MEBYR | 300 millioner i omsetning med én person på regnskap

Vokste ut av ERP-systemet.

MEBYR er en totalentreprenør med nærmere 300 millioner kroner i omsetning. Da selskapet vokste, ble det raskt tydelig at den gamle økonomiløsningen hadde passert sin utløpsdato. I dag kjøres hele økonomi- og lønnsfunksjonen i skyen, med Business NXT som kjernesystem og Amesto Solutions som partner.

Vi har tatt en prat med Christine Engebretsen, Økonomidirektør i MEBYR, for å høre mer om deres reise til skyen og hvordan de jobber i løsningen i dag.

Kort om MEBYR.

MEBYR er et norsk totalentreprenør med nærmere 300 millioner kroner i årlig omsetning. Selskapet opererer i en bransje preget av kompleks prosjektøkonomi, der endringsmeldinger, kontrakter og viderefakturering stiller høye krav til presisjon og oversikt. Med seks prosjektledere og høy aktivitet er tett samarbeid mellom økonomi og drift avgjørende for at prosjektregnskapet skal stemme.

Christine Engebretsen er selskapets økonomidirektør, og drifter i dag hele økonomi- og lønnsfunksjonen alene.

ET SYSTEM SOM IKKE HOLDT MÅL

For MEBYR ble behovet for presisjon stadig viktigere i takt med veksten. Tidligere lå regnskapet hos et eksternt byrå som benyttet det som opprinnelig var et gammelt ordresystem. Løsningen holdt ikke lenger mål.

"Et regnskapskontor klarer ikke alltid å følge opp like detaljert som det man kan når man jobber in-house. Etter hvert som vi vokste, så vi at vi trengte noen som satt tett på og kunne være «hands-on» hver dag."

Responstiden hos det eksterne byrået ble en gjentakende flaskehals.

"Når man sender spørsmål til en regnskapsfører som jobber for mange kunder samtidig, får man ikke alltid svar når man trenger det. Vi ønsket en dedikert ressurs for å sikre rapportering og oppfølging i sanntid."

Beslutningen var klar: regnskapet måtte hjem, og løsningen måtte over i skyen.

PARTNERBYTTE BLE REDNINGEN

Engebretsen visste at Business NXT var veien å gå. MEBYR startet prosessen allerede i mars 2023, før produktet offisielt var lansert, og ble dermed en av de aller første kundene.

"Det tok faktisk noen uker før vi kunne betale fra systemet. Vi merket godt at Business NXT var nytt, og vi hadde først en leverandør som ikke helt erkjente problemene. Da blir det vanskelig å få ting til å fungere."

Løsningen ble å bytte partner til Amesto Solutions. Det endret dynamikken.

"I Amesto møtte vi en supportavdeling som så feilene, tok oss på alvor og jobbet sammen med oss i stedet for å feie ting under teppet. De snakket samme språk som meg. Da ble det mulig å finne gode midlertidige løsninger mens produktet modnet."

Les mer om Business NXT

Prosjektlederne som uunværlige filtre.

Med seks prosjektledere og høy aktivitet er Engebretsen avhengig av et tett samarbeid ute i organisasjonen. MEBYR bruker Advanced Workflow for fakturahåndtering, der prosjektlederne har ansvaret for å godkjenne kostnadene.

"I vår bransje er det så komplekst med endringsmeldinger og kontrakter at mine regnskapstall egentlig bare er en veiledning. Det er prosjektlederne som må gjøre vurderingen for at prosjektregnskapet skal stemme."

Prosjektlederne fungerer som et kritisk filter for kvalitetssikring.

"Selv om jeg går gjennom alle fakturaer og reagerer hvis noe ser rart ut, er det prosjektleder som vet hva som faktisk er bestilt. De fungerer som et filter. Det hender leverandører sender fakturaer som ikke er helt riktige, og da er det prosjektleder sin jobb å fange opp dette før godkjenning."

Et område MEBYR fortsatt jobber videre med er automatisk markering av fakturaer som skal viderefaktureres til underentreprenører, noe de er i dialog med Amesto Solutions om å løse.

"Sjefen ønsker at systemet tydelig viser hva som er viderefakturert, slik at vi enkelt kan gå tilbake og se om vi har glemt noe. I en travel hverdag med store prosjekter er det fort gjort at slike ting glipper uten gode systemstøtter."

Les mer om Advanced Workflow

300 MILLIONER I OMSETNING OG ÉN PERSON PÅ REGNSKAP

Til tross for kompleksiteten driftes hele økonomifunksjonen svært effektivt. Lønnskjøringen er løftet over i skyen gjennom Payroll, og rapporteringen skjer via OneStop Reporting.

"Mange tror Payroll er vanskelig, men vi har brukt det siden 2021 og det fungerer veldig bra."

Resultatet taler for seg selv.

"Vi omsetter for nesten 300 millioner og er én person på regnskap og lønn. Det hadde ikke vært mulig for noen år siden."

Les mer om Payroll by Visma

FRA SERVERROM TIL SKYEN

Kontrasten til den gamle hverdagen med lokale serverløsninger er stor. Oppdateringer som krevde konsulenter, systemer som lugget og manuelt vedlikehold er historie.

"Før sto vi ofte på serverrommet og skrudde systemer av og på for å få dem til å virke igjen. Lønnssystemene krevde manuelle oppdateringer med konsulenter, og det var nesten alltid noe som lugget når 50 ansatte ventet på lønn. Den tiden er heldigvis forbi."

Engebretsen har et klart råd til andre økonomiledere som vurderer overgangen.

"Det er ikke skummelt å gå over til skyen. Det er enkelt, og datasikkerheten er godt ivaretatt. Vi som var tidlig ute tok støyten som piloter; nå fungerer dette veldig godt for de som kommer etter."

Samarbeidet med Amesto Solutions.

For MEBYR ble valget av riktig partner like viktig som valget av riktig system. Etter en krevende oppstartsfase med en annen leverandør var det samarbeidet med Amesto Solutions som snudde forløpet.

Amesto Solutions hjelper mellomstore og store bedrifter med å implementere og drifte skybaserte ERP-løsninger, og er en av Norges ledende partnere for Business NXT. Med et dedikert supportteam og bransjekunnskap innen blant annet bygg og anlegg, bistår Amesto Solutions kunder gjennom hele reisen, fra implementering til løpende optimalisering.

Se alle ERP-referanser

Kontakt oss

For MEBYR har overgangen til skybasert ERP med Business NXT og Amesto Solutions som partner gitt konkrete resultater.

Med Business NXT, Advanced Workflow, Payroll og OneStop Reporting er systemene tett integrert, og arbeidsflyten er langt mer effektiv enn den var med eksterne byråer og lokale serverløsninger.

Nøkkelresultater:

Regnskap og lønn for en 300 millioner-bedrift driftes av én person
Sanntidsrapportering og oppfølging på tvers av seks prosjektledere
Eliminert behov for manuelt servervedlikehold og konsulentstøttede oppdateringer
Bedre kontroll på viderefakturering og prosjektøkonomi

Ønsker du bedre oversikt over prosjektøkonomi, regnskap eller lønn?

Business NXT kan være løsningen som gir deg full kontroll, uten at det krever et stort team eller tung IT-administrasjon. Med moduler for fakturahåndtering, lønnskjøring og rapportering får du sanntidsoversikten du trenger, tilpasset din virksomhet.

Amesto Solutions hjelper deg gjerne med å komme i gang og sørger for at systemene fungerer slik de skal. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan hjelpe deg.

KUNDEHISTORIE: MEBYR

300 millioner i omsetning. Én person på regnskap og lønn.