Så mye taper bedriften på å ha et utdatert HR-system

31
jan

Så mye taper bedriften på å ha et utdatert HR-system

Selv om et nytt HR-system er en stor investering, kan et utdatert HR-system koste bedriften langt mer. Her forteller vi deg hvorfor.

1) Flere lisenser

Gamle HR-systemer håndterer ofte bare noen få av kjerneoppgavene til HR, og bedriften må derfor ha flere ulike systemer for forskjellige funksjoner. Med det kommer gjerne også flere lisenser og kanskje flere leverandører å forholde seg til.

2) Svak kompatibilitet

Et vanlig problem for bedrifter som ikke har oppdatert HR-systemet, er at de ulike programmene ikke er kompatible med hverandre. Dette fører til dyrt merarbeid, både i det daglige HR-arbeidet og ved opplæring av nye medarbeidere.

3) Tidkrevende feedback

Undersøkelser viser at manglende feedback er en av de største grunnene til kritikk av ledere. Nye HR-systemer kommer med funksjoner som 360 feedback, noe som gjør det mindre ressurskrevende å holde en åpen dialog med de ansatte. 

4) Ineffektive medarbeiderundersøkelser

Høy turnover av ansatte er svært kostbart. Medarbeiderundersøkelser kan være en effektiv måte å oppdage ulike grunner til misnøye på – så fremt bedriften har effektive metoder å gjennomføre dem på. Med integrerte løsninger kreves det færre arbeidstimer for å sette i gang, analysere og se resultatene av medarbeiderundersøkelsen i sammenheng med andre forhold i bedriften.

5) Uutnyttet kompetanse

Detaljert og lett tilgjengelig oversikt over kompetanse er spesielt kritisk i anbudssituasjoner for å unngå tidkrevende merarbeid eller mangelfull dokumentasjon. Samtidig har undersøkelser vist at så mange som 250 000 norske arbeidstakere føler at de ikke får brukt kompetansen sin, og at jobbinnhold og lønn er de viktigste årsakene til at ansatte forlater arbeidsplassen. Med et system hvor data om kompetanse og prestasjoner snakker sammen med CV-baser og lønnsstruktur, kan dere enklere følge opp at ansatte får lønnen de fortjener og arbeidsoppgavene de trenger.

6) Tidkrevende rekruttering

Med nye HR-systemer kan store deler av rekrutteringsprosessen automatiseres – som for eksempel å eliminere søkere som ikke oppfyller definerte krav til stillingen.

7) Mangelfull innsikt

Nye HR-systemer gjør det enkelt å hente ut og behandle data både på detaljnivå og for bedriften som helhet. Uten denne intelligensen må bedriften bruke mer ressurser på å få den samme innsikten, eller alternativt gå glipp av den.

8) Dobbeltarbeid

Inkompatible programmer og manuell overføring av informasjon mellom disse er en av hovedgrunnene til at utdaterte HR-systemer fører til betydelig dobbeltarbeid.

9) Unødvendige oppdateringer

Med et HR-system der den ansatte selv er ansvarlig for å oppdatere persondata, sparer bedriften mye tid og penger. Dette er en funksjon mange gamle systemer mangler.

10) Ulovlig overføring av persondata

De nye reglene for datasikkerhet setter større krav til overføring av personalopplysninger.  Dette krever igjen nye løsninger, noe som kan integreres i moderne HR-systemer.

11)  Konfidensiell informasjon på avveie

God samarbeidsteknologi er høyt prioritert i nye HR-systemer. Uten slik teknologi risikerer man at ansatte tyr til offentlige verktøy som Facebook, og at konfidensiell informasjon i verste fall kan komme på avveie.

12)  Betydelige bøter

Straffen for ikke å overholde de nye kravene til datasikkerhet (GDPR), er bøter på 20 mill. euro eller fire prosent av bedriftens globale omsetning. Gamle HR-systemer mangler kritiske hjelpemidler i jobben med å overholde flere av disse reglene, for eksempel den ansattes rett til innsyn og rett til å bli glemt.

13)  Utdatert teknologi

Nye HR-systemer kan oppdateres løpende med ny teknologi og bygges ut med nye funksjoner når det oppstår nye behov. Slik slipper dere å bruke penger på løsninger dere ikke trenger per i dag, eller risikere å stå uten vitale funksjoner for neste års HR-arbeid.

14)  Ustrukturert onboarding

Dårlig opplæring eller «onboarding» av nye ansatte koster norske virksomheter millioner av kroner hvert år. Med et utdatert system går bedriften glipp av ressurser som integrerte læringsbaser og e-læringskurs, som er med på å kvalitetssikre opplæringen.

15)  Tapte sykepenger

Lagrer man fraværsdata i flere ulike systemer, noe som har vært vanlig i gamle systemer, kan kvaliteten på dataen som hentes ut i verste fall bli for dårlig til at NAV kan betale ut sykepengene.

Ta kontakt hvis du vil vite mer om hvordan et nytt og skreddersydd HR-system kan gjøre bedriften din mer lønnsom.