Guide

Hvordan velge nytt CRM-system

Med riktig CRM-system blir bedriften mer effektiv, dere vinner flere salg og reduserer kundefrafallet. Men hvordan finner du det riktige CRM-systemet for din bedrift?

Guide

Hvordan velge nytt CRM-system

En god start er å analysere rutinene deres, og kartlegge hvilke utfordringer dere vil ha hjelp til å løse. Det er disse behovene som skal danne grunnlaget for en kravspesifikasjon. Hva som er riktig CRM-system, vil med andre ord alltid avhenge av hvilke utfordringer bedriften har. Her er en liste over noen av egenskapene dere bør vurdere når dere innhenter tilbud.

Krav med hensyn til teknologi og brukeropplevelse

Det å skulle innføre et nytt system kan noen ganger møte motstand blant ansatte som er skeptiske til forandring. For at implementeringen skal gå så smertefritt som mulig, bør dere stille høye krav til brukervennlighet og andre egenskaper som spiller inn på brukeropplevelsen. Forhold dere bør ta med i vurderingen, er om systemet:

  •   kan integrere programvare dere bruker daglig, f. eks. Microsoft Exchange eller -Office
  •   har et intuitivt brukerdesign som føles bra (Be gjerne om å få se demoer av systemet og få teste det ut selv. Det kan også være smart å kartlegge et bruksmønster, slik at leverandøren kan ta utgangspunkt i dette når de presenterer CRM-løsningen for dere.)
  •   er kompatibelt med bedriftens øvrige systemer, som økonomi- og HR-systemer
  •   er enkelt og raskt å sette opp og tilpasse
  •   er tilgjengelig fra nettbrett og smarttelefon

Krav med hensyn til salg og markedsføring

CRM står for «Customer Relationship Management», og som navnet tilsier, handler CRM-systemer først og fremst om kundehåndtering. Det er ingen hemmelighet at bedre og smartere håndtering av potensielle, nye og eksisterende kunder gir bedre business, og ulike bedrifter har ulike behov. Kartlegg behovene for salg og markedsføring i din bedrift. Det viktigste og mest grunnleggende et CRM-system må kunne levere på, er å:

  •   sende ut nyhetsbrev til definerte segmenter av kundebasen
  •   lagre all kundeinformasjon på ett sted – tilgjengelig for alle  
  •   lagre kilde, salgsperson, kontaktperson og kontaktlogg
  •   fange opp og lagre detaljer om leads fra nettside
  •   samle all kommunikasjon med kunden på ett sted og gi kunden innsyn

Krav med hensyn til GDPR

De nye personvern- og datasikkerhetsreglene GDPR påvirker også hva dere bør se etter i et nytt CRM-system. For å gjøre jobben med å overholde kravene enklere kan det være lurt å se etter verktøy som:

  •   «min side», som gir kunder og leverandører økt innsyn
  •   automatisering av dokumenthåndtering
  •   samtykkebehandling
  •   håndtering av retten til å bli glemt
  •   anonymisering
  •   kryptering
  •   automatiske sletterutiner

Krav med hensyn til effektivisering av interne rutiner

Mindre tid til administrasjon gir mer tid til kunder. For å effektivisere interne rutiner, kan det være lurt å vurdere funksjoner som:

  •   gir bedre oversikt over hvilke kunder dere bør kommunisere målrettet med
  •   forenkler en kontinuerlig oppfølging av viktige kunder
  •   identifiserer om det er enkeltpersoner i bedriften som har behov for oppfølging
  •   gir bedre informasjonsdeling gjennom kundeprosessen
  •   gir full tilgang til systemet fra nettbrett eller smarttelefonen
  •   effektiviserer tilbudsskriving og dokumenthåndtering
  •   automatiserer deler av arbeidsflyten
  •   muliggjør å kjøre et bredt antall type rapporter, som ROI for den enkelte ansatte, for teamet totalt, for den enkelte kunden osv.  

Krav med hensyn til leverandør

Et nytt system betyr også et nytt leverandørsamarbeid. I valget av leverandør er det mange individuelle faktorer som spiller inn, men et generelt tips er å se etter en leverandør som:

  •   kan vise til liknende kundehistorier
  •   anbefales av andre bedrifter
  •   kan levere både implementering, opplæring og drift/support av valgt løsning
  •   kan vise til metodeverk for implementering

Suksessen til ethvert CRM-system avhenger av god og effektiv brukeradopsjon. Dere bør derfor forsikre dere om at leverandøren kan bidra aktivt i en periode etter at løsningen er levert.

Krav med hensyn til pris

Sist, men ikke minst bør dere selvfølgelig også være tydelige på budsjett når dere innhenter tilbud. Med hensyn til finansiering kan det være store forskjeller avhengig av om dere velger en server- eller skybasert løsning.

Å velge CRM software kan være enkelt: Det handler om å finne noen som kan hjelpe deg med å kartlegge hvilke behov du skal ha dekket. Amesto Solutions har mange års bransjeerfaring, riktige CRM-løsninger og kunnskapen for å hjelpe deg med å finne den beste løsningen. Kontakt oss på salg@amesto.no for gratis rådgivning eller produktdemo på CRM-system.