Automatiserte 45 000 sertifiseringer med SuperOffice CRM

Utfordringen: 45 000 navn i Excel-ark

For noen år siden satt medarbeiderne i Brannvernforeningen og skrev inn mellom 45 000 og 50 000 navn manuelt i Excel-ark. Hver gang noen gjennomførte et kurs, kom bestillingen på post eller e-post, og alle deltakerne måtte registreres for hånd.

"På en god dag registrerte jeg 50-60 personer. Vi var tre stykker som jobbet mer eller mindre 100 prosent bare med å legge inn data," forteller Line Martinussen, rådgiver kompetanse i Brannvernforeningen.

Det var tidkrevende, lett å gjøre feil og lite skalerbart. Organisasjonen trengte en løsning som kunne håndtere store volumer effektivt.

I 2020-2021, midt under pandemien, startet Brannvernforeningen arbeidet med å bygge et skreddersydd sertifiseringssystem i SuperOffice sammen med Amesto Solutions.

"Den prosessen var veldig spennende og veldig lærerik. Vi måtte tegne opp alle prosessene våre fysisk og gå gjennom del for del. Hvorfor gjør vi det sånn? Hva er hensikten?" sier Tanja.

Det som ble bygget er et system som håndterer hele flyten fra kursregistrering til utstedelse av digitalt sertifikat:

Kursportal for registrering
Kursinstruktører registrerer deltakere selv, enten manuelt eller via Excel-import. Dette reduserer manuelt arbeid hos Brannvernforeningen.

Automatisk dataflyt
Når deltakere har gjennomført kurs, sendes informasjonen automatisk til Brannvernforeningen for godkjenning.

Kvalitetskontroll
Medarbeiderne kontrollerer at navn, telefonnummer og poengsum stemmer før sertifikat utstedes.

Digitalt sertifikat
Når sertifikatet er godkjent, går det automatisk ut en SMS til deltakeren med lenke til det digitale sertifikatet.

Integrasjon med økonomi
Fakturaer sendes automatisk over til økonomisystemet.

Les mer om SuperOffice CRM

Resultatene: Fra tre årsverk til én stilling

Effektiviseringsgevinsten har vært enorm. "Vi hadde tre stykker som jobbet mer eller mindre 100 prosent bare med dataregistrering. Nå har vi om lag ett årsverk fordelt på flere personer," forteller Tanja.

Det betyr:

Kapasitet: Rådgiverne kan nå behandle flere hundre registreringer på én dag, mot 50-60 tidligere.
Tid frigjort: Fra nesten tre årsverk til rundt ett årsverk.
Skalerbarhet: Systemet håndterer volumvekst uten behov for flere ansatte

"Jeg jobber nesten ikke med dataregistrering lenger. Nå har vi kapasitet til å gjøre andre ting," sier Line.

Mer enn sertifisering.

Brannvernforeningen bruker også SuperOffice til sin svartjeneste, der de besvarer spørsmål fra publikum om brannvern. Som en ideell organisasjon med over 100 års historie, er dette en oppgave de utfører på vegne av myndighetene.

"Vi loggfører alt i SuperOffice - alt fra en person som lurer på hvilken røykvarsler han skal ha, til borettslag som har spørsmål. Basert på spørsmålene som kommer inn kan vi identifisere utfordringer i samfunnet, og målrette vårt forebyggende arbeid mot dette," forklarer Line.

Fordelen er ikke bare dokumentasjon, men også kontinuitet i kundeservice:

"Hvis en person ringer tilbake noen dager senere, kan en annen kollega se hva som ble svart sist og følge opp saken. Det er veldig fint," sier Line.

Samarbeidet med Amesto Solutions.

Brannvernforeningen har hatt et tett samarbeid med Amesto Solutions siden starten, spesielt med Henning som har bygget systemet.

"Vi har et veldig spesielt system, og Henning og teamet har klart å forstå våre komplekse prosesser og lage gode løsninger for oss. Det har vært et veldig godt samarbeid hele veien," sier Tanja.

Hun trekker også frem en viktig trygghet: "Med det gamle systemet var vi veldig sårbare - vi var avhengige av én person. Nå har vi et stort firma i ryggen. Selv om Henning kjenner systemet best, er det alltid noen som kan svare hvis han ikke er tilgjengelig."

Samtidig ser organisasjonen muligheter for å ta systemet enda mer i bruk. "Vi kjenner systemet for dårlig utover det vi bruker til daglig. Derfor har vi bedt Amesto komme til oss og fortelle om mulighetene," sier Tanja.

Brannvernforeningen har nylig avtalt hyppigere møter med Amesto for å utforske flere funksjoner, spesielt innen marketing automation og flows.

Fremtiden: Enda mer automatisering

Neste steg for Brannvernforeningen er å ta i bruk flere funksjoner i SuperOffice CRM:

Flows for påminnelser
Automatisk varsling til personer som har sertifikater som snart utløper.

Samle alle kunder
I dag ligger bare sertifiseringskunder i systemet. Målet er å få inn også kursdeltakere, webinar-deltakere og konferansedeltakere - for å få total oversikt.

Segmentert kommunikasjon
Med alle kunder samlet kan de sende personaliserte nyhetsbrev basert på interesser og kurshistorikk.

Læring underveis

Som med alle store implementeringer, har det vært noen utfordringer:

Rapportering
"Det er uendelig med muligheter i rapportene, men det er utfordrende å forstå utvalg og kriterier. Dataen ligger der, men jeg klarer ikke alltid å få den ut," sier Tanja. Hun har identifisert behov for mer kompetanse på rapportering og dashboards.

Brukeropplæring
Noen sluttkunder sliter med å logge inn på det digitale sertifikatet, selv om informasjon står tydelig. Men av 50 000 sertifikater årlig er det relativt få henvendelser.

Oppsummert.

For Brannvernforeningen har SuperOffice vært en game-changer som har frigjort enorme ressurser. Fra tre personer som jobbet heltid med manuell dataregistrering, til én stilling fordelt på flere - det er en transformasjon som har gitt organisasjonen kapasitet til mer verdiskapende arbeid.

"Jeg er superfornøyd. Det har vært et veldig godt samarbeid hele veien. Amesto har klart å forstå våre komplekse behov og løse dem," oppsummerer Tanja.

På spørsmål om hun vil anbefale Amesto Solutions til andre, svarer hun uten å nøle: "Ti av ti. Det er helt supert. Det er veldig bra."

Sammen med Amesto Solutions fortsetter Brannvernforeningen nå å utforske nye muligheter i systemet, med mål om å samle enda flere kunder og automatisere enda mer av kommunikasjonen.

KUNDEHISTORIE: BRANNVERNFORENINGEN

Fra manuelt arbeid til automatisering: Slik håndterer Brannvernforeningen 45 000 sertifiseringer årlig.

SuperOffice CRM har skapt betydelige besparelser.

Tanja Vidhammer

Line Martinussen

Simplifying Business

Kort om Brannvernforeningen.