-1-1.png?width=150&height=320&name=Amesto-Solutions-Black%20(1)-1-1.png "Amesto-Solutions-Black (1)-1-1")
Business NXT er en fleksibel ERP-løsning i skyen som automatiserer økonomi, kontingenter og prosjekter. Løsningen gir bedre oversikt, mindre manuelt arbeid og frigjør tid til medlemsoppfølging og utvikling av organisasjonen.
SIMPLIFYING BUSINESS
Den ultimate ERP-guiden for forbund og medlemsorganisasjoner.
Bruker økonomiavdelingen mer tid på å jakte tall enn å analysere dem? Har dere kursinntekter, medlemskontingent, sponsorinntekter og prosjektmidler spredt i ulike systemer? Sliter styret med å få oversikt over lønnsomhet per medlem og aktivitet? Mange medlemsorganisasjoner sliter med det samme.
Du er her:
Simplifying Business
Medlemsorganisasjoner trenger et ERP-system.
Medlemsorganisasjoner og forbund har behov som skiller seg fra andre virksomheter, og det påvirker hvordan hele økonomistyringen må settes opp.
På økonomifronten må en kombinasjon av medlemsinntekter, kursavgifter, sponsorinntekter og prosjektmidler håndteres strukturert. Kontingenten kan være et fast beløp, en prosentandel av lønn, eller følge et trappetrinn basert på bedriftsstørrelse. Ofte beregnes den i medlemssystemet, men må bokføres korrekt i regnskapet.
Medlemsstrukturen er heller ikke alltid enkel. Samme person kan være både medlem, kursdeltaker og ha arbeidsgiver som fakturamottaker. Lokallag rapporterer til hovedorganisasjonen, og konsern med mange underenheter legger til enda et lag. Medlemssystemet håndterer selve strukturen, men ERP-systemet må kunne gi økonomisk oversikt på tvers av det hele.
Rapportering er noe de fleste kjenner på. Styre, myndigheter og bransjeorganisasjoner har ulike krav til dokumentasjon og innsyn, og uten strukturerte data i regnskapet blir dette fort tidkrevende å levere på.
Det samme gjelder prosjekter som kurs, arrangementer og faggrupper. Disse må følges opp økonomisk på både inntekts- og kostnadssiden for å vurdere lønnsomhet, og det krever at ERP-systemet kan motta data fra ulike kilder og sette det i system.
Uten en løsning som gir samlet oversikt går mye tid til manuell rapportering og tunge Excel-øvelser for å sammenstille tall fra medlemssystem og regnskap. Og med det følger gjerne usikkerhet om tallene faktisk stemmer.
Simplifying Business
Hva et skybasert ERP-system kan løse?
Skybaserte ERP-systemer, kombinert med bransjetilpasninger, kan gjøre avansert funksjonalitet tilgjengelig for medlemsorganisasjoner. Det som tidligere krevde store IT-budsjetter og egne servere, får dere nå som en abonnementstjeneste med innebygd AI og automatisering. I denne guiden benytter vi ERP-systemet Business NXT for å trekke frem konkrete eksempler.
La oss se på tre områder der dette skaper konkret verdi.
1. Én samlet oversikt over all økonomi
De fleste medlemsorganisasjoner kjenner seg igjen i dette bildet: data spredt i flere systemer, medlemssystem for kontingent og administrasjon, kurssystem for påmeldinger og regnskapssystem for bokføring. Et godt ERP-system fungerer som det økonomiske navet som samler det hele. Når medlemssystemet genererer en kontingentfaktura, flyter transaksjonen automatisk videre til ERP for bokføring, enten som en regnskapstransaksjon eller som en faktura gjennom ERP-systemet.
For eksempel gjør Business NXT dette ved å hente data fra medlemssystemet via integrasjoner, bokføre automatisk med korrekt MVA-behandling og gi oversikt på tvers av alle inntektskilder. Resultatet er at økonomiavdelingen har én kilde til sannheten i stedet for å lime sammen tall fra tre ulike systemer. Rapportering til styret tar timer i stedet for dager.
2. Struktur som gir svar på det dere lurer på
Når transaksjoner kommer inn fra ulike kilder, er det ikke nok å bare bokføre dem. Dere vil gjerne vite hva som faktisk er lønnsomt: hvilke fagområder som vokser, hvilke regioner som er mest aktive og hva kurs koster kontra hva de gir inn.
Det er her dimensjoner og prosjekter kommer inn. I stedet for å grave i regneark etterpå, merker dere transaksjonene når de kommer inn. Kontingent fra Oslo-medlemmer får dimensjonen "Oslo". Kursinntekt fra digitaliseringsfaggruppen kobles til prosjektet "Digitalisering 2025".
I et ERP-system som Business NXT støttes flerdimensjonal rapportering, slik at samme transaksjon kan merkes med inntektstype, fagområde, region og medlemstype på én gang.
Styret får dashboards som svarer på spørsmålene deres direkte, uten at noen i økonomiavdelingen må sitte med Excel hver måned for å produsere dem.
3. Fakturaflyt og betalingsoppfølging som går av seg selv
Selv om medlemssystemet gjerne tar seg av kontingentfakturaene, må ERP-systemet kunne ta dem imot, sende dem ut via norske betalingsløsninger som EHF, e-faktura og Vipps, og følge opp betalinger og purringer. For kurs og arrangementer som ikke bor i medlemssystemet, må ERP i tillegg generere fakturaer direkte med riktig pris, rabatt og betalingsbetingelser.
Business NXT støtter alle de vanlige norske betalingsløsningene og har innebygde purrerutiner som tar seg av oppfølgingen automatisk. Der systemene er integrert, er det tett sanntidskommunikasjon mellom medlemssystem og ERP, slik at økonomiavdelingen slipper å bruke tid på manuell fakturautsendelse, purringer og refusjonshåndtering.
Så, hvordan lykkes dere egentlig med ERP-prosjektet?
Forankring i ledelsen
ERP-prosjekter berører økonomi, HR, IT, fag og medlemsservice på én gang, og det er nettopp derfor ledelsen må være med fra start. Sett klare mål for hva dere vil oppnå: mindre manuell håndtering, bedre rapportering, kortere ledetid fra innmelding til første faktura, færre purringer.
For det er viktig å ha klart for seg: dette er ikke et IT-prosjekt. Det er et organisasjonsprosjekt. Dere endrer hvordan dere fakturerer, følger opp innbetalinger og rapporterer, helt ned på detaljnivå. Da holder det ikke at bare IT-avdelingen er med på lasset.
Datakvalitet og masterdata
Før dere går live, er det verdt å bruke tid på å rydde i grunndata. Kontoplan, dimensjonsstruktur og prisavtaler bør være på plass, og dere må sørge for at medlemssystemet sender korrekte data til ERP. Definer tydelig hvem som kan endre hva, og hvordan, så unngår dere hodepine i etterkant.
Kompetanse og endringsledelse
Et nytt system er bare så bra som de som bruker det. Økonomi, medlemsservice og fagavdelinger trenger skikkelig opplæring, og superbrukere som forstår både faget og systemet blir nøkkelpersoner i denne fasen. Det er de som binder det hele sammen når spørsmålene dukker opp i hverdagen.
Kontinuerlig oppfølging
Ikke slip prosjektet for tidlig. Når systemet er på plass, er det smart å etablere faste forbedringssprintar der dere ser på fakturafeil, purringer, tidsbruk og rapporteringskvalitet, og justerer prosesser og oppsett etter hvert som dere lærer mer. Det er slik dere får fullt utbytte av det dere har investert i.
Kom i gang med planleggingen.
Et skybasert ERP-system som Business NXT kan gi bedre kontroll og frigjøre tid i hverdagen, men det krever riktig tilnærming og at dere stiller de riktige spørsmålene underveis.
Amesto Solutions er Visma-partner og hjelper norske medlemsorganisasjoner med ERP-implementering. Gjennom flere års arbeid med forbund og medlemsorganisasjoner har vi bygget solid kunnskap om hva som skal til for å få kontroll på medlemsøkonomi, kontingenter og rapportering. Basert på denne erfaringen har vi laget en praktisk veileder med konkrete spørsmål dere bør stille, både til egen organisasjon og til potensielle leverandører, før dere går i gang med en ERP-anskaffelse.
Klar til å ta kontroll over medlems-administrasjonen?
Suksessen med ERP ligger i forarbeidet. Det handler om å rydde i data før implementering, starte med kjerneprosessene som bokføring og rapportering, sørge for at teamet faktisk tar systemet i bruk, og fortsette å forbedre over tid.
Amesto Solutions bistår medlemsorganisasjoner gjennom hele denne reisen. Vi hjelper dere med å kartlegge behov og sette klare mål for ERP-arbeidet, implementere Business NXT tilpasset akkurat deres organisasjon, integrere ERP med medlemssystem, CRM og portaler, og sikre at systemet blir tatt i bruk på riktig måte i hele organisasjonen.
Snakk med oss om ERP for forbund og medlemsorganisasjoner.
Vi kjenner utfordringene med medlemsøkonomi: integrere data fra medlemssystem, strukturere via dimensjoner, og gi styret rapportene de trenger. Ta kontakt for en uforpliktende samtale om hvordan Business NXT kan effektivisere medlemsadministrasjonen.
Fyll inn skjemaet, så ringer vi deg opp.
Snakk med oss om ERP for forbund og medlems-organisasjoner.
Vi kjenner utfordringene med medlemsøkonomi: integrere data fra medlemssystem, strukturere via dimensjoner, og gi styret rapportene de trenger. Ta kontakt for en uforpliktende samtale om hvordan Business NXT kan effektivisere medlemsadministrasjonen.
Fyll inn skjemaet, så ringer vi deg opp.