Skjulte kostnader ved implementering av nytt ERP-system
Et ERP-system er et effektivt verktøy som integrerer intern og ekstern ledelsesinformasjon på tvers av hele bedriften og håndterer de fleste av bedriftens funksjonelle områder. Implementering av et nytt ERP-system fører imidlertid ofte med seg store kostnadsoverskridelser. Uforutsette utgifter og langdryge forsinkelser er nesten ikke til å unngå, så lenge prosjektet ikke planlegges og underlegges streng prosjektstyring og metodikk. Her viser vi deg noen av fallgruvene du må være oppmerksom på – og hvordan du unngår dem.
TID
Mange bedrifter undervurderer hvor lang tid det tar å utarbeide rutiner og strukturerte prosesser i forbindelse med implementering av nytt ERP-system. For å unngå tidspress er det derfor helt nødvendig med god planlegging før man setter i gang med omfattende ERP-prosjekter. Dessuten er det viktig å ha realistiske forventninger og milepæler underveis i prosjektet, for å sikre kontinuerlig fremgang og måloppnåelse.
OPPGRADERINGER
I takt med at virksomheten vokser, kan det være behov for oppgraderinger eller endringer av ERP-systemet. Dette kan føre til betydelige kostnader man ikke hadde regnet med i utgangspunktet. Her kan scenarioplanlegging, i form av hvordan bedriften og ERP-systemet vil utvikle seg de neste årene, være et viktig tiltak for å kartlegge potensielle merkostnader. Ved å velge en skybasert ERP-løsning vil denne kostnaden frafalle helt. ERP i skyen oppdateres nemlig jevnlig på månedlig basis, og tilpassinger og integrasjoner vil ikke være påvirket av dette.
Omstilling for de ansatte. På arbeidsplasser over hele landet finnes det ansatte som vegrer seg for å ta i bruk nye systemer, noe som kan føre til at implementeringen tar lengre tid. Frykt for å ta i bruk nye systemer kan dessuten føre til utsettelser og andre forhold som kan være med på å dra opp totalkostnaden. Det er derfor viktig at de ansatte og brukerne selv forstår fordelene av et ERP-system og samtidig føler et eierskap til systemet. For å sikre eierskap til et nytt system blant de ansatte, er det viktig med tydelig kommunikasjon og involvering, slik at man får en omforent forståelse av at dette skaper en bedre hverdag for de ansatte og for selskapet som helhet.
OPPLÆRING
For å holde kostnadene nede og oppnå en vellykket implementering av ERP-systemet, er det viktig at vedkommende som faktisk skal være ansvarlig for ERP-systemet, har den riktige kompetansen. Opplæring og kompetanseheving blant brukerne av ERP-systemet er essensielt for å holde kostnadene nede. Et godt tips er å utnevne en «knowledge champion», eller en kunnskapsressurs, som trår til der det er behov for det, og som sørger for at viktig informasjon blir distribuert ved behov.
SUPPORT
Hvis det oppstår problemer rundt ERP-systemet, er det avgjørende å ha et velfungerende supportteam som kan bistå ved behov. Et kompetansesenter som kan bistå bedriften med teknisk assistanse på en rask og metodisk måte, vil for mange bedrifter være nøkkelen til å lykkes med ERP-systemet. Med et skybasert ERP-system er supportkostnader inkludert i den faste månedsprisen.
Ønsker du mer informasjon? Kontakt oss for en uforpliktende prat.
