Funksjoner og fordeler etter implementering av HR-system

21
nov

Funksjoner og fordeler etter implementering av HR-system

Fornøyde, kompetente medarbeidere og en sterk, felles bedriftskultur er den viktigste ressursen til en virksomhet – og avgjørende for fremtidig vekst. Med et veltilpasset HR-system får ledere et godt styringsverktøy som gjør det enklere å følge opp de ansatte og å ta informerte beslutninger. Her får du ti gode grunner til hvorfor det lønner seg å implementere et HR-system.

1. Alt på ett sted

HR-systemet lar dere lagre all ansattinformasjon på ett sted, noe som frigjør plass som tidligere ble brukt til oppbevaring av slik informasjon i tradisjonelle ringpermer. Stadig flere virksomheter velger også å bruke HR-systemet til sikker håndtering av persondata, noe som er spesielt aktuelt med innføringen av den nye personvernforordningen. Med gode integrasjonsmuligheter mot de fleste time- og lønnssystemer unngår dere i tillegg dobbeltarbeid, og sikrer at alle får tilgang til korrekt og oppdatert informasjon i sanntid.

2. Bedre arbeidsflyt

Mange bedrifter har en elefant i rommet i form av arbeidsoppgaver som kunne vært digitalisert og forenklet. Med automatiserte funksjoner og påminnelser fjerner man disse repetitive, tidkrevende oppgavene og forenkler samtidig arbeidshverdagen til de ansatte. Det legger i tillegg til rette for enklere samarbeid, også på tvers av avdelinger og forretningsområder. Betydelige timebesparelser som følge av økt informasjonsflyt vil raskt rettferdiggjøre prisen på HR-systemet per hode, og de ansatte i HR-avdelingen unngår å kaste bort tid på administrative oppgaver som de heller kunne brukt til strategisk arbeid.

3. Fullstendig oversikt

Med et HR-system kan dere enkelt følge de ansatte gjennom hele arbeidsforholdet – fra rekrutteringsprosessen til arbeidsforholdet avsluttes. Dere kan også opprette og lagre arbeidskontrakter, holde oversikt over kurs og kompetansebevis og eventuelt integrere systemet mot LMS. Det gir dere et godt bilde over organisasjonen og vil hjelpe dere å rekruttere de riktige menneskene, samtidig som det tilrettelegger for god etterfølgerplanlegging.

4. Helhetlig oppfølging

Integrasjon mot timelister og moduler for medarbeiderutvikling gjør det lettere å følge opp hver enkelt medarbeider. En mer tilpasset oppfølging gir de ansatte bedre muligheter til å vokse og utvikle seg i jobben. Tett oppfølging er også et viktig verktøy for å redusere og forebygge sykefravær, og i onboardingprosesser er oppfølgingen avgjørende for å beholde nyansatte og redusere turnover. De ansatte kan selv oppdatere informasjonen som er lagret om dem i HR-systemet, og de får enkelt tilgang til oversikt over egne rettigheter. Medarbeiderne gis dermed mer kontroll, og HR-avdelingen spares for en rekke arbeidstimer.

5. Økt engasjement

Kontroll over egen hverdag, tettere oppfølging og toveis informasjonsutveksling mellom ansatte og ledere, blant annet gjennom 360-graders evaluering, legger til rette for en god tilbakemeldingskultur. Den årlige medarbeiderundersøkelsen kan erstattes eller suppleres med innovative løsninger som lar dere ta pulsen på stemningen gjennom hele året. Alt dette bidrar til å øke medarbeiderengasjementet, og vil hjelpe dere å tiltrekke og beholde de største talentene. Lettvinte, mobile løsninger som lar de ansatte registrere eget fravær eller søke om ferie, tas godt imot – og blir i tillegg et godt verktøy for ledelsen når årets ferieavvikling skal planlegges.

6. Informerte avgjørelser

Store mengder opplysninger som lagres og systematiseres, utgjør viktige digitale verdier. Dagens HR-systemer har gode rapporteringsverktøy som bruker slike opplysninger til å skape grundige beslutningsgrunnlag når viktige avgjørelser skal tas. Innsikten dere får gjennom analysene fra HR-systemet, skaper et klart bilde av ulike mønstre og viser hvor skoen trykker, slik at ressursene kan settes inn der behovet er størst.

7. Gjennomslag hos ledelsen

Med økt innsikt vil det bli lettere å planlegge nye HR-tiltak, og med tydelig rapportering snakker dere ledelsens språk. Visualisering av trender og utviklingsmønstre gjennom tallenes tale, vil hjelpe dere med både å illustrere hvilke tiltak som har hatt effekt, og oppnå aksept for nye HR-aktiviteter når budsjettet skal fordeles.

8. Personvernet ivaretas

Personopplysninger er verdifulle data, og manglende overholdelse av regelverk kan innebære stor risiko for en virksomhet. Dagens HR-systemer har innebygget personvern og/eller annen funksjonalitet som sikrer at bedriften følger prinsippene for personvern og GDPR. Enkel tilgangsstyring sikrer at den enkelte kun har tilgang til de opplysningene han eller hun trenger.

9. Sikkert i skyen

Skybaserte HR-systemer blir stadig mer populære, blant annet fordi det gir et forutsigbart prisbilde med en månedlig kostnad som beregnes ut fra antall brukere. Siden skybaserte systemer ikke stiller krav til dyr IT-infrastruktur, kan eierskapet ligge hos HR. Sikkerhet og oppdateringer trenger dere ikke å bekymre dere for, da leverandøren tar seg av dette. Mange av disse HR-systemene er også så intuitive å ta i bruk at dere slipper å bruke store ressurser på opplæring.

10. Systemet kan vokse med virksomheten

At HR-systemet tas i bruk, er avgjørende for at investeringen skal lønne seg. Derfor er det godt å vite at man ikke trenger å bite over alt på en gang. Modulbaserte HR-systemer lar dere starte i det små og prøve dere frem, slik at både ledere og ansatte kan bli vant til systemet før man utvider med nye moduler.

Vi samarbeider med leverandører som har over 30 års erfaring med å tilby skreddersydde HR-løsninger til det norske arbeidslivet. Kontakt gjerne en av våre dyktige medarbeidere i dag for å lære mer om hvilket system som vil gi best avkastning og øke effektiviteten i deres virksomhet.

GRATIS GUIDE: HVORDAN VELGE NYTT HR-SYSTEM?

Lurer du på noe? #ASKMORE

Vi tar gjerne en uforpliktende prat.

Ja takk, kontakt meg