Hva koster det å implementere et HR-system?

7
mar

Hva koster det å implementere et HR-system?

Riktig HR-system er et sentralt verktøy for å bedre oppfølgingen av ansatte, redusere sykefravær og sikre gode arbeidsrutiner. Det hjelper dere også å følge gjeldende lov- og regelverk – et svært aktuelt tema i forbindelse med innføringen av EUs nye personvernforordning (GDPR) 25. mai. På den annen side kan det virke i overkant tid- og ressurskrevende å ta i bruk et helt nytt HR-system. For å unngå overraskelser, og for å sikre forankring i ledelsen, er det viktig å kartlegge kostnadene ved et nytt system i forkant av implementeringen og sørge for at både utgifter som kommer i forkant, løpende og skjulte kostnader blir vurdert.

Hvordan påvirker valg av system kostnadene?

HR-systemet dere velger utgjør utgangspunktet for kostnadene ved implementeringen. Vi skiller gjerne mellom server- eller skybaserte løsninger. Mer tradisjonelle, serverbaserte HR-systemer krever ofte en større forhåndsinvestering i lisenskostnader, og det kan bli nødvendig med oppgradering av servere og innkjøp av nye datamaskiner som kan håndtere programvaren. I tillegg stiller årlig vedlikehold og oppdateringer krav til intern drift og systemadministrasjon. Skybaserte modeller har derimot mer forutsigbare abonnementsløsninger som belastes virksomheten på måneds- eller årsbasis, og har den fordelen at all oppgradering og vedlikehold av systemet skjer automatisk.

Modulbaserte systemer, som lar dere opp- eller nedskalere antall funksjoner i takt med hva dere trenger, kan være en kostnadseffektiv løsning. Det tilrettelegger for en trinnvis utrulling, gjør det lettere for brukerne å omstille seg, og kan bidra til å redusere implementeringskostnadene som helhet ved å gi dere en myk start. Her kan du lese mer om hvordan du velger HR-system.

Snakker systemet med eksisterende løsninger?

Sjekk om dere trenger tilleggsprogrammer for at det nye HR-systemet skal fungere optimalt, eller om dere kan fortsette å bruke systemer dere allerede har og er fornøyde med. For å få fullt utbytte, og en virkelig effektiviseringsgevinst, er det smart å integrere HR-systemet med rekrutterings-, time- og lønnssystemet deres. Vær oppmerksom på at lønnssystemer gjerne ikke er bygget for å samordnes med andre systemer og integrasjon kan bety noe ekstra arbeid – og en ekstra kostnad inn i regnestykket.

Hvor mye tid må vi bruke på opplæring?

For å sikre at systemet faktisk tas i bruk, er det viktig å budsjettere med nok interntid for opplæring, i tillegg til eventuelle kursavgifter. Reisekostnader, både for ansatte og leverandører, er heller ikke gratis. Å starte med én modul av gangen kan gjøre implementeringen mer smidig og spre kostnadene utover. Husk også å regne med løpende fremtidige kostnader for opplæring av nyansatte.

Hvem har ansvar for driftssikkerhet og tjenestekvalitet?

Trygg databehandling er et svært aktuelt tema når vi får ny personopplysningslov med innføringen av GDPR, og manglende kontroll på personalinformasjon kan bli dyrt. Et HR-system lar dere behandle all informasjon på ett sted – med tilhørende strenge sikkerhetskrav. Velger dere et serverbasert system, må dere forsikre dere om at sikkerheten følges opp og ivaretas internt. I skybaserte systemer har leverandøren ansvar for at informasjonen lagres på en sikker måte. Pass i tillegg på at dere velger en pålitelig leverandør: Uforutsett nedetid på datasystemer kan fort bli kostbart, både i tid og ved tap av data. Og dersom noe skulle gå galt: Er support inkludert, eller blir dette nok en utgift? 

Hva legger det beslag på av interne ressurser?

Det er ingen hemmelighet at et nytt HR-system ikke implementeres over natten. Det må budsjetteres tilstrekkelig med tid til blant annet prosjektledelse og koordinering av HR- og IT-avdelinger. Dere må også ta høyde for kostnader knyttet til endringsledelse når verktøyet skal tas i bruk. For enkelte bedrifter kan det være lurt å få ekstern konsulentbistand ved valg av system, hvis kompetansen ikke finnes internt. Det trenger heller ikke være så komplisert. 

Hva har virksomheten å tjene på dette?

Forenklede prosesser og økt produktivitet vil i stor grad veie opp for kostnadene på sikt. Det blir slutt på dobbeltarbeid og manuell registrering, og automatisering av oppgaver reduserer behovet for administrativt personale. Både ledere og medarbeidere får full oversikt og kan bruke mer tid på sine faktiske oppgaver. Når alle prosesser knyttet til medarbeiderne finnes på ett sted, legger dere også til rette for bedre oppfølging av hver enkelt ansatt – enten det gjelder lønnsforhandlinger og medarbeidersamtaler eller fødselsdager. Resultatet? Mer fornøyde ansatte og mindre turnover.

Amesto Solutions har et eget fagteam innen lønn og HR som hjelper deg med å se hele kostnadsbildet for din virksomhet. Ta kontakt med våre spesialister i dag!

Lurer du på noe? #ASKMORE

Vi tar gjerne en uforpliktende prat.

Ja takk, kontakt meg