Profesjonelle salgsprosesser gjennom 32 år med SuperOffice

Over 32 år med SuperOffice.

Triple-S har brukt SuperOffice siden 1993. Gjennom over tre tiår har systemet vært fundamentalt for hvordan selskapet utvikler salgsprosesser, håndterer kundehenvendelser og sikrer profesjonalitet i alle kundemøter.

Vi har snakket med Eiliv Elvebakk, administrerende direktør i Triple-S, om hvordan SuperOffice har vokst med bedriften, fra lokale servere til skyløsning, og fra enkel kundedatabase til sentral forretningsplattform.

Fra hackerangrep til skyløsning

Høsten 2019 ble konsernet Triple-S er en del av utsatt for et hackerangrep som stoppet alle IT systemene i virksomheten. "Det var en fryktelig følelse. Vi hadde både Visma Business og SuperOffice on-premise på våre egne servere i Sverige, og alt gikk ned," forteller Eiliv.

Hendelsen førte til en klar beslutning: "Etter det, da vi kom tilbake, var det en veldig enkel beslutning. Vi skulle ha SuperOffice opp i skyen - rett og slett for å redusere risiko."

Salgsprosessen som kjerne

"SuperOffice er virkelig kjernen i alle salgsprosessene våre. Vi oppretter salgskort, knytter aktiviteter til det, legger inn tilbud og ikke minst oppfølging," forklarer Eiliv.

Salgsprosessen følges tett: "Vi strømmer dataene opp i dashboard slik at avdelingene har gjennomgang av sin pipeline hver uke. Hva skal vi jobbe med? Hva er hot denne uka? Skal vi flytte noen datoer? Når forventer vi at dette lukkes?"

Les mer om SuperOffice Sales

Service som game-changer

En annen milepæl kom i 2011 da Triple-S gikk over til SuperOffice Service. "Tidligere håndterte vi support og kundehenvendelser på personlige mailkontoer. Vi hadde Excel-ark for å holde oversikten og håndterte dette manuelt. Da vi gikk over til Service, fikk vi strømlinjeformet kundehenvendelsene. Det har skapt kjempeverdi for oss," forteller Eiliv.

Nå er kundehenvendelsene organisert etter rolle, ikke person: "Om en medarbeider er på ferie eller syk, så blir kundehenvendelsene håndtert uansett. De er på avdeling og på rolle. Det har skapt kjempeverdi over veldig mange år."

Les mer om SuperOffice Service

Alt på ett sted

Triple-S bruker SuperOffice som arkiveringsplattform for all kundekommunikasjon. "Vi lagrer både dokumenter og mailer, slik at vi har alt lagret på ett sted rundt kundekommunikasjon."

Dette skaper trygghet: "Både for vår del og kundens del kan vi gå inn og se: Hva har vi kommunisert? Hva avtalte vi faktisk - både i salgsprosessen og i forhold til saker vi har håndtert? Husken kan bli dårlig etter hvert, men i systemet finner vi fakta."

Les mer om SuperOffice Marketing

Læring over tid

Med 32 års erfaring har Triple-S også lært at bruk av CRM endrer seg. "Bruken av SuperOffice endrer seg med tiden. Vi har målt antall kundemøter, antall kunder vi har mistet, ABC-kunder - masse forskjellige ting. Noe av det vi setter opp kan være riktig i en periode, men etter ett-to år må vi endre fokus," forteller Eiliv.

Dette krever kontinuerlig opprydding: "Vi er nå i prosess for å gå over til skybasert ERP med Business NXT, og vi gleder oss skikkelig til. I forbindelse med overgangen til Business NXT, rydder vi nå også i SuperOffice. Kanskje er det felt på kundekortet som var relevante for fem år siden, men som ikke er i bruk nå. Da tar vi det bort."

Eiliv understreker viktigheten av fleksibilitet: "Det er en viktig del av SuperOffice at det er et fleksibelt system som gjør at vi kan endre over tid."

Samarbeidet med Amesto Solutions.

Triple-S har samarbeidet med Amesto Solutions siden 2013, først med Visma Business og senere også med SuperOffice. "Kommunikasjonen med Amesto fungerer veldig bra. Det er derfor vi har beholdt Amesto som løsningspartner," sier Eiliv.

Han setter pris på den kompetansen Amesto bringer: "Det er viktig å ha en løsningspartner som kjenner både ERP og CRM, og som har input fra andre kunder. Vi kan spørre: Hva er egentlig best practice? Hvordan bør vi gjøre dette?"

Eiliv fremhever også verdien av kritisk tenkning: "Når vi bruker konsulenter fra Amesto, og de stiller kritiske spørsmål og utfordrer oss litt. Det er bra."

Fagdager og kontinuerlig læring

For å holde seg oppdatert setter Eiliv pris på fysiske samlinger. "Den type arrangementer som Amesto arrangerer er veldig fint. Der kan vi se hvor utviklingen går - både på overordnet nivå, men også rett ned i produktene og løsningene."

Han understreker at dette har blitt viktigere: "På 2000-tallet og 2010-tallet skjedde det ikke så veldig mye i SuperOffice. Men nå skjer det jo mye mer i og med at man har kommet opp i skyen. Utviklingen skjer mye raskere, så det er viktigere for oss å holde oss oppdatert enn det var tidligere."

Risikoen ved ikke å ha CRM

Eiliv har en klar oppfatning om hvem som trenger CRM. "Hvis du skal være et ordentlig seriøst selskap som ønsker vekst og profesjonalitet - både for sin egen del og mot kundene - så må du ha et CRM-system. Jeg kan ikke forstå hvordan du kan drive uten."

Han peker på risikoen ved å stå utenfor: "Det handler ikke bare om vekstmuligheter. Det handler også om risiko for å bli utradert i markedet. Det som gikk an for 20 år siden, går etter hvert ikke an lenger. Når yngre generasjoner nå sitter i beslutningsposisjoner, skjer det en gradvis endring. Færre og færre ringer. Hva skjer da når du ikke har et CRM-system og prosesser som er tilpasset en digital verden?

Et annet viktig poeng er kunnskapsoverføring: "Hva skjer når gründeren eller de som har alt oppe i hodet slutter? Hvordan skal nye medarbeidere komme i gang og finne informasjon om kundene når de ikke har et CRM-system å slå opp i?"

Oppsummert.

For Triple-S har SuperOffice vært helt fundamentalt gjennom 32 år. "SuperOffice har vært veldig viktig for oss i utviklingen vi har hatt som selskap. Det har vært helt fundamentalt for at vi kan utvikle salgsprosessene våre, gjennomføre profesjonelle prosesser og øke sannsynligheten for at vi vinner - for at vi får vekst," oppsummerer Eiliv.

Han fremhever spesielt to områder: "Måten vi kan planlegge og drive en salgsprosess framover skaper stor verdi for oss. Og sakshåndteringen - at kundehenvendelser er på avdeling og rolle i stedet for på personlige mailkontoer - har skapt kjempeverdi over mange år."

Sammen med Amesto Solutions som partner har Triple-S bygget en løsning som har fulgt dem fra lokale servere til skyen, fra enkle kundelister til komplekse salgsprosesser, og fra manuell oppfølging til automatiserte workflows. Med integrasjoner mot Business NXT og fremtidige AI-funksjoner fortsetter reisen.

KUNDEHISTORIE: TRIPLE-S

Slik har Triple-S bygget profesjonelle salgsprosesser.

Over 32 år med SuperOffice.

Eiliv Elvebakk

Simplifying Business

Kort om Triple-S.

Fra hackerangrep til skyløsning

Mer enn et system - en arbeidsmåte.