10 kritiske suksessfaktorer for en vellykket ERP-implementering.

Har du noen gang lurt på hva som virkelig avgjør om et ERP-implementeringsprosjekt blir en suksess? Kanskje du selv står midt i et slikt prosjekt, eller vurderer å starte et, og kjenner på både spenningen og utfordringene det innebærer.

I over 20 år har jeg vært en del av ERP-implementeringer i ulike bransjer og regioner, fra små bedrifter til store internasjonale selskaper. Jeg har ledet alt fra tekniske team til prosjektledere og konsulenter, og har sett hvordan et godt implementert ERP-system kan gjøre underverker for både kvaliteten på forretningsprosessene og effektiviteten i hele organisasjonen.

I dette blogginnlegget vil jeg dele de viktigste suksessfaktorene for ERP-implementeringer, og hvorfor disse er avgjørende for at du skal lykkes med ditt prosjekt – uansett bransje, størrelse på selskap eller kultur. Selv om hvert prosjekt er unikt, er det noen universelle faktorer som alltid spiller en viktig rolle, og som har hjulpet meg å navigere gjennom de mange utfordringene som kan oppstå.

Som prosjekteier, enten du er CFO, CIO eller COO, kan ERP-implementering føles som en kompleks og tidkrevende oppgave. Men med riktig tilnærming kan det faktisk være en utrolig givende prosess. Jeg vil gi deg innsikt i hvordan du kan fokusere på de kritiske suksessfaktorene for å sikre at ditt prosjekt gir de resultatene du ønsker.

Her er utdypende forklaringer av de 10 viktigste suksessfaktorene:

1. Ledelsesforankring 

• Hvorfor det er viktig: Ledelsens støtte er avgjørende for å sikre at prosjektet får de nødvendige ressursene og prioriteten det trenger. De setter også en retning for prosjektet og det vil være behov under prosjektet med støtte for eksempelvis beslutninger og potensielle endringer i scope. Slike prosjekter har alltid behov for endringsledelse og uten engasjement fra toppledelsen kan prosjektet møte motstand og ressurs-utfordringer. Etabler en prosjekteier tidlig i fasen før anskaffelsesprosessen starter.  

• Hvordan oppnå det: Ledelsen bør være aktivt involvert i prosjektet, delta i viktige møter, og kommunisere viktigheten av prosjektet til hele organisasjonen. Forankre prosjektet i øverste nivå i virksomheten og tilgjengeliggjør ledelse til å ta viktige beslutninger og bidra til å forhindre hindringer/utfordringer som kan oppstå. 

2. Avstemte forventninger 

• Hvorfor det er viktig: Klare og målbare mål hjelper alle involverte å forstå hva som skal oppnås og hvordan suksess vil bli målt. Dette bidrar til å unngå misforståelser og at alle forstår hva som er formålet med prosjektet og hva man kan forvente ut av det. Vær tydlig på hvor og hvordan man ønsker å få ut effekter, samt forstå tidlig hva dette også kan innebære av potensielle endringer i organisasjonen (alt fra endrede rutinger og prosesser til roller man kanskje ikke har behov for etter endt implementering). 

• Hvordan oppnå det: Start prosjektet med en grundig behovsanalyse internt og gjennomfør workshops for å definere mål og forventninger. Dokumenter disse og sørg for at alle interessenter er enige om de. Forklar også at det vil ta tid etter at man har startet å bruke det nye systemet, til man alle effekter er oppnådd. Selve overgangen vil oppleves som en ressurskrevende prosess og man vil måtte forvente at det tar tid til man er innkjørt i nytt system, rutiner/prosesser og at brukerne føler seg trygge i løsningen.  

3. Mandat til prosjektteamet 

• Hvorfor det er viktig: Et klart mandat gir prosjektteamet myndighet til å ta nødvendige beslutninger uten å måtte vente på godkjenninger. Prøv så langt dere kan å beslutte hva som kan besluttes av prosjektgruppen VS hva som er en ledelsesbeslutning. Hvis man ikke har tenkt over eller definert et mandag, kan dette i verste fall medførte forlengelse av prosjektet og økte kostnader.  

• Hvordan oppnå det: Etabler en aktiv styringsgruppe bestående av både prosjekteier, din prosjektleder samt viktige prosesseiere. Dette øker effektiviteten, sikrer at man jobber mot avtalt scope og reduserer forsinkelser. Gi prosjektlederen og teamet tydelige fullmakter og ansvar. Sett sammen en prosjektgruppe som har god kjennskap til dagens organisasjon, som også ønsker å se på forbedringer sett opp imot dagens prosesser. Sørg for at de har tilgang til nødvendige ressurser og støtte fra ledelsen.  

4. Kompetent og motivert team 

• Hvorfor det er viktig: Et dyktig og motivert team er i stand til å håndtere utfordringer og finne kreative løsninger. Uten riktig kompetanse kan prosjektet møte både løsningsmessige, tekniske og organisatoriske problemer. 

• Hvordan oppnå det: Velg teammedlemmer med relevant erfaring og ferdigheter. Dette bør være deltakere som kjenner dagens virksomhet godt og villig til å se etter forbedringer. De vil også være viktige bidragsytere for dere når resten av organisasjonen skal bruke løsningen. Representanter fra ledelsen bør også være med i et slikt team. Frigjør tid til deltakerne slik at de kan bruke tid på dette prosjektet, da dette er ofte ressurser som i dag har en presset hverdag og er nøkkelressurser for virksomheten.  

5. Kommunikasjon på alle nivåer 

• Hvorfor det er viktig: Åpen og ærlig kommunikasjon bidrar til å bygge tillit og engasjement. Det sikrer også at alle er informert om fremdrift, utfordringer og endringer. 

• Hvordan oppnå det: Etabler en kommunikasjonsplan som inkluderer regelmessige møter, oppdateringer og rapporter. Bruk ulike kommunikasjonskanaler for å nå alle interessenter. Det er også viktig at man har en balanse i budskapet sitt, slik at man ikke selger inn prosjektet for høyt. Det vil være roller som opplever at man får mer jobb i den nye løsningen (når den egentlige grunnen er at det nye systemet tvinger flere ressurser til å etterleve de prosessene man skal), noen vil spare seg betydelig med tid og noen opplever at de hadde elementer som var bedre før. Fokuser på denne endring er viktig for organisasjonen, vil understøtte bedre de strategiene man har satt for virksomheten men at det også vil ta tid før det er optimalt. Etabler en kanal som tar for seg ønsker som ikke blir løst med en gang, men tas opp til vurdering på et senere tidspunkt.  

6. Prosjektretningslinjer (Tid, Kost og Kvalitet) – hva er viktigst?

• Hvorfor det er viktig: Det er viktig å ta stilling til hvilke retningslinjer man skal styre etter (både internt men også mot din leverandør). Det er stor forskjell om målet er å utnytte alle standardprosesser fra systemet slik det er eller om leverandøren skal skreddersy alle prosesser til hvordan dere ønsker å definere de. Klare retningslinjer hjelper teamet med å prioritere oppgaver og ressurser, samt sikrer at prosjektet fokuserer på de viktigste aspektene og unngår å bli distrahert av mindre viktige detaljer. 

• Hvordan oppnå det: Definer retningslinjer og prioriteringer tidlig i prosjektet. Sørg for at disse er godt kommunisert og forstått av alle involverte. Det er viktig at leverandøren har gode og veletablerte metodikker for å gjennomføre prosjektet etter. Utvidelse av scope bør godkjennes før man starter og sjekk ut om hvilke potensielle endringer det vil få for tid, kost og kvalitet.  

7. Forståelse av omfanget 

• Hvorfor det er viktig: En grundig forståelse av omfanget sikrer at systemet møter virksomhetens krav og unngår dyre feil og tilpasninger senere. I en salgsprosess har man ofte blitt presentert for hva de ulike systemene kan gjøre, men det er viktig å skjønne hva selve prosjektet har som scope og ikke sammenlignes med et presentert mulighetsbilde.  

• Hvordan oppnå det: Utfør en detaljert behovsanalyse og kartlegging av eksisterende prosesser. Involver nøkkelbrukere og prosesseiere i denne prosessen for å sikre at alle behov blir identifisert. Bruk tid med din leverandør på å forstå hva som er tatt med i scope og hva som ikke er med. Det er også viktig å ha et forhold til om estimatene er basert på en «fast track approach» VS at man har muligheter både budsjettmessig og tidsmessig til å hensynta viktige områder man ønsker en mer konfigurert løsning opp imot deres virksomhet.  

8. Datakvalitet 

• Hvorfor det er viktig: Min erfaring er at god datakvalitet er avgjørende for å få pålitelige resultater fra systemet, der dårlig datakvalitet kan føre til feil beslutninger og ineffektivitet. Dårlig datakvalitet kan også være en stor kilde til at ting tar veldig lang tid for dere som organisasjon og for leverandøren. Hvis man ikke har kontroll på sine data, kan dette være en kilde for utsatt ønsket GoLive for et prosjekt.  

• Hvordan oppnå det: Etabler tidlig eiere for de ulike dataområdene. Hvem eier kundelisten, er det salgssjefen? Hvem eier listen over leverandører, ansatte etc. De ulike eierne vil være viktige bidragsytere gjennom prosjektet. Gjennomfør en grundig gjennomgang og rensing av data før implementering. For å opprettholde høy kvalitet på data er det viktig å etablere rutiner for kontinuerlig datakvalitetskontroll etter at man er live med løsningen.   

9. Testing, testing, testing 

• Hvorfor det er viktig: Jeg har vært med på flere prosjekter der man har undervurdert viktigheten av testing. Hvis man ikke setter av nok tid og ressurser til dette, kan det medføre utsettelse av prosjekt eller at man opplever mange feil når løsningen er i produksjon. Grundig testing sikrer at systemet fungerer som forventet og reduserer risikoen for feil som kan påvirke virksomheten. Det er viktig å avdekke feil tidlig før systemet tas i bruk. Testing gir deg også muligheten til å tilpasse deg den nye løsningen, samt avdekke der løsningen trenger forbedringer. Dette er også en viktig fase for dere når det kommer til opplæring og brukeraksept. Det er ønskelig at så mange som mulig er komfortable med løsningen før igangsettelse. Testingen vil også minimere risikoer.   

• Hvordan oppnå det: Det er viktig at man dedikerer ressurser som tar ansvar for testprosessen. Ofte vil det også være behov for flere personer som tar eierskap for de like testene for ulike forretningsprosesser. Utvikle en omfattende testplan som inkluderer funksjonell testing, integrasjonstesting og brukertesting. Involver sluttbrukere i testprosessen for å sikre at systemet møter deres behov. Kategoriser eventuelle feil man kan møte på, slik at man får et beslutningsgrunnlag på hva som er kritisk eller mer nice to have. Det kan være at prosjektet har behov for å gå videre selv om man har noen punkter som ikke er løst, men det bør da ikke være kritiske områder.  

10. Kontinuerlig forbedring 

• Hvorfor det er viktig: Implementeringen er ikke en engangsoppgave. Kontinuerlig forbedring sikrer at systemet fortsetter å møte virksomhetens behov og tilpasser seg endringer i markedet. I dagens skyverden kommer de ulike produsentene med nyheter kontinuerlig og det er viktig at man etablerer systemeiere som selv kan følge med eller i samarbeid med leverandøren – viktig å avdekke om det er ny funksjonalitet som kan effektivisere og øke kvalitet på dagens prosesser. Ved at man har skyløsninger ser vi også at behovet for eierskap hos IT synker og at det er mer prosesseierne som bør være involvert.  

• Hvordan oppnå det: Etabler en kultur for kontinuerlig forbedring ved å regelmessig evaluere systemets ytelse og implementere nødvendige oppdateringer og forbedringer. Forankre og deleger ansvar til en gitt ressurs eller ressurser. Involver brukere i denne prosessen for å få verdifulle tilbakemeldinger. Der man tidligere gjerne bygde seg opp teknisk gjeld ved at man ikke oppgraderte til de siste versjonene, vil minimere risikoen på å etablere seg innovasjonsgjeld ved at man ikke tar i bruk ny funksjonalitet (alt fra automatisering til bruk av AI).  

Ved å fokusere på disse suksessfaktorene kan du øke sjansene for et vellykket prosjekt som gir verdi til virksomheten din. Hver av disse faktorene spiller en kritisk rolle i å sikre at prosjektet blir gjennomført på en effektiv og vellykket måte.