Excel, mappesystem, skuffer, mail eller et digitalt HR-system?

6
apr

Excel, mappesystem, skuffer, mail eller et digitalt HR-system?

Karin Herou, konserndirektør HR i Amesto, deler sine erfaringer med det å ha og det å ikke ha et HR-system.

GDPR  – HR – Digitalisering

Den nye personvernsforordningen (GDPR) er en veldig viktig grunn til at de fleste bedrifter bør begynne å orientere seg om hva et HR-system innebærer. Jeg tror de fleste bedrifter sliter med å leve opp til de nye GDPR-kravene uten et HR- system. Vi er som regel alt for bekvemme, vi gjør som vi alltid har gjort. Mange legger kontrakten i skuffen, sender personnummeret på mail til lønnsavdelingen, administrasjonen arkiverer informasjon om for eksempel allergier fra et arrangement til et annet. Alle disse eksemplene er brudd på GDPR og kan koste bedriften dyrt. Vi blir derfor nødt til å endre vaner, og et digitalt system tvinger oss inn i det.

Digitalisere HR-oppgaver

Det er også en mulighet til å digitalisere oppgaver, få på plass støtteverktøy for ledere for å profesjonalisere selskapet på en rask og effektiv måte. Du får mer tid til andre oppgaver og drive ledelse. Og så kommer vi nok til slutt til å få en enkel søkemotor, få hjelp av chatbots til våre spørsmål, og ikke minst en arbeidsplass der ansatte kan søke informasjon og lede seg selv i større grad. Direktørenes, personalledernes og fagsjefenes roller kommer til å bli endret. 

"I have a dream"

Jeg drømmer om en arbeidsplass der informasjonen finnes lett tilgjengelig når jeg trenger den, der ansatte kan få oppleve mestring utefra "vil og kan". Der ansatte får jobbe med det de er best på og ikke forholde seg til en stillingsbeskrivelse eller en posisjon i selskapet. Dette vil kreve at selskap jobber med tillit, trygghet, teamarbeid og transparens.

Jeg gleder meg spesielt til at ledere får mer tid til ledelse

Å ikke ha et HR-system er som da du lagde reiseregning på papir og limte fast kvitteringer på et A4-ark. Du satte av en dag i måneden for å få det gjort. For meg ble min hverdag veldig mye enklere da denne oppgaven plutselig kunne gjøres med mobilen. Det er en tid før og etter elektroniske reiseregninger.

Det er så lenge siden jeg har brukt tid på reiseregninger! Jeg ble derfor veldig overrasket da jeg for noen dager siden hadde noen kvitteringer som måtte sendes til NAV. De måtte jeg sende inn på papir via posten. Det viser seg at vi ikke har blitt helt digitale ennå. Slik tror jeg det er i de fleste bedrifter, vi har alle en vei å gå og et stort potensiale på de mest enkle tingene å ta ut.

Vi kommer til å ta kvantesprang med den teknologiske utviklingen som vil skape muligheter for en bedre ansatt- og kundereise. Jeg gleder meg til det. Jeg gleder meg spesielt til at ledere får mer tid til ledelse, at vi ansatte får mer tid til selvledelse fordi i dag bruker vi ofte unødvendig mye tid på søk, administrasjon, konflikter og rydding i saker som er uavklarte på grunn av for lite tid til de riktige tingene.

Digital HR

Har du oversikt over alle dine ansatte? Dine ansattes avtaler? Dine ansattes kompetanse? Er du en kompetansebedrift og din største verdi er de ansattes kompetanse? Har du ett (eller flere) systemer som hjelper lederen til å bruke tid på ledelse, eller sitter dine ledere med mye administrasjon? Vi vet jo alle at med et personallederansvar følger en hel del administrasjon, og de aller fleste skulle nok ønske at de fikk jobbe mindre med administrasjon og mer med ledelse.

Min erfaring er at det koster en bedrift langt mer å ikke ta i bruk nye systemer

Vi vet også at vi i dag har mange systemer som våre ansatte bruker daglig og vi bruker mye arbeidstid bare på å logge inn. Vi vet også at om vi ikke har integrasjoner til mastersystem må alle system vedlikeholdes manuelt. Et godt mastersystem blir derfor viktigere. Fra et mastersystem kan du forenkle med integrasjoner som løser administrativt vedlikehold mot andre arbeidsverktøy og systemer.

Som alt annet er HR på full fart mot å digitaliseres. Det finnes mange gode systemer i markedet som kan løse problematikken med for mye tid til administrasjon og for lite ledelse. Dessverre har ikke nok bedrifter valgt å ta i bruk disse hjelpeverktøyene. Min erfaring er at det koster en bedrift langt mer å ikke ta i bruk systemene enn å gjøre investeringen og å faktisk ta i bruk verktøyene som finnes.

Mer tid til ledelse

Det er ikke til å stikke under en stol at et HR-system koster penger, at det koster tid til implementering og at det er «enda» et system. Jeg har hørt det selv og selv stått i prosessen. Som HR-direktør får jeg frustrasjonene til ledere rundt om i konsernet og mye av frustrasjonene er knyttet opp til at tiden deres er for knapp, og at unødvendig mye tid går til å finne svar på hvordan bedrifter enten håndterer det mest banale i en bedrift som reiseregninger, ferie, forsikringer, fravær og annen administrasjon i forbindelse med oppfølging av ansatte som kunne være automatisert. Jeg tenker derfor at et HR-system kanskje heller sparer bedriften for tid, penger og mye frustrasjon og sikrer at du får mer tid til ledelse og mer tid til omsetningstakt? For å si det forsiktig så er jeg sikker på at et bra HRM-system som støtter forretningsstrategi koster mindre penger en arbeidstiden til alle ansatte som involveres i ulike HR administrative oppgaver.

Et klassisk eksempel er sykemeldingen som skal sendes til NAV innen en gitt frist, og dersom det ikke gjøres mister man hele refusjonen. Søker du ikke refusjon som arbeidsgiver i løpet av tre måneder mister du ditt krav. Det kan bli ekstremt dyrt for en bedrift, og skjer når man ikke har systemer som hjelper ledere å holde oversikt over frister.

Strategisk HR

Men handler det egentlig om tidsbesparelser, GDPR og kostnadsbesparelser? Jeg mener det handler om utvikling av selskapet og den strategi og kultur selskapet ønsker.

For meg har valget handlet om implementering av selskapets strategi. Et system som sikrer at kultur og struktur møtes. At det møter GDPR og Arbeidsmiljøloven (AML) i de ulike landene er krav som for meg er hygienefaktorer.  En annen ting som også er essensielt for meg er opplevelsen av systemet og en god kompetansemodul. Dette fordi vi er en kompetansebedrift og jeg tror at det i fremtiden vil bli mer vekt på kombinasjonen "jeg vil og jeg kan" for å utnytte en medarbeiders resurser mer enn å forholde seg til stillingsbeskrivelser og titler. Den fleksibiliteten trengs også i en konsulent- og kompetansebedrift for å hele tiden kunne ligge på et sikkert inntjenings- og resultatnivå.

Kartlegging av hva som er viktig for din bedrift er kjernen til et vellykket mastersystem i din virksomhet. 

"Walk the talk"

Men hvilken del av bedriften er det som skal eie dette prosjektet? Er det IT, HR eller administrasjonen? Etter å ha jobbet med implementering av nytt HR-system i Amesto mener jeg at det ikke er en enkelt enhet internt som står ansvarlig for prosjektet – dette er i aller høyeste grad et crossover-prosjekt.

Et HR-system er et sentralt forretningssystem som alle må være en del av. Du må forstå og se helheten fra administrasjon til strategi ut ifra de ulike perspektivene. Antagelig er den beste til å lede et slikt prosjekt hos deg, HR eller strategiansvarlig. Dette handler om strategi og selskapets "walk the talk" eller implementering av denne. Det bør også være en person med egnethet til å både kunne se det store bildet for og i din organisasjon. De rollene har nok best forutsetninger til å sikre helheten et slikt system krever av utvikling og implementering alt fra administrasjon, operative oppgaver, til taktiske grep knyttet til strategien. 

Du må forstå at du påvirker strukturen og kulturen og bygger prosesser knyttet opp mot bedriftens strategi. Og personen må ønske å være en kulturbærer av det nye. 

Om du trenger hjelp til å vurdere og planlegge prosess for valg og innkjøp av HR-verktøy kan du gjerne kontakte våre spesialister for en uforpliktende prat.

Prat med oss

Lurer du på noe? #ASKMORE

Vi tar gjerne en uforpliktende prat.

Ja takk, kontakt meg