Hvorfor migrere CRM-systemet til skyen?

Først og fremst må vi si noe om de ulike alternativene som finnes. Pris er noe de aller fleste – helt legitimt – henger seg litt opp i. For det er relativt store forskjeller, men forskjellene på hva du får igjen er også store.  

KJØPTE LISENSER (BUY) 

Dersom du har SuperOffice installert på egne servere eller hos en driftspartner, er sjansen stor for at du har kjøpte lisenser. Dette innebærer at du den gangen du anskaffet deg SuperOffice, også kjøpte et antall lisenser tilsvarende antall brukere i din bedrift. Når det kommer inn nyansatte må du kjøpe nye lisenser til disse, eller omfordele de du allerede har kjøpt. Lisenskjøpet er en ganske stor engangskostnad, som de fleste antakelig avskriver i løpet av x antall år. I tillegg betaler du vedlikehold på disse lisensene – dette for å få tilgang til nyere versjoner av SuperOffice etter hvert som disse lanseres.   

Les mer og last ned guiden som forteller deg hvordan du kan få økt kundetilfredshet.

ABONNEMENT 

Dersom du velger å flytte løsningen din til skyen – eller går dit direkte fra start - leier du lisensene til en fast kostnad per måned. Prisene på lisensene avhenger av hvilken funksjonalitet du ønsker at de ulike brukerne skal ha tilgang til.  

Så var det dette med pris da. Når man ser på totalbildet er kostnadene for abonnement 2-3 ganger høyere enn kjøpte lisenser (summert engangskostnader og løpende kostnader).  Da må vi se litt nærmere på hva man får igjen på de ulike løsningene:  

SERVERNE 

Påstand: «Dersom du har hatt SuperOffice lokalt installert på egne servere, kan du bare kvitte deg med disse». Du trenger tross alt ikke å bekymre deg for egne servere når du er i skyen. Så enkelt er det dessverre ikke for de aller fleste. Nei, du trenger ikke å skaffe egne servere lengre, men serverne kan være kjøpt, og ikke være ferdig avskrevet, eller du kan ha en avtale med en driftsleverandør med en viss varighet. Det som da er naturlig å trekke inn er de skjulte kostnadene. Serverne du har nå, har sannsynligvis flere applikasjoner installert på seg. Som tommelfingerregel beregnes en servers levetid til tre år. Dersom du belaster serveren mindre, kan denne levetiden økes til fire år, og i noen tilfeller fem år. Da snakker vi om en mer vesentlig besparelse. 

SIKKERHET 

Dette er et tema vi ikke kan få kommunisert tydelig nok: Sikkerhet blir mer og mer viktig. Når du er i skyen, trenger du ikke lenger tenke på backup og den slags. Dette håndteres for deg. Andre sikkerhetstrusler blir også nøye overvåket. Et eksempel på en slik trussel er såkalte «Ransomvirus», der du blir forhindret å aksessere egne data og applikasjoner før du enten har betalt en viss sum, eller ordnet problemet selv. Dette er ikke skremselspropaganda – bare blant Amestos egne kunder kan vi dessverre telle en håndfull tilfeller der dette har skjedd siste halvår. Alle har hatt SuperOffice installert på egne servere lokalt. Dette koster ikke bare penger å løse. I tillegg må nøkkelmedarbeidere bruke betydelige mengder tid på å løse problemet, og mest sannsynlig trenger du ekstern hjelp for å gjenopprette dataene når de blir tilgjengelig igjen.  

OPPGRADERINGER 

For å fullføre dette med sikkerhet: Er du på lokale servere, og vil være relativt godt beskyttet mot eksterne sikkerhetstrusler, anbefaler vi at det gjennomføres oppgraderinger minimum fire ganger per år. Hvor omfattende en oppgradering er avhenger av om løsningen din er 100 % standard, eller har tilpasninger. 

For å kunne nyttiggjøre deg av ny funksjonalitet som blir tilgjengelig i løsningen bør du oppgradere en gang per år. Eksempler på slik funksjonalitet er GDPR-funksjonaliteten som ble rullet ut i 2018, Sharepoint- og Office365-integrasjon, samt støtte for flere videomøtetjenester i disse dager, og andre nye «features».  

Kostnadene knyttet til disse oppgraderingen er meget relevant å ta med i sammenligningsgrunnlaget når du vurderer å flytte løsningen til skyen. 

I 2020 ble det foretatt 53 automatiske oppgraderinger av skyløsningen. Dette var alt fra sikkerhetspatcher, mindre feilrettinger, og utrulling av større funksjonelle forbedringer. 

NEDETID I SKYEN = 0,1 % 

Jepp, det stemmer: 0,1 %. Dette kan du selv se på status.superoffice.com. Mesteparten av de 0,1 % med nedetid er planlagt vedlikehold som utføres på sen kveld / i helg. Men selv i skyen kan det oppstå feil. Fordelen er at det foreligger tydelige rutiner for overvåking og håndtering av dette. Dersom du abonnerer på varslinger, vil du motta statusoppdateringer løpende til problemet er løst. 

Alle kostnader er som nevnt ikke “synlige”, men en enkel tilnærming til kostnader kan se slik ut: 15 brukere over henholdsvis 3, 5 og 8 år  

CRM er ikke et prosjekt. Det er en måte å jobbe på- og en strategi, og det må ha kontinuerlig fokus. Når du bestemmer deg for å flytte til skyen dukker det opp noen muligheter som mange velger å benytte seg av. En av disse mulighetene er det vi kaller for revitalisering, der vi tar en grundig gjennomgang av løsningen, og om denne fortsatt er satt opp optimalt med tanke på å understøtte målene i din bedrift. Datakvalitet er det også verdt å bruke litt tid på - det er ikke sikkert at du skal ha med deg all historikken videre, særlig fra et GDPR-perspektiv. 

 FEATURES I SKYEN, SOM DU MEST SANNSYNLIG IKKE HAR (ENDA…)

1. Nytt grensesnitt: I 2020 ble versjon 9 lansert, i helt nye farger, med forbedrede arbeidsflater, og en betydelig mer effektiv arbeidsflyt.
   
2. Ny editor for Marketing: Denne ble opprustet kraftig i vår, og er nå enda mer kraftig og brukervennlig.
3. «Finn» (Søk, Utvalg): Du kan nå bruke «Finn» i stedet for å lage utvalg når du skal finne en kundegruppe. Finn er et kraftigere søk enn hva Utvalg var, og betydelig mer brukervennlig.
4. Office365-integrasjon
5. Sharepoint-integrasjon
6. Videomøter: Inviter, svar og starte direkte i SuperOffice. (MS Teams, Google Meet, GoToMeeting, Jitsi Meet, Zoom og Webex Meetings)
7. Chatbot-integrasjon
8. «AI as a Service»: Språkgjenkjenning, automatisk kategorisering, sentiment, osv. 

OPPSUMMERING 

Når du vurderer å flytte SuperOffice til skyen er det essensielt at du tar en helhetlig tilnærming. Sammenligning av de løpende kostnadene er ikke tilstrekkelig, da verdien du får i retur ikke alltid er direkte målbar i kroner og øre. Sikkerhet, integrasjonsmuligheter og tilgang til ny funksjonalitet vil gi deg andre muligheter enn du har i dag, og mulighetene dine for å jobbe smartere innenfor kundetilfredshet, salg og markedsføring vil forbedres.