Så mye sparer virksomheten din på å implementere et HR-system

14
okt

14. oktober 2019

Så mye sparer virksomheten din på å implementere et HR-system

Et HR-system lar deg håndtere persondata, lønn, sykefravær, rekruttering og personalinformasjon på en effektiv måte, slik at du slipper dobbeltarbeid og manuelle registreringer. Her viser vi deg noen konkrete besparelser virksomheten din oppnår med et personalsystem.

Et HR-system er et uvurderlig verktøy som gir bedre oversikt over og tettere oppfølging av ansatte, fra ansettelse til arbeidsforholdet opphører. Dette kan bety store besparelser for virksomheter som for eksempel har problemer med mye sykefravær, høyt gjennomtrekk av ansatte eller tungvinte manuelle arbeidsprosesser.

Redusert sykefravær

God og profesjonell oppfølging av de ansatte gjør det enklere å holde oversikt over sykefraværet i virksomheten. Mange HR-systemer tilbyr nå integrasjon med NAV, med ulike funksjoner som enkelt lar deg følge opp ansatte som er langtidssykemeldte. Her kan ansatte registrere sykefravær fra mobiltelefonen sin, mens du som leder blir varslet og kan godkjenne fraværet og planlegge oppfølgingssamtaler med ett enkelt trykk via en app. Dette sparer deg for mye tid – og ikke minst penger.

– Sykefravær i det private og det offentlig utgjør en vesentlig utgiftspost. Flere virksomheter har sykefravær på over 10 prosent og vil kunne redusere kostnadene vesentlig ved å fokusere mer på dette området, sier Astrid Kindem, HR-konsulent i Amesto.

– Et sykefravær koster arbeidsgiveren i snitt 2600 kroner per dag. Hvis virksomheten din for eksempel har 100 ansatte og dere reduserer sykefraværet med 0,5 prosent, vil det føre til en direkte besparelse på 312 000 kroner. Øker du dette tallet til 5 prosent, er det mulig å spare over 1,8 millioner kroner, legger hun til.

Ryddigere prosess fra ansettelse til fratredelse

I tillegg til å redusere sykefraværet kan et personalsystem også være med på å redusere gjennomtrekket av ansatte i virksomheten, noe som skaper store besparelser ved at du slipper å ansette nye mennesker og lære opp disse. Tettere oppfølging gir de ansatte gode muligheter til å vokse og utvikle seg i jobben, og i onboardingprosesser er dette avgjørende for å beholde nyansatte og redusere turnover.

– Mange HR-systemer har en egen rekrutteringsmodul integrert, noe som gjør det mulig å rekruttere direkte fra HR-systemet. Dette gjør det enklere å tiltrekke seg og ansette de rette menneskene, med kompetansen og holdningene virksomheten din ser etter. Dette gir naturligvis store besparelser, i form av både tid og penger, sier Kindem.
HR-systemet er også et praktisk verktøy når en ansatt slutter i jobben. For å unngå en trøblete avslutning på et arbeidsforhold er det viktig å ha en ryddig og forutsigbar prosess, slik at den ansatte som slutter, blir en god talsperson for virksomheten din. I tillegg vil personalsystemet hjelpe deg med å slette persondata i samsvar med GDPR, og inndra tilganger den ansatte har hatt i tiden hos dere.

– Hvis en ansatt har hatt tilgang til fem ulike IT-systemer, kan man sette en sluttdato der disse tilgangene automatisk trekkes tilbake etter at den ansatte har sluttet. Dermed slipper du å sende e-post til IT-avdelingen og personalavdelingen for å be om å få gjort dette.

Mer fleksibelt i skyen

Et HR-system i skyen forenkler hverdagen for alle i virksomheten, samtidig som det gir et forutsigbart kostnadsbilde med en månedskostnad som beregnes ut fra antall brukere – uten behov for dyr IT-infrastruktur. Disse HR-systemene er også svært brukervennlige, slik at dere slipper å bruke store ressurser på opplæring.

– Med et skybasert personalsystem får alle ansatte tilgang via sin egen brukerprofil. Her kan de oppdatere personopplysningene sine, komme med ferieønsker og registrere sykefraværet sitt, og så er det bare for lederen å godkjenne. I tillegg er det enkelt å kartlegge de ansattes utdannelse, kurserfaring, sertifikater og annen relevant kompetanse. Dette reduserer mye manuelt arbeid og frigjør tid, sier Kindem.


HR-systemet gjør det også mulig å lagre all ansattinformasjon på ett sted, og med gode integrasjonsmuligheter mot time- og lønnssystemer unngår du i tillegg dobbeltarbeid, samtidig som du sikrer at alle får tilgang til korrekt og oppdatert informasjon i sanntid.

– Før jeg begynte å jobbe som HR-konsulent, var jeg leder for en virksomhet med over 100 ansatte. Jeg skulle ønske at jeg den gangen hadde hatt tilgang til et HR-system. Det ville ha frigjort mye tid for meg som leder, skapt store besparelser for virksomheten og ikke minst forenklet hverdagen for de ansatte, avslutter Kindem.

Et HR-system skaper et bedre arbeidsmiljø, øker lojaliteten blant de ansatte, reduserer turnover og gjør det enklere for deg å følge opp de ansatte. Kontakt oss i dag hvis du vil vite mer om hvordan et personalsystem kan redusere utgiftene og effektivisere den daglige driften i virksomheten din.

GRATIS GUIDE: Hvordan velge nytt HR-system