FÅ EN GOD OVERGANG TIL SKYEN
Nyttige råd til når du skal bytte til et skybasert ERP-system.
Er ERP-systemet ditt modent for utskifting?
De neste årene vil mange norske virksomheter ta steget over til skybaserte ERP-løsninger. Bedre fleksibilitet, lavere vedlikeholdskostnader og tilgjengelighet er bare noen av fordelene.
Med et skybasert ERP-system får du automatiske oppdateringer uten å belaste interne IT-ressurser. Sikkerheten er ofte høyere enn i lokale systemer, takket være kontinuerlig backup og moderne sikkerhetsstandarder. I tillegg gir skyen raskere implementering, sømløs integrasjon med andre systemer – og støtte for ny teknologi som AI og maskinlæring.
Likevel sitter mange fortsatt på gamle, lokale løsninger. Hvorfor? Fordi de fungerer – i hvert fall enn så lenge. Men å holde liv i et gammelt ERP-system kan sammenlignes med å kjøre en gammel bil: den ruller kanskje fortsatt, men den vil ikke vare evig. Kanskje er det på tide å bytte?
For deg som vurderer å ta steget, har vi laget en praktisk veiledning med konkrete råd. Gjennom guiden møter du vår fiktive IT-sjef, Nils – en lojal forsvarer av sitt gamle system. Han har bygget egne løsninger og patcher, og kjenner systemet ut og inn. Problemet? Det er bare han som gjør det. Når Nils får et glimt av en moderne ERP-løsning, blir forskjellene tydelige.
Vi følger Nils gjennom ulike hverdagssituasjoner for å vise hvorfor overgangen til skyen kan være et smart og fremtidsrettet valg. Og ja – vi har skrudd opp humoren i videoene litt, så kanskje får vi deg til å trekke på smilebåndet også.
God lesing – og lykke til med ERP-valget!
Råd 1: Velg et system som kan vokse med bedriften.
Et ERP-system brukes for å samle hele bedriftens virksomhet i et felles digitalt system og for å gi deg god oversikt. Med et riktig ERP-system kan dere bli mer effektive, øke produktiviteten og få til en bedre lønnsomhet.
Men, ikke gå i fellen ved å anskaffe et nytt ERP-system som fort blir for lite for dere. Da kan du risikere å ikke få tatt ut de potensielle effektene av et ERP-system. Når du skal bytte til et skyasert ERP-system – velg et ERP-system som vokser med dere. Det er vanskelig å “stappe” mer inn i et ERP-system, enn hva det egentlig er bygget for
Hvilket ERP-system skal du velge?
Fremtidig vekst og skalerbarhet Hvilket ERP-system skal du velge? Er du en mindre virksomhet med få ansatte finnes det flere mindre ERP-systemer å velge mellom. Det er verdt å merke seg at de mindre ERP-systemene ofte har bedre brukergrensesnitt, men minuset er ofte at du som regel ikke får gjort noen form for tilpasninger. Hva har dere behov for?Er du en virksomhet på 5-10 ansatte kan PowerOffice GO være et godt valg for deg. Har du derimot mange ansatte har du som regel behov for å kunne rollestyre tilganger og lage egne skjermbilder for ulike brukergrupper. Har du et høyt transaksjonsvolum vil du ha et ERP-system hvor dette er ubegrenset. Dersom du har flere andre typer kjernesystemer i din virksomhet vil det som regel lønne seg å investere i en integrasjon for å automatisere prosessene.
Fremtidssikre ERP-løsninger fra Visma Software
Vi har spesialisert oss på Visma Software sine ERP-systemer og er sertifisert Visma partner. I Norge har vi hatt særlig fokus på Visma sitt nyeste ERP-system, Business NXT og har allerede migrert flere en 60 kunder som har hatt eldre versjoner av Visma, eller andre foreldede løsninger som nå ikke blir videreutviklet fra software produsenten.Business NXT takler et ubegrenset stort av volum av transaksjoner og er integrerbart via åpne APIér mot alle dine andre kjernesystemer. Vi har hjulpet mange av våre kunder med integrasjonene og leverer både standard og spesialtilpassede integrasjoner. Vi har loset tusenvis av kunder trygt gjennom hele implementeringsfasen og sørger for at du får et ERP-system som vil effektivisere dine forretningsprosesser.
Råd 2: Kartlegg deres reelle behov.
I en ERP-anskaffelsesprosess kan det være fristende å kjøpe mer enn det du egentlig har behov. Det kan være vanskelig å skille mellom need to have og nice to have.
For å illustere, Nils er strålende fornøyd med å ha fått installert en discokule i bilen sin, men det er jo de færreste av oss som faktisk har behov det... 😉
Identifiser kjernefunksjonalitet og unngå unødvendige funksjoner
Når du skal velge nytt ERP-system må du være klar på hva du faktisk har behov for. La oss starte med begynnelsen. Alle ERP-systemer har nemlig sin opprinnelse i noe, som ofte preger deres funksjonalitet og oppbygging.Eksempelvis har IFS sin opprinnelse som en service- og vedlikeholdsløsning og funksjonaliteten i systemet idag er optimalisert for dette.
Andre ERP-systemer på markedet er bygget for å dekke behovene til én spesifikk bransje. Unit4 er for eksempel en utmerket løsning for kommuner. Men, driver du ikke en kommunevirksomhet, har du sannsynligvis heller ikke behov for en kommunespesifikk løsning.
I hvilke land opererer dere? Dersom du for eksempel kun driver virksomhet i Norge eller i Norden har du ikke behov for et internasjonalt system med støtte for alle land.
ERP-systemer tilpasset Norge og Norden
I Amesto har vi valgt å være partner med Visma Software. Visma sine ERP-løsninger er først og fremst bygget for å ha en sterk økonomifunksjon og er kun for private virksomheter. Dersom du velger en Visma-løsning betaler du kun for å jobbe i Norden.Visma har fokus på å utvikle for nordiske virksomheter hvor all funksjonalitet er out-of-the box. Flyten av betalingstransaksjoner mellom ERP-systemene og alle norske banker er støttet av Visma sine løsninger, uten tilpasninger. Dette er i motsetning til internasjonale ERP-systemer som for eksempel Microsoft, SAP og Oracle. Alt innen rapportering av moms, lønn og annet til myndighetene er også standard funksjonalitet i alle Visma sine løsninger.
Les mer om Vismas ERP-løsninger her.
Gjør en grundig analyse av behov dere har i dag, og gjerne 5 år fremover i tid. Dersom dere har flere selskaper har du sannsynligvis behov for konsernfunksjonalitet (konsolidering, rapportering, og mulighet til å se flere selskaper i samme skjermbilde).
Gjør også en vurdering av dine fremtidige integrasjons-behov til andre kjerneløsninger hos dere eller eventuelle 3 parts-systemer. Fokuser på å velge et ERP-system som gir deg mer verdi på deres kjenrneprosesser.
Råd 3: Velg riktig ERP leverandør.
Er du i en prosess – eller skal du snart inn i en prosess med å velge nytt ERP-system? Da vurderer du sannsynligvis også hvilken leverandør du skal bruke.
Det er viktig å tenke over hvem du møter i andre enden når du trenger hjelp eller sparring. Du vil unngå å sitte fast i en supportkø uten gode svar – eller enda verre, uten svar i det hele tatt.
Systemvalg er også et leverandørvalg. Velg en strategisk ERP-partner som faktisk hjelper deg når det gjelder. Det som skjer etter leveringen, er avgjørende for din suksess. Hva hjelper et moderne system om du ikke klarer å utnytte funksjonaliteten? Husk: Når du kjøper et skybasert ERP-system nå, er det sannsynligvis siste gang du gjør det. Hva betyr det for ditt valg av system – og leverandør?
Prioritering ved bytte av system
De fleste som kjøper ERP i dag, velger en skybasert løsning. Systemet oppdateres jevnlig, og du får tilgang til ny funksjonalitet umiddelbart. Men det stiller også krav – til både deg og leverandøren. Hvis dere ikke klarer å ta i bruk nye funksjoner, opparbeider dere innovasjonsgjeld. Derfor er valget av leverandør avgjørende.Når du velger nytt ERP-system, har du som regel flere leverandører å velge mellom. Noen software-produsenter leverer løsningene selv, mens andre bruker partnere til implementering og support. De fleste ERP-rådgivere anbefaler en tredelt prioritering når du skal bytte system:
- Selve systemet
- Implementering, gjennomføring og prosjektstyring
- Forvaltning av løsningen etter go-live
Kompetanse og erfaring – hva trenger du?
Hvor viktig er leverandørens bransjekunnskap og ekspertise på din spesifikke løsning? De fleste ERP-systemer i dag er hyllevare, så det er hva din leverandør kan levere av tilleggsverdi som ofte blir avgjørende for suksess.Langsiktig samarbeid
Amesto bryr seg om din suksess. Vi er en av få leverandører med et profesjonelt prosjektteam og solid risikohåndtering. Vi følger deg også etter implementeringen med vårt forvaltningskonsept. Velger du Amesto, hjelper vi deg med å ta i bruk ny funksjonalitet fortløpende, slik at du unngår det som ofte kalles innovasjonsgjeld.
Betydningen av god support
Før du bytter ERP-system, bør du tenke gjennom hvilke krav du har til support. Ønsker du døgnåpen chat? Mulighet for selvhjelp? Er språket viktig for deg? Support bør være tilpasset dine behov – og priset deretter. I Amesto har vi satt våre beste folk på support fordi vi vet hvor viktig det er for kundene våre. Vi måler jevnlig kundetilfredshet, og det er et unntak om vi scorer lavere enn 9/10. Vi tar alltid telefonen, har kort responstid og er tilgjengelige når det passer deg – i alle kanaler.
Råd 4: Ta IT-sikkerhet på alvor – både ved valg av ERP-system og leverandør.
Sikkerhet bør være en avgjørende faktor når du velger nytt ERP-system. Akkurat som du setter alarm på bilen, bør du sikre bedriftens systemer med en pålitelig leverandør som prioriterer IT-sikkerhet.
Velg et ERP-system med innebygde sikkerhetsmekanismer og en leverandør som kontinuerlig jobber for å holde trusselbildet på avstand. IT-sikkerhet er ikke et valg – det er en nødvendighet.
Sikkerhet i skybaserte løsninger
Velger du et skybasert ERP-system fra en profesjonell leverandør som Visma Software, er du i trygge hender. De har spesialistkompetanse på IT-sikkerhet og høy tilgjengelighet på ressurser. For deg betyr dette automatiske sikkerhets- og programvareoppdateringer – uten ekstra arbeid.Beskyttelse av bedriftens data
Et skybasert ERP-system gir produsenten bedre forutsetninger for å beskytte deg og håndtere eventuelle sikkerhetstrusler. Det betyr mindre bekymring for IT-sikkerheten og mer tid til å fokusere på selskapets drift.
Hvorfor er Vismas skybaserte ERP-systemer et sikkert valg?
Vismas ERP-systemer er bygget med sikkerhet i fokus og følger Vismas Cloud Delivery Model (VCDM) – en leveringsmodell spesialtilpasset skytjenester.Denne er sertifisert etter ISO 9001 (kvalitetsstyring) og ISO 27001 (informasjonssikkerhet), som sikrer at systemene er basert på internasjonale standarder for etablering, implementering og vedlikehold av sikkerhet.
For å opprettholde sikkerheten revideres VCDM regelmessig av et uavhengig revisjonsselskap i henhold til ISAE 3402. I tillegg har Visma Software etiske hackere som kontinuerlig tester systemene for sårbarheter. Oppdages en svakhet, rapporteres den via Bug Bounty-programmet, og Visma Software forplikter seg til å utbedre den.
Videre sikrer avansert kryptering at data forblir uleselige dersom de havner i feil hender. Krypteringsnøkler lagres separat og sikkert, og persondata er alltid kryptert – både under lagring og overføring. Kommunikasjonen mellom nettleseren og Vismas skytjenester er også kryptert, noe som hindrer hackere i å avlytte datatrafikken.
Råd 5: Forbered nye arbeidsrutiner.
Med et ERP-system i skyen må du være forberedt på å jobbe litt annerledes i det nye systemet enn slik dere alltid har gjort det. Vårt beste tips? Våg å stole på beste praksis.
Hvis du ikke er villig til å endre deg, vil du heller ikke få utnyttet alle fordelene som ligger i det nye systemet. Et moderne skybasert ERP-system kommer som regel med smart innebygd beste praksis for en rekke oppgaver som tidligere var manuelle.
Våg å stole på beste praksis
Nils skvetter litt når bildøren åpnes automatisk via et tastetrykk… Det kan føles uvant til å begynne med, men vil som regel spare deg for både tid og penger i det lange løp. Også er det jo verdt å tenke på at den yngre generasjonen som skal inn i arbeidslivet nå faktisk forventer at systemene de bruker har smart innebygd funksjonalitet (gjerne ved bruk av kunstig intelligens hvor alt nærmest skjer auto-magisk), har færrest mulig tastetrykk og har en moderne brukeropplevelse.Med riktig ERP-system kan dere bli mer effektive, øke produktiviteten og få til en bedre lønnsomhet. Men, for å få effektene av det er «slik har vi alltid gjort det hos oss», ikke nødvendigvis den beste måten å fortsette. I et skybasert ERP system har de allerede utviklet beste praksis, slik at du kan jobbe mest mulig effektivt. Våg å stol på det.
I moderne skybaserte ERP-systemer har du sannsynligvis en AI-basert assistent som hjelper deg i det daglige med dine prosesser. Jobber du for eksempel innen lager og logistikk vil du automatisk få generert forslag til innkjøpsordre basert på lager og innkjøpshistorikk. Du kan også automatisere innkommende fakturahåndtering ved hjelp av AI. Dette blir en del av Business NXT ERP-system i 2024.
Automatiseringer er en av de viktigste grunnene til at våre kunder velger å bytte til skybasert ERP. Les mer om automatiseringer i Visma sine ERP-løsninger, Business NXT og Visma Net.
Skybasert ERP endrer spillereglene
I en skybasert ERP-verden endres spillereglene. Det er oftere forretningen, snarere enn IT-avdelingen, som eier og driver løsningen, som bidrar til forretningsutvikling og innovasjon. Med løpende oppdateringer, noen ganger ukentlig, er ERP-systemet i konstant utvikling for å møte dine behov.Men, sørg for at du har en plan for hvem som skal eie systemet og sørge for at dere faktisk bruker funksjonene i løsningen. Vi hjelper deg med å jobbe etter beste praksis.
I Amesto skal vi levere den beste supporten og forvaltningen av ditt ERP-system. Det er mange som har kjøpt et nytt ERP-system i skyen, som får en innovasjonsgjeld fordi de ikke klarer å henge med og ta i bruk funksjoner. Som din strategiske partner hjelper vi deg med å følge med i timen, også etter at ERP-prosjektet er ferdig. Våren 2024 hjalp vi Termo Partner AS opp i skyen. Dette bidro blant annet til automatiseringer som reduserte tidsbruken på manuelle oppgaver fra 1,5 dag til kun 30 minutter.
Les mer om gevinstene til Termo Partner AS
Råd 6: Utnytt mulighetene for bedre innsikt med Business Intelligence.
Tenk på hvilket ekstrautstyr du har behov for. Vi holder oss til bil-metaforen: Bilen er et fremkomstmiddel som tar deg fra A til B, men du må vite hvor du skal. Kanskje trenger du noen hjelpemidler? Bilens GPS hjelper deg med å finne frem og dashboardet gir deg kontroll på hastigheten din og om du har nok drivstoff. På samme måte kan du utnytte informasjonen i ERP-systemet for å maksimere verdien av investeringen. Ved å foredle informasjonen i ERP-systemet på riktig måte kan du oppnå innsikt og kontroll i operasjonelle og strategiske prosesser.
Et godt tips er å kombinere ERP-systemet med en Business Intelligence-løsning. Dette setter sammen, transformerer og analyser data fra alle ulike systemer du har. På denne måten kan ulike brukere i organisasjonen få den informasjonen de trenger, når og hvor de trenger den.
HVORFOR ER GOD INNSIKT VIKTIG?
Business Intelligence forvandler dine rådata til meningsfull innsikt som tilrettelegger for strategiske og datadrevne beslutninger. Innsikten som skapes kan brukes til å optimere kostnader, identifisere vekstmuligheter og gi økt konkurransefortrinn.I tillegg kan riktig bruk av data og analyse redusere tid og ressurser brukt på manuell rapportering betraktelig, og er ofte en forutsetning for andre digitale initiativer.
Analyse og sammenstilling av informasjon fra ulike kildesystemer, gir deg muligheten til å se mønstre, trender og sammenhenger som ikke ville vært mulig hvis du kun studerte informasjonen i hvert enkelt system.
Ved å analysere data fra ERP-systemet kan du sikre at ressurser brukes der de trengs mest, redusere sløsing og øke produktiviteten. Ved å kombinere dette med data fra CRM-systemet ditt, kan du for eksempel; forutse kundenes preferanser, vite hva du skal produsere, og hvor mye ressurser du må sette av til dette.
Business Intelligence-konsulenter med Visma ERP ekspertise
Amesto har et team med mange dyktige eksperter innen data og analyse som er gode på å gjøre data om til handling. De samarbeider tett med ERP-konsulentene og har en spesiell ekspertise på å forvandle data fra Visma sine ERP-systemer til brukervennlig innsikt.De er rå på Business Intelligence (BI), utvikling og implementering av robuste dataplattformer og data management. Gjennom forretningsanalyse, forenkling av rapportering, prediktiv analyse og visualisering av data hjelper de selskaper med å hente ut verdien som ligger i data.
Kickstart datareisen fra Business NXT
PowerAnalyze er en Visma ERP connector levert og forvaltet av Amestos egen innsiktsavdeling, Insight. Det er en fiks ferdig kobling til data fra Business NXT og Visma net ERP som sparer deg måneder med utvikling for å få kjernesystemet ditt tilgjengelig i et datavarehus klar for bruk og videre verdiskaping.
Start din datareise.
I flere av våre ERP-migreringer har vi involvert vårt innsiktsteam for å sikre at kunden får mest mulig ut av sin løsning. Sharan Singh har vært involvert i flere av disse migreringene, og han hjelper deg gjerne med alt innen Business Intelligence. Book en gratis rådgivning innen data og analyse og få:
Kartlegging av ditt behov
Enkel vurdering av din bedrifts datamodenhet
Anbefalinger til neste steg i datareisen
TA EN PRAT MED SHARAN
Møt ekspertene bak tipsene.
David Berge Frogner
Ole Christian Rousing
Glenn Markussen
Om David
David Berge Frogner jobber som Principal Solutions Specialist ERP i Amesto Solutions og jobber hovedsakelig med Business NXT med tilhørende løsninger. David har lang erfaring innen salg, markedsføring og kvalitetsledelse, og han har over 15 års erfaring med ERP, som både bruker, systemansvarlig og leverandør. David brenner for å forenkle, effektivisere og automatisere forretningsprosessene imot et fremtidsrettet skyprodukt.
Om Ole Christian
Ole Christian har jobbet med ERP siden 2003 og har de siste 11 årene hatt ulike lederroller i større nordiske ERP-miljøer, blant annet hos TietoEVRY.
Han har inngående kompetanse om det nordiske ERP-markedet og erfaring fra hele bredden av kundeoppdrag, fra små agile leveranser til komplekse prosjekter i Enterprise-markedet. Ole Christian er i dag CEO i Amesto Solutions Norge.
Om Glenn
Glenn Markussen er løsningsarkitekt, og har ansvaret for å støtte Amesto sine kundeansvarlige med avklaringer, demoer, løsningsdesign og integrasjonsavklaringer rundt Visma sine skybaserte ERP-løsninger og tilhørende 3-parter.
"Skal du bytte ERP-system, da anbefaler jeg deg å snakke med Amesto først."
Amesto Solutions er en trygg Visma ERP-leverandør.
- Vi har hjulpet hundrevis av kunder med å bytte til moderne skybaserte ERP-systemer i både Norge, Sverige og Danmark og har en velprøvd metodikk.
- Vi er en ledende Nordisk Visma-partner, men leverer også Xledger, Tripletex og PowerOffice. Vi anbefaler det som passer deg, ut fra dine mål og utfordringer.
- Vi er gode på både regnskap og system, og er kjent for å ha svært erfarne konsulenter.
- Et av våre viktigste konkurransefortrinn er at vi følger kundene våre, også etter implementeringen, med forvaltning og kontinuerlig forbedring. Du skal få verdi av investeringen din, hvert eneste år.
- Vi måler jevnlig våre kunders tilfredshet og har jevnt over svært fornøyde kunder.
- Hvis du velger å implementere et ERP-system med Amesto som partner, kan du dessuten få løst klima- og bærekraftsrapporteringen samtidig. Amesto Footprint har utviklet både system og tjenester som får deg i mål, uten at det koster skjorta. Vi styrer faktisk hele konsernet og alle underselskapene våre etter den triple bunnlinjen.
#ASKMORE
Hva sier kundene våre?
NHO
Vi valgte Amesto fordi de presenterte en god mix av ny teknologi, et solid leveranseapparat og en fornuftig prismodell.
SECOND SPACE
Den faglige kompetansen er helt klart et stort fortrinn. Størrelsen på selskapet og bransjeekspertisen gjør Amesto til en solid og trygg samarbeidspartner for oss i Second Space.
KLAVENESS MARINE
En solid og stor aktør, som ikke bare bistår oss på system og regnskap, men som gir oss trygghet og god oppfølging.
Snakk med oss om ERP.
Vår eksperter innen ERP hjelper deg gjerne med alt du måtte lure på innen ERP, enten om du har noen kjappe spørsmål, eller dersom du ønsker å starte en prosess for å bytte ERP-system. Fyll inn skjemaet, så ringer vi deg opp.