Hvordan ivaretar du GDPR i Visma Business.

Ny funksjonalitet

Hvordan ivaretar du GDPR i Visma Business.

I disse dager når en del av oss jobber hjemmefra får jeg en kaffe som er bedre enn på kontoret, jeg slipper reisetid og får dermed også mer tid med guttungen på 15 måneder. Dette gir også en ypperlig anledning til å skrive litt om nye funksjoner i Visma Business!

Ny funksjonalitet

Hvordan ivaretar du GDPR i Visma Business.

I disse dager når en del av oss jobber hjemmefra får jeg en kaffe som er bedre enn på kontoret, jeg slipper reisetid og får dermed også mer tid med guttungen på 15 måneder. Dette gir også en ypperlig anledning til å skrive litt om nye funksjoner i Visma Business!

29
apr

av Thomas Rene Storsletten , 29. april 2020

GDPR & Personvern

Ny funksjonalitet som ivaretar personvern i Visma Business.

Flertallet har helt sikkert hørt om GDPR (General Data Protection Regulation), og noen har helt sikkert også bedt om å få slettet informasjon om seg selv som privatperson hos forskjellige firma.

I siste versjon av Visma Business er personvern ivaretatt i vesentlig større grad enn det som har vært mulig tidligere. Nå finnes det:

  • Funksjonalitet som støtter anonymisering av kunde- og leverandørdata. 
  • Nye skjermbilder for å få skrevet ut informasjon om leverandører, kunder og deres kontaktpersoner.
  • Skjermbilder for å få skrevet ut informasjon om brukere og ansatte. 
    GDPR

Det er videre kommet funksjonalitet for å få anonymisert kunde- og leverandørdata som er eldre enn 5 år. Dette er minstekravet som er satt for dataoppbevaring i Visma Business. Dokumenter og aktiviteter som er knyttet til en kunde eller leverandør vil med den nye funksjonen bli slettet.

Hvilke kriterier gjelder ved anomymisering/sletting

For at noe skal kunne anonymiseres eller slettes må følgende være i orden for å få lov til å gjøre behandlingsvalget: 

  • Det kan ikke være transaksjoner som er nyere enn perioden som blir satt.
  • Kunde- og leverandørsaldo må være i null.
  • Det kan ikke være fremtidige transaksjoner for kunden eller leverandøren.
  • Regnskapsåret må være avsluttet om det ligger innenfor tiden for dataoppbevaring. (Grensen er på minimum 5 års dataoppbevaring).  

Hva skal til for å personvernstilpasse din Visma Business?

  • Hvis du ikke allerede har nyeste versjon av Visma Business 14.01, 14.10 eller 14.10.1 må du oppgradere til ny versjon. (Da vil dere samtidig få annen nyttig funksjonalitet som forenkler f.eks oppsett rundt SAF-T).
  • Det må legges inn skjermbilder for GDPR (Følger normalt med i oppgraderingen)
  • Det må defineres et nytt kundenummer og et nytt leverandørnummer

Ønsker du hjelp til å få GDPR og personverntilpassing på plass i din Visma Business-løsning kan din Visma-konsulent hjelpe deg med import av skjermbilder og oppsett rundt dette, samt gi opplæring i hvordan det brukes. 

Hjelp kan du enkelt bestille i Kundeportalen eller ved å sende en mail til oppdrag@amesto.no.

 

Forfatter: Thomas Rene Storsletten, ERP Logistikk konsulent, Amesto Solutions AS

Thomas Rene Storsletten

Thomas Rene Storsletten

ERP Logistikk konsulent
Amesto Solutions