Endringsledelse: Hvordan få ansatte til å bruke nye systemer?
Å innføre et nytt system handler om langt mer enn teknikk og innlogging. Det handler om mennesker, arbeidsprosesser og vaner. For å lykkes må du tenke både strategi, kommunikasjon og involvering - lenge før systemet er på plass.
Start med hvorfor
De fleste ansatte tenker raskt: "What's in it for me?" Hvis du ikke kan svare på det, er sjansen stor for at systemet aldri blir tatt i bruk fullt ut.
- Hva løser dette systemet som dagens løsning ikke klarer?
- Hvordan gjør det hverdagen enklere, raskere eller bedre?
- Hvilke gevinster får både den enkelte og organisasjonen?
Endring av rutiner og prosesser
Et nytt system er ikke en kopi av det gamle. Spesielt med SaaS-løsninger må man tilpasse seg systemets logikk i stedet for å tvinge det til å gjenspeile gamle rutiner. Poenget med et nytt system er nettopp å jobbe smartere, ikke å videreføre utdaterte vaner. Selve endringen starter før implementering
Den tekniske oppsettet setter rammene for hvordan man skal jobbe senere. Derfor starter endringsprosessen allerede her - ved å tenke gjennom arbeidsflyt, roller og hvilke rutiner som må endres.
Les også: Et nytt ERP-system handler like mye om mennesker som teknologi.
Involver de ansatte og interessenter
For å skape eierskap må de ansatte involveres tidlig. Kartlegg også alle interessenter:
- Hvem må informeres?
- Hvem blir mest påvirket?
- Hvem kan være gode ambassadører internt?
God kommunikasjon er nøkkelen - og bør skje kontinuerlig gjennom hele prosessen.
Lederen som rollemodell
Lederne spiller en helt avgjørende rolle. Hvis ledere ikke selv bruker systemet og de nye rutinene, eller ikke prioriterer opplæring og oppfølging, vil resten av organisasjonen raskt falle tilbake til gamle vaner. Når ledere viser vei, etterspør fremdrift og setter tydelige forventninger, skaper det trygghet og motivasjon hos de ansatte.
Pass på ressursene
En implementering betyr ofte økt arbeidsmengde en periode. Hvis man pøser på med oppgaver uten å frigjøre tid, risikerer man å brenne ut de samme menneskene som skal sikre at systemet fungerer. Det gir dårligere resultater på sikt.
Oppsummert:
For å få ansatte til å bruke et nytt system må du:
- Vise tydelig hvorfor systemet gir verdi
- Tilpasse rutiner og prosesser til systemet - ikke omvendt
- Starte endringsarbeidet før selve implementeringen
- Involvere og informere de riktige menneskene underveis
- Sikre ressurser slik at folk faktisk har kapasitet til å ta det i bruk
Da øker sjansen betraktelig for at systemet ikke bare implementeres - men også brukes riktig og gir den gevinsten du investerte for.
Trenger dere støtte i endringsreisen?
Vi kan bidra med rådgivning, struktur og oppfølging gjennom hele implementeringsprosessen. Fra kartlegging av rutiner og interessenter, til kommunikasjon, involvering og gevinstrealisering. Vi hjelper dere med å sikre at endringen faktisk gir effekt i praksis.
