg & Hansen forteller avslutningsvis at de er fornøyde med samarbeidet med Amesto Solutions og har hatt få problemer med løsningen.
- Vi har fått god hjelp så langt, og når vi en sjelden gang har støtt på feilmeldinger, har dette løst seg raskt. Det er vanligvis bare en oppdatering på server som mangler, sier hun.
Er du nysgjerrig på hvordan din bedrift kan jobbe smartere? Les mer om Online Signature eller kontakt oss for en uforpliktende prat.
