Hvordan velge nytt HR-system

Et velfungerende HR-system er helt avgjørende for å kunne håndtere personalinformasjon, kompetanse, CV-er, lønn, HMS og sykefravær og på en effektiv måte. Men hvordan velger man rett løsning i jungelen av HR-systemer? Her gir vi deg noen enkle tips til hvordan du finner det rette for din bedrift.

Å gå til innkjøp av et nytt HR-system er ikke en oppgave man bør ta lett på. Fallgruvene er mange, men ved å gjøre et grundig forarbeid kan man unngå å velge et utilstrekkelig HR-system som kan føre til økte kostnader, tapt arbeidstid og mye frustrasjon blant de ansatte. Det finnes imidlertid ikke ett altomfattende HR-system som passer for alle bedrifter, og man har ulike ønsker, behov og utgangspunkt. Noen skal anskaffe et HR-system for aller første gang, mens andre har behov for å oppgradere et utdatert system som ikke lenger lever opp til dagens behov. Atter andre ønsker kanskje å supplere et allerede velfungerende HR-system med flere funksjoner. Men hvor skal man begynne?    

Få oversikt over bedriftens behov

Forarbeidet er svært viktig når bedriften skal gå til anskaffelse av et nytt HR-system. Et troverdig business case er helt avgjørende for å motta støtte fra ledelsen til innkjøp av nytt HR-system. Det kan derfor være en god idé å sette seg ned med alle relevante parter i organisasjonen for å lage en fremdriftsplan, sette opp et budsjett og bruke tid på å kartlegge hva bedriften ønsker å oppnå, samt hva et fremtidig system skal bidra med å løse. Lag deretter en kravspesifikasjon der dere skiller mellom hvilke funksjoner dere anser som nødvendige, og hvilke som bare er «kjekke å ha». For at dere skal få et best mulig skreddersydd tilbud fra leverandører, må denne kravspesifikasjonen være så presis som mulig.

Finn den rette leverandøren

Etter at dere har laget en kravspesifikasjon, bør dere be om tilbud fra noen få utvalgte leverandører. Vurder deretter disse tilbudene både med hensyn til pris, leveranse, implementering, oppfølging og om leverandøren møter kravene deres til funksjonalitet og eventuell integrasjon med eksisterende systemer. Finn ut om leverandørens bedriftskultur passer med deres egen, og om dette er en leverandør dere har kjemi med og kan stole på. Det er også nyttig å innhente referanser og eventuelt besøke andre bedrifter som har gått til innkjøp av et tilsvarende HR-system, for å se hvordan det fungerer i praksis.

Når dere har valgt leverandør og HR-system, gjenstår bare forhandlings- og avtaleprosessen. Pass på at kontrakten gjenspeiler prosjektets målsetninger og at disse er tydelig formulerte, slik at både bedriften din og leverandøren jobber for å oppnå et felles mål. Bruk derfor tid på å lage en god avtale med leverandøren dere skal ha et langsiktig forhold med.

Noen gode råd:

  • Sett opp et grundig og troverdig business case.
  • Ta alltid utgangspunkt i hvilke utfordringer HR-systemet skal løse. En software-løsning er kun et middel for å nå et overordnet mål og ikke et mål i seg selv.
  • Se på prosjektet som et forretningsutviklingsprosjekt i stedet for et IT-prosjekt.  
  • Sjekk leverandørens renomme innen kundeservice og support. Vil du som kunde få en egen referanseperson?
  • Velg en fleksibel løsning som kan integreres med eksisterende systemer i bedriften din.
  • Husk at de ansatte er din bedrifts viktigste ressurs. Et brukervennlig og effektivt HR-system gjør at de ansatte kan bruke arbeidsdagen sin på å gjøre det de faktisk skal.

Klikk her for å lese mer om skreddersydde HR-systemer som passer til både små og store bedrifter

PS: Dersom du ønsker hjelp fra en av våre dedikerte HR-systemrådgivere, kan du klikke her for å reservere en uforpliktende konsultasjon.