Problemer og utfordringer ved gjennomføringen av ERP
Som en del av den omfattende digitaliseringen av samfunnet, investerer stadig flere virksomheter i nye ERP-systemer. Men store systemendringer er kompliserte og krever stor innsats – og mange ERP-prosjekter mislykkes. I de fleste tilfeller er det ikke systemet i seg selv som er årsaken til problemer ved implementeringen, men utilstrekkelig forberedelse og manglende ressurser. Her gir vi deg noen tips til hva du bør tenke på for å håndtere utfordringene implementeringsprosessen ofte byr på.
PROSJEKTET ER IKKE GODT NOK PLANLAGT
God prosjektstyring er avgjørende for en vellykket implementering av et ERP-system, og prosjektlederen må ha tilstrekkelig kunnskap og beslutningsmandat til å lede virksomheten gjennom hele implementeringsprosessen. En av de viktigste oppgavene før dere setter i gang er å finne ut hva dere ønsker å løse med et ERP-system. Dette innebærer en grundig gjennomgang av virksomhetens eksisterende prosesser. Mange mislykkes ved at de helt enkelt overfører utdaterte og ineffektive prosesser til det nye systemet. Bruk muligheten til å se på egen virksomhet med et kritisk blikk: Er det ERP-systemet som bør tilpasses dere, eller er det dere som bør tilpasse dere systemet?
Vurder også om det er viktig for dere at eksisterende systemer integreres inn i ERP, eller om det bare er praktisk at for eksempel CRM-systemet snakker med ERP. Gi dere selv god tid og lag en tydelig prosjektplan med klare milepæler. Husk at implementeringen ikke skjer over natta, og legg gjerne inn en buffer på toppen av den tiden leverandøren anbefaler når dere setter dato for å «gå live».
DET ER IKKE GJORT GOD NOK RESEARCH FØR VALG AV SYSTEM
Det finnes mange løsninger på markedet, og det er viktig at dere lander på en som faktisk matcher virksomheten deres. Det er lett å glemme bransjespesifikke behov – sjekk gjerne hvilket ERP-system andre virksomheter i bransjen deres har valgt, og bli kjent med de ulike systemenes styrker og svakheter. Pass på at dere ikke blir blendet av de mange funksjonene som finnes, og legg heller vekt på hva dere trenger. Når dere velger leverandør, er det viktig å finne en tilbyder med god prosess- og produktkunnskap, slik at dere unngår overflødige og dyre løsninger på grunn av noen som kun er opptatt av mersalg.
Usikker på hva andre innen din bransje har valgt? Les mer om bransjespesifikke ERP-løsninger her eller sjekk ut våre kundehistorier for å få inspirasjon.
BUDSJETTET ER FOR LAVT
Implementeringen av ERP-system har flere kostnadselementer. I tillegg til selve systemkostnaden vil det kreve flere prosjektressurser. Kanskje kan det tenkes at andre prosesser må utsettes eller at vikarer må settes inn for å bistå med implementeringen. Og dersom dere ikke har nødvendig kunnskap på plass i bedriften, kan ekstern konsulenthjelp fort bli dyrt.
Som nevnt er en implementering en investering. Vi har skrevet et blogginnlegg som forklarer hvor mye en implementering av et skybasert ERP-system faktisk koster. Les hele blogginnlegget her.
FEIL DATA I SYSTEMET
Uansett hvilket ERP-system dere bestemmer dere for, vil det ikke være bedre enn det svakeste ledd. Det er virksomhetens data som skal legges inn i systemet, og det er helt nødvendig at all informasjon som legges inn, er korrekt. Dette er et særlig problem for virksomheter som skal implementere ERP for første gang. Data hentes gjerne inn fra papirarkiv, gamle Excel-ark og annen programvare. En grundig kvalitetssikring av data er viktig, slik at ikke gammel, unøyaktig informasjon følger med på lasset. Dette koster både penger og ressurser, og er viktig å ta hensyn til i planleggingen.
DE ANSATTE ER IKKE FORBEREDT PÅ ENDRING
Endringsledelse er viktig. Dette innebærer tydelig kommunikasjon og passende opplæringstiltak. De som sitter på toppen, må drive endringen og være positive til systemet. Sett sammen en prosjektgruppe som kommuniserer godt og som representerer alle deler av virksomheten. Slik blir de ulike avdelingene holdt oppdatert på fremgangen i prosjektet, og prosjektgruppen vil sørge for at sine respektive avdelinger holdes orientert nedover i organisasjonen. Bruk tid på omstillingen og la de ansatte forstå hvorfor de vil ha nytte av systemet, slik at det faktisk tas i bruk. Dette kan innebære å informere om nyheter og milepæler som nås underveis i prosessen, gi de ansatte mulighet til å komme med tilbakemeldinger og innspill, skape opplæringsarenaer som er knyttet til virksomhetens art – og kanskje til og med belønne god innsats. Nye systemer kan også virke inn på kommunikasjonen de ansatte imellom i hverdagen. Pass på at opplæringen også tar høyde for prosess, ikke kun teknologi.
SYSTEMET HAR IKKE BLITT TESTET GODT NOK
Når dere skal «gå live» med løsningen, skal alt sitte. Manglende funksjonalitet vil skape frustrasjon hos de som skal ta i bruk systemet, og gjøre det vanskeligere å få aksept for det nye systemet i resten av virksomheten. Det betyr ikke bare at programvaren skal fungere teknisk, men at det faktisk løser de utfordringene dere ønsker – og gir de resultatene dere er ute etter. Det er viktig å oppdage og utbedre mangler i god tid før lansering, og grundig testing underveis i prosessen lar dere avdekke eventuelle feil. I tillegg vil dette gi prosjektgruppen inngående kjennskap til systemet.
INGEN PLAN FOR FREMTIDEN
Det er viktig å ha en oppfølgingsstrategi etter implementering, slik at de ansatte vet hva som er nødvendig for å vedlikeholde systemet og for å forhindre at det blir overflødig eller utdatert. Det bør til enhver tid være en ressurs som er ansvarlig for å følge med på utviklingen i tilleggsprogram og nye funksjoner, og for at oppdateringer gjøres og eventuelle sikkerhetshull tettes. Slik vil dere få et system som kjører feilfritt, hele tiden, og en mer effektiv arbeidshverdag.
Som med alle omfattende prosesser krever implementering av ERP-system mye planlegging, ressurser og innsats. Vi hjelper deg gjerne på veien. Ta kontakt med oss eller book en personlig demo i dag!
