Hvordan sikre ROI ved flytting til skyen?
Å beregne avkastning ved å flytte til skyen kan være en krevende affære. Migrasjon fra kapitalutgifter til driftsutgifter kan sees på som kostnadsbesparende faktorer, men må samtidig sees opp mot implementeringskostnader, oppdateringskostnader og endret arbeidsmetodikk i virksomheten. Regnskapsbildet er komplekst, og for å sikre ROI må ta du høyde for endringer i flere områder av virksomheten.
FRA SERVER TIL SKY
Det er ingen hemmelighet at det koster å eie, leie eller drifte en egen serverpark. Høye krav til både sikkerhet og oppdateringer krever tid og ressurser. Men med en abonnementsmodell i skyen vil du i større grad oppleve forutsigbarhet gjennom lisens- og oppgraderingsløsninger, samtidig som du kan re-allokere ressurser til andre verdiskapende oppgaver i bedriften.
Noe av det beste med et skysystem er at skyleverandøren jevnlig kommer med automatiske oppdateringer, noe som sikrer at du alltid har tilgang til den nyeste versjonen og de nyeste teknologiene. Med oppdateringene kommer det nye funksjonaliteter som er oppdatert i henhold til statlige krav og reguleringer, slik at de ansatte ikke trenger å bruke tid på å sjekke om de jobber innenfor lovverket.
I skyen legges det til rette for en bedre informasjons- og arbeidsflyt, der rutinepregede arbeidsoppgaver i stedet blir erstattet med automatiserte prosesser. Rutinepregede arbeidsoppgaver som for eksempel inn- og utbetalinger, purringer, inkassovarsler og reiseregninger, frigjøres slik at de ansatte kan bruke mer tid på verdiskapende oppgaver. Det gir bedre skalerbarhet og lavere kostnader.
But time is of essence. Jo raskere du får applikasjoner og data over i skyen, jo raskere vil det generere verdier til bedriften din. Selv med bedret kostnadsstyring og en tydelig forbedret ROI, vil det være lønnsomt å opprettholde prosesser knyttet til ytelsesoptimeringen. Er målet å sikre varige kostnadsreduksjoner, må du kontinuerlig vurdere og ta stilling til arbeidsflyten. Det tar nemlig tid for å vurdere om de langsiktige kostnadene faktisk er redusert.
Amesto tilbyr en rekke skybaserte løsninger innen blant annet ERP. Les mer om hvorfor tiden er inne for å flytte ERP-systemet til skyen i dette blogginnlegget.
HVORDAN MÅLER DU ROI?
For å kunne beregne ROI, anbefaler vi at du først gjør en grundig analyse av eksisterende metodikk i bedriften. Fordrer migreringen kun en «lift-and-shift» og flytt av eksisterende arbeidsmengder, eller beregner du også en endring i operasjonell drift? Du bør analysere hvordan verktøy, systemer og infrastruktur utnyttes i dag og hvor mye tid går med til oppfølging og drift av disse, samt hva prognostiserte tids- og kostnadsestimeringer blir ved å flytte til skyen.
Ser du etter øyeblikkelige besparelser kan du ha premature forventninger. Avkastning bør vurderes først etter en gitt periode, og spesielt etter en periode med endring. At besparelser for eksempel ikke er så høye som forventet kan skyldes at beregninger ikke er gjort korrekt, eller at du har undervurdert utslagsgivende faktorer.
Ved å gå fra en kapitalutgiftsmodell til driftskostnadsmodell, vil utgiftene forflytte seg. Ikke bare i en avdeling, men på tvers av virksomheten. Da er du nødt til å gjøre vurderinger i forkant, og aktivt følge endrings- og utviklingsfasen. Gjør du dette kan det være enklere å både måle og øke ROI, ikke bare fordi du ser hva kostnadsdriverne er, men også fordi du enklere ser hvor du kan gjøre tilpasninger og spare inn.
Problemet med å måle ROI for skyen er at det er vanskelig å nøyaktig vurdere og tildele en verdi til besparelsene. Å sammenligne mot statiske kostnader som drift av server osv, vil ikke være 100% riktig, fordi transformasjonen skaper et nytt kostnadsbilde. Du må altså se på hva som nå koster penger opp mot det som frigjør kostnader.
ENDRET KOSTNADSBILDE
En viktig forskjell vil være at gamle kostnader erstattes med nye kostnader. Det du tidligere brukte på drift og vedlikehold av serverparken, har nå delvis gått over til månedlige utgifter til drift i skyen. Teoretisk sett har du altså spart inn her. Men hva med ressursene som tidligere har vedlikeholdt parken? Normalt re-allokeres de, og vil med andre ord fortsatt være en kostnad for bedriften. Det mange i praksis opplever er at de utsetter sin neste ansettelse, og det i seg selv kan riktignok bidra til økt ROI.
Et av de store problemene for å vurdere hvor økonomisk effektiv en overgang til sky er at beslutningen om å flytte til skyen ofte går hånd i hånd med andre endringer: kanskje det er en avdelingsreorganisering, kanskje det er et nytt prosjekt på gang, kanskje det er vært et skifte i arbeidstid og praksis. Spørsmålet er da å skille disse endringene fra infrastrukturomviklingen.
Det interessante er at arbeidsmengden som flyttes til skyen er avgjørende for om den skybaserte tjenesten vil gi positiv eller negativ avkastning. Flytter du kun en liten del over i skyen, vil du kanskje ikke se de store avkastningene. Men etter hvert som du øker arbeidsmengden i skyen, vil du se økte kostnadsbesparelser og økt avkastning, men bare se en liten økning i cloudops-kostnader. Normalt anslår vi at du bør flytte 20-40% av arbeidsmengden din for å kapitalisere på å flytte til skyen.
IKKE VELG EN LEVERANDØR
Velg en sparringspartner! Skal du nå dine målsatte ROIer er det viktig at du finner en samarbeidspartner som kan bistå deg med å ta de rette valgene, og guide deg gjennom jungelen av tilbydere. Ser du bare på det nye, uten å ta høyde for eksisterende drift, risikerer du å oppnå feil avkastning.
Generelt ser vi en tydelig trend i investeringer i skyteknologi, og en tendens til vridning fra enkeltbaserte skysystemer til multiskystrategi. Det er noe du bør vurdere når du skal velge tjenesteleverandør. Velger du feil kan du risikere å låse deg til et verktøy som ikke gir deg de riktige forutsetningene for å vokse. Det er derfor viktig å gjøre grundige undersøkelser, slik at du finner et system som kan vokse med deg.
I Amesto bistår vi våre kunder med å optimalisere skytjenester slik at du kan få redusert dine kostnader og økt ytelsen. Vi utfordrer våre partnere til å tenke nytt, og diskuterer de beste løsningene for deg.
Vurderer du å bytte ERP-system, da vil jeg anbefale deg å lese mer om bytte av ERP-system her, eller ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om å starte reisen til skyen.
