Vanskelig å administrere lønnstillegg?

Ikke bekymre deg – det er hjelp å hente!

Vanskelig å administrere lønnstillegg?

Sliter du også med å administrere lønnstillegg? Har du betalt for mye penger til en medarbeider? Eller for lite?

 

Ikke bekymre deg – det er hjelp å hente!

Vanskelig å administrere lønnstillegg?

Sliter du også med å administrere lønnstillegg? Har du betalt for mye penger til en medarbeider? Eller for lite?

 

19
mar

19. mars 2019

 Ikke bekymre deg – det er hjelp å hente!

Vanskelig å administrere lønnstillegg?

Sliter du også med å administrere lønnstillegg? Har du betalt for mye penger til en medarbeider? Eller for lite?

Hvis du kan svare ’ja’ på disse spørsmålene, er du ikke alene. Det er et problem som mange bedrifter kan gjenkjenne. Feil i lønnsberegningen – og spesielt variable tillegg – er mer vanlig enn det burde være. 

Feilene skyldes ofte følgefeil fra tidligere registreringer, at ansatte som er fritatt fra overtidsgodtgjørelse allikevel har fått beregnet overtidstimer, eller at ansatte har fått feil tillegg da bedriftens systemer ikke håndterer flere ulike tariffavtaler.

Uansett årsak, er det utrykk for at det har blitt mer komplekst for bedrifter å sikre et riktig lønnsgrunnlag!

Manuelle rutiner øker risikoen for feil

Der er i dag hundrevis overenskomster i Norge. I tillegg kommer en rekke lokale avtaler. Det krever kunnskap og innsikt hos lønnsmedarbeiderne som dermed spiller en viktig rolle. Og når avtalene reforhandles, vanligvis hvert annet år, kommer nye vilkår til, mens andre kan bortfalle – og det gjør avtalene enda vanskeligere å administrere.

Utfordringene skyldes ikke bare kompliserte avtaler. Lønnssystemer med altfor mange manuelle rutiner er også en del av hverdagen i mange HR-avdelinger. Det øker alltid risikoen for feil. Dessuten er lønnsberegningen i mange bedrifter avhengig av få ansatte og dermed sårbar i forbindelse med sykdom, ferie og oppsigelser.

Problemet er, at feilutbetaling av lønn ikke automatisk gir rett til å korrigere. Det må i hvert enkelt tilfelle vurderes om for mye lønn skal betales tilbake, eller om for lite lønn skal etterbetales. Og det kan ha en negativ innvirkning på tilliten mellom bedriften og den ansatte.
(les eventuelt mer her: ledernett.no/kan-vi-kreve-tilbake-for-mye-utbetalt-lonn)

Men det trenger ikke å være slik!

Slå på strømmen til avtalen og få riktig lønn

Med dagens tilbud av IT-systemstøtte er dette problemet enkelt å unngå.

Et effektivt, digitalt tidsregistreringssystem kan løfte bedriftens lønnsadministrasjon til et enda høyere nivå. En løsning som ikke bare samler inn data om hvor og når medarbeiderne møter og går, men også støtter bedriftens gjeldende avtaler og dermed kan håndtere fravær, overtid, fleksitid, tillegg og godkjenninger av avvik. Det gir aktuelle og pålitelige data som sikrer et riktig lønnsgrunnlag. Og med standardintegrasjon til bedriftens lønnssystem blir lønnsprosessen enda mer strømlinjeformet og effektiv.

Eliminere manuelle rutiner

En digital tidsregistreringsløsning kan dermed eliminere en rekke manuelle arbeidsflyter, bruk av Excel-ark og andre papirbaserte løsninger og tidskrevende manuelle dobbelføringer. I tillegg vil den redusere forespørsler omkring opptjent ferie, fleksitid med mer, da medarbeideren selv har direkte tilgang til å se den informasjonen. Det sparer betraktelig tid for både medarbeidere og lønnsadministrasjon og reduserer risikoen for feil.

Det er ditt ansvar som arbeidsgiver å sikre avtaler

Det er alltid arbeidsgiverens ansvar å sikre, at de gjeldende avtaler blir respektert og at riktig lønn blir utbetalt. I mange bedrifter er lønnskostnaden blant de største utgiftene. Og hvis bare 1 % av lønnssummen er feil, er business casen til en ny tidsregistreringsløsning lett å bygge og investeringen raskt tilbakebetalt. Det er derfor all mulig grunn til å automatisere prosessen. Har dere råd til ikke å gjøre det?

Forfatter: Mark Information Norge AS