Legg til rette for utvikling og reduser sykefraværet med HR-systemene Sympa og Evolution

22
aug

Legg til rette for utvikling og reduser sykefraværet med HR-systemene Sympa og Evolution

Stadig flere selskaper ser verdien av en tettere oppfølging av de ansatte, blant annet med hensyn til medarbeiderutvikling og forebygging av sykefravær. Systemer som Sympa og Evolution er effektive HR-løsninger som kan effektivisere hverdagen for både små og store virksomheter. Men hvilket HR-system passer best for akkurat dere?

Utviklet i tråd med virksomheters behov

HR-systemene Sympa og Evolution er fokusert på de reelle utfordringene virksomheter møter i det daglige. Idéen bak Sympa er at virksomheter vil tjene på å ha bedre oversikt over de ansattes kvalifikasjoner og talenter, og de har bygget en løsning som kan støtte arbeidsgivere og ansatte gjennom hele karrieren. Norskutviklede Evolution ble i første omgang utviklet for en kunde som trengte et eget system for oppfølging av sykefravær, og har siden vokst til å bli et fullskala HR-system som følger de ansatte fra start til slutt.

«Et tett samarbeid med kundene har vært viktig fra første dag, og systemet er bygget videre i takt med kundenes innspill. Enten det er butikken på hjørnet, fiskeindustrien eller et advokatkontor, ser vi at utfordringene i stor grad er de samme», sier Pål Kristian Eggen, Strategic Business Manager i 4Human HRM, som står bak HR-systemet Evolution.

Både Evolution og Sympa er enkle i bruk, og intuitive brukergrensesnitt reduserer behovet for opplæring til et minimum. For at implementeringen skal gå raskt og smertefritt, kartlegges den enkelte kundes behov nøye før selve implementeringen starter.

 

Følger de ansatte hele veien

Evolution og Sympa er begge komplette HR-systemer med funksjonalitet for alle deler av arbeidsforholdet: Fra utarbeiding av arbeidskontrakter og onboardingprosesser, via kompetanseutvikling og medarbeidersamtaler, til avslutning av arbeidsforhold med sluttintervju og innlevering av PC. Begge systemene tilrettelegger også for lagring av blant annet kurs- og kompetansebevis i systemet, slik at det blir lett å holde oversikt over kompetansen i virksomheten og planlegge rekruttering. Sympa har i tillegg en egen rekrutteringsmodul.

 

Lettere å overholde personvernlovgivningen

Med innføringen av GDPR har behovet for å ha kontroll på personopplysninger blitt aktualisert og noe alle virksomheter må sørge for. Det er viktig å ha god oversikt over hvilke data som er lagret og ikke minst hvor disse er lagret. En trend er at flere virksomheter velger å bruke HR-systemene som mastersystem for persondata. Dette kan man også gjøre om man allerede har eksisterende lønns- og timesystemer – disse kan nemlig enkelt integreres inn i både Sympa og Evolution. Da slipper du dobbeltarbeid og reduserer risikoen for feil. Informasjonssikkerheten i HR-systemene er selvfølgelig fullstendig ivaretatt i samsvar med GDPR-kravene, og man kan enkelt endre hvem som skal ha tilgang til hvilke data.

 

Et verktøy for både ledere og ansatte

Både Sympa og Evolution deler grunntanken om at de ansatte er den viktigste ressursen til en hvilken som helst bedrift, og at det nettopp derfor er viktig med et godt HR-system som legger til rette for toveiskommunikasjon gjennom hele arbeidsforholdet. Både ledere og ansatte har tilgang til opplysninger i sanntid, og de ansatte gis mer kontroll over hva arbeidsgiver har lagret om dem ved at de kan gå inn i systemet endre opplysninger om seg selv. Det blir enkelt å søke om ferie og holde oversikt, både for de ansatte og for virksomheten. Og ettersom historiske data lagres, kan ledere med et tastetrykk hente ut rapporter som gir oversikt over trender i virksomheten, enten det gjelder lønnsutvikling eller sykefravær.

Systemene sender ut varsler til ledelsen når det er tid for medarbeider- og utviklingssamtaler, noe som frigjør tid og effektiviserer prosesser. «De ansatte blir både sett og hørt, og vi kan nesten garantere en reduksjon i sykefravær hos bedrifter som tar i bruk Evolution», sier Eggen. Sympa har også en egen app for medarbeiderundersøkelser, forteller Petri Lankinen, Sales and Marketing Director i Sympa. «Appen Pulse er inkludert i løsningen vår. I stedet for årlige medarbeiderundersøkelser, kan lederne bruke appen til å ta tempen løpende gjennom året, med rask feedback fra de ansatte», sier Lankinen.

 

Tilpasses det dere trenger

Enten dere velger Sympa eller Evolution, kan begge systemene tilpasses den enkelte virksomhets størrelse og behov. «Vi leverer Evolution Standard som er rettet mot små- og mellomstore bedrifter, og Evolution Enterprise for større selskaper. Men det er ikke noe i veien for at et større selskap kan bruke Standard. Og vil et selskap kun ha en modul for medarbeidersamtaler, kan de få det. Vi ser ofte at bedrifter starter i det små for å bli vant til systemet, før de utvider etter behov. Det er lettere å ta i bruk ny funksjonalitet når de har blitt kjent med systemet. Prisen justeres enkelt etter behov og antall ansatte», sier Eggen.

Både utviklingen av Sympa og Evolution skjer i stor grad i nært samarbeid med kundene. «Prosesser, virksomheter og markedet er i stadig endring, og det må vi kunne svare på med nye muligheter i systemet», sier Lankinen. «Med Sympa betaler kundene én pris og kan skalere systemet opp og ned som de ønsker. Og vi kan også gi kundene våre administratorrettigheter, slik at de selv kan slå av eller på de modulene de trenger.»

 

Utviklet for både lokale og globale behov

Flere bedrifter har virksomhet utenfor Norge og ønsker et system som fungerer på tvers av landegrensene. Sympa brukes allerede i over 50 land og er tilgjengelig på 16 ulike språk. Lankinen forteller at en av de største fordelene med Sympa er høy grad av fleksibilitet, og dermed også stor frihet for brukerne. Også Evolution merker at flere selskaper ønsker løsninger de kan bruke i flere land. «Systemet vårt har direkteintegrasjon mot NAV og Altinn. Nå ser vi at kundene våre i utlandet ønsker samme løsning for tilsvarende tjenester i de øvrige nordiske landene, og en utvidelse for dette er på trappene», sier Eggen.

 

Sikkert i skyen

Tiden der viktige opplysninger oppbevares i ringpermer er forbi. Både Sympa og Evolution leveres utelukkende som skybaserte løsninger og har vært utviklet på denne måten fra starten. Det betyr at alt av oppdateringer og sikkerhet ivaretas av dem som leverandører. «HR-avdelingen er eier av systemet, og IT trenger ikke å involveres i det hele tatt», sier Lankinen. Begge de to HR-systemene tilbyr lokal support som raskt kan besvare spørsmål og rette eventuelle feil.

 

En enklere hverdag

Både Lankinen og Eggen forteller at kundene deres både frigjør tid og sparer penger etter at de tar i bruk HR-systemene. Som leverandører lar de seg inspirere av kundenes gode resultater, og utvikler stadig ny funksjonalitet for å dekke flere behov. Det er altså liten tvil om at det kan lønne seg å følge opp menneskene i virksomheten gjennom et HR-system. Likevel viser en analyse av HR-systemer utført av konsulentselskapet HerbertNathan i 2017 at kun 15–20 % av virksomheter i Skandinavia har et slikt system på plass. Er det på tide for din virksomhet å ta steget og effektivisere HR-prosessene?

Ta kontakt med oss for mer informasjon, og finn ut hvilket system som er det rette for dere!