ERP-prosjekter som lykkes – slik sikrer du forankring i toppledelsen
Har du noen gang lurt på hvorfor noen ERP-prosjekter seiler gjennom implementeringen, mens andre ender i kaos? Etter å ha guidet mer enn 300 bedrifter gjennom ERP-implementeringer, ser vi et tydelig mønster: Forskjellen ligger nesten alltid i hvordan prosjektet er forankret hos toppledelsen.
I Amesto Solutions har vi samlet verdifulle innsikter fra våre mest suksessfulle prosjekter. Dette er ikke teori – det er praktiske erfaringer fra virkeligheten som kan gjøre en reell forskjell for din bedrift.
Når ledelsen eier prosjektet skjer det noe annet
Suksessfulle ERP-prosjekter har en ting til felles: Et aktivt lederskap som virkelig eier prosjektet. Når ledelsen setter av en dedikert prosjekteier og tar aktivt ansvar, ser vi gang på gang de mest positive resultatene.
I praksis ser dette slik ut:
- ERP-strategien er koblet direkte til virksomhetens overordnede mål
- Ledelsen definerer aktivt hva som skal prioriteres og hva som kan vente
- Fokuset ligger på forbedring av forretningsprosesser, ikke bare systembytte
- Det finnes tydelige suksesskriterier som alle forstår
Kontrasten kommer frem når vi sammenligner med prosjekter hvor drivkraften primært kommer fra IT-avdelingen eller økonomi – disse ender ofte med å digitalisere eksisterende prosesser uten reell forbedring.
Fra frykt for kostnadssprekk til strategisk investering
Når ERP-prosjekter diskuteres i ledergrupper, dukker bekymringen for kostnadssprekk nesten alltid opp først. Dette er en naturlig bekymring basert på hva mange har hørt og erfart om lignende prosjekter. Men min erfaring er at slike utfordringer kan unngås med riktig forankring i ledelsen helt fra starten.
En antagelse er at prosjekter blir ofte dobbelt så dyre som planlagt og at de derfor er mislykket. Dette handler imidlertid i stor grad om forankringen. Uten god forankring av prosjektet og tydelig forståelse av leveransen, måler man ofte mot feil forventninger.
Et mønster jeg har observert hos flere virksomheter før de kommer er at de starter med en ambisjon om standardisering, men har ikke kartlagt sin egen kompleksitet grundig nok eller ønsker å skreddersy i for stor grad der standardløsningene vil være tilstrekkelig. Med god forankring i ledelsen kan vi sammen identifisere disse utfordringene tidlig, slik at tilpasninger og kost/nytte planlegges fra starten fremfor å dukke opp som overraskelser halvveis i prosjektet.
Business case som faktisk overbeviser
De mest effektive business casene balanserer kortsiktige gevinster med langsiktig strategisk verdi:
Økonomiske argumenter som treffer:
- Dokumenterte besparelser på server- og vedlikeholdskostnader
- Konkrete eksempler på redusert manuelt arbeid og feilretting
- Tydeliggjøring av hvordan nye prosesser øker produktiviteten
Men like viktig er kvalitetsaspektet. Det er ikke alltid at alt skal bli mer effektivt. Kvalitet er også en del av parametrene som må vurderes. Et moderne ERP-system sikrer etterlevelse av rutiner og prosesser på en helt annen måte enn manuelle løsninger.
Den skjulte kostnaden ved å beholde gamle systemer
En av de vanskeligste, men viktigste, oppgavene er å synliggjøre den virkelige kostnaden ved å fortsette med eksisterende løsninger.
Det å drive en egen park med servere, databaser og riktige versjoner... den kostnaden er der konstant. Hver gang det kommer nye statlige krav, sikkerhetsproblemer eller serveroppgraderinger, kreves det ressurser.
Den reelle gevinsten med skybaserte løsninger er at disse kostnadene forsvinner. Når systemet oppdateres automatisk og leverandøren håndterer sikkerhet og lovpålagte endringer, kan virksomheten fokusere på sin kjernevirksomhet i stedet.
Et av de mest interessante resultatene vi ser: Organisasjoner som tar steget til skybaserte ERP-løsninger flytter ressursbruk fra teknisk vedlikehold til forretningsutvikling – noe som direkte styrker konkurranseevnen.
Tidlig involvering gir raskere beslutninger
En av de største fallgruvene vi observerer er prosjekter som starter uten styringsmandat fra ledelsen.
Ledelsen bør ta ansvar for prosjektet fra starten, etablere en intern prosjektstruktur og gi et tydelig mandat. Når dette er på plass, øker sjansen for suksess dramatisk.
Et arbeid som kunne vært gjort på tre uker med beslutningsdyktige deltakere, kan fort strekke seg til tre måneder når beslutninger hele tiden må løftes opp i organisasjonen.
Våre erfaringer viser at en optimal styringsgruppe inneholder:
- En engasjert prosjekteier fra ledelsen med reell beslutningsmyndighet
- Prosjektledere fra både kunde og leverandør
- Representanter fra viktige forretningsområder
- Kommersielt ansvarlige når det gjelder kontraktsforhold
Mange glemmer det viktigste: Menneskene
En overraskende blindsone i mange ERP-prosjekter er utilstrekkelig fokus på endringsledelse.
Det som mange prosjekter har behov for, er at vi skiller mellom hvem som er en del av prosjektgruppen og hvem som er endringsagenter. Hvis du ikke har med seg endringsagenter, så har du egentlig ikke så mange internt i organisasjonen som kan ta tak i endringsledelsedelen.
De mest vellykkede implementeringene vi har ledet inkluderer alltid:
- Strategisk utvelgelse av endringsagenter i organisasjonen
- Aktiv involvering av sluttbrukere i testing og verifikasjon
- Tydelig kommunikasjon om hvorfor endringen er nødvendig
- Realistisk vurdering av organisasjonens kapasitet for endring
En interessant observasjon fra mange av våre prosjekter: Ved å innføre et bedre tilpasset system kan noen brukere oppleve at de har fått mer å gjøre. "Mens det de egentlig gjør, er å etterleve rutiner og prosesser vi alltid skulle ha fulgt.
Vi tilbyr endringsledelse i forbindelse med ERP-implementeringer. Sjekk ut hva det innebærer her.
Fra prosjekt til forretningssuksess
Erfaringene fra våre mest vellykkede implementeringer er tydelige: ERP-prosjekter som drives aktivt fra toppen, med tydelig mandat og fokus på forretningsmessige gevinster, lykkes oftere og skaper større verdi.
Det positive budskapet er at dette er fullt oppnåelig. Med riktig forankring, tydelige roller og realistiske forventninger kan din virksomhet oppnå en smidig overgang til et moderne ERP-system – uten skrekkhistoriene som mange frykter.
Ønsker du å diskutere hvordan din virksomhet kan sikre et vellykket ERP-prosjekt med solid forankring i ledelsen? Kontakt oss via kontaktskjemaet nedenfor, for en uforpliktende samtale basert på våre erfaringer fra virkeligheten.
