Tre måter å spare penger ved hjelp av bedre bemanningsplanlegging

10
jan

Tre måter å spare penger ved hjelp av bedre bemanningsplanlegging.

Programvare for bemanningsplanlegging gir fordeler for alle bedrifter. Alle bedrifter er forskjellige, og derfor løser også programvare for bemanningsplanlegging forskjellige utfordringer.
 

Programvaren kan gi økt effektivitet og produktivitet, bedre etterlevelse, mindre fravær og også høyere engasjement og bedre moral. Den kan også gi verdifull innsikt og analyser av virksomheten. Slike fordeler må ikke undervurderes, men det første spørsmålet de fleste bedriftene stiller, er likevel:

«Hvordan kan vi spare penger ved å bruke slik programvare?»

Svaret er aldri enkelt. Som vi har nevnt, er hver bedrift unik. Programvaren vil derfor redusere kostnader på ulike måter for hver enkelt bedrift. Det vi ser at mange bedrifter har til felles, er at lønnsutgiftene utgjør en stor andel av totalkostnadene. Derfor er det alltid lurt å begynne med dem når man skal finne måter å spare penger på.

Når marginene er små, vil uforutsette økninger i lønnskostnadene kunne få store konsekvenser for virksomheten. Innen helsesektoren er faktisk manglende kontroll over lønnskostnadene hovedårsaken til at sykehjem ikke klarer seg.

Hovedårsakene til uforutsett økning i lønnskostnadene inkluderer manglende evne til å justere bemanningen, at man bruker for mye tid til administrasjon og at man derfor får en lite effektiv virksomhet med lav produktivitet.

Det er her et godt verktøy for bemanningsplanlegging kommer inn i bildet. Ved hjelp av systemer som Quinyx kan bedriftene administrere staben på en mye mer effektiv måte og kontrollere lønnskostnadene i sanntid. 

Slik fungerer det. 

1. Planlegg på en smartere måte

La oss si at bedriften din har 100 ansatte med en gjennomsnittslønn på 200 kr per time, og at hver ansatt arbeider 37,5 timer i uken. Disse 3750 timene per uke koster deg 750 000 kroner. Still deg selv følgende spørsmål: Må hver ansatt arbeide 37,5 timer? Hva vil skje hvis halvparten av de ansatte arbeider to timer mindre per uke? Da ville du spart 1 040 000 kroner i året. Ved hjelp av smartere planlegging, og ved å tilby de ansatte ulike skiftordninger, kan du raskt spare penger. Ved hjelp av bedre informasjon om virksomheten, kan du også enkelt finne ut hvor bemanningen kan reduseres. 

Fakta: Bedrifter som bruker en løsning for bemanningsplanlegging, får 6 % færre feil i lønnskjøringen. (Kilde: Aberdeen Group)

2. Finn de optimale bemanningsnivåene

Både for lav og for høy bemanning kan føre til unødvendige kostnader. I bedrifter som er underbemannet, vil de ansatte jobbe lenger og ha rett til mer overtidsbetaling, noe som ofte blir mer kostbart enn vanlige lønninger. Dette påvirker bunnlinjen, og hvis de ansatte blir overarbeidet, vil også produktiviteten synke, noe som igjen vil påvirke virksomheten. Overtid er den raskeste måten å overskride lønnsbudsjettet på.

Overbemanning kan være like skadelig. Hvis det er flere ansatte enn det er behov for på jobb, kaster du bort penger på lønninger. Det er her du trenger bedre informasjon om virksomheten for å kunne finne ut hvem som må være på jobb, og når de skal være det. 

Fakta: Bedrifter som bruker en løsning for bemanningsplanlegging, får 5 % lavere lønnskostnader. (Kilde: TechNavio Global Research) 

3. Unngå unødvendig administrasjon.

Bedrifter bruker mye tid på å lage komplekse bemanningsplaner manuelt, og ofte må planene endres når de ansatte har sett dem. Det er ikke bare planleggingen som tar tid. Administrasjon av tid og fravær er to HR-funksjoner som kan automatiseres og kobles direkte til lønnskjøringen ved hjelp av programvare for bemanningsplanlegging. 

En veldedig organisasjon i Storbritannia som bruker Quinyx, måtte tidligere bruke to dager per uke på å planlegge bemanningen, og minst en dag i måneden på administrasjon. Nå bruker de 30 minutter på å planlegge bemanningen, og i tillegg bruker de minimal tid på administrasjon. 

Fakta: Bedrifter som bruker en løsning for bemanningsplanlegging, får 20 % mer tid til kundene sine. (Kilde: Aberdeen Group) 

På grunn av bedre informasjon om virksomheten kan lederne også ta bedre og mer velinformerte avgjørelser. Alt dette fører til bedre drift og mer fornøyde ansatte, som igjen fører til bedre resultater både økonomisk, kommersielt og driftsmessig. Derfor er bedre administrasjon av bemanningsplanleggingen helt avgjørende for små bedrifter, store organisasjoner og alle andre. Virksomheten vil transformeres, og du skaper grunnlag for vekst, suksess og optimale resultater.

Book en gratis demo av Quinyx eller spør våre spesialister om mer informasjon.