Hva er et MRP-system, og hvorfor trenger produksjonsbedrifter det?

Når du skal produsere 100 sykler til en kunde, hvordan sikrer du at alle komponenter, hjul, ramme, styre, skjermer, er tilgjengelige når produksjonen starter? Og hva skjer hvis en leverandør plutselig melder forsinket levering på en kritisk del?

For mange produksjonsbedrifter er dette daglige utfordringer. Etter å ha jobbet med produksjonsplanlegging siden 1977, har jeg sett hvordan mangel på systematisk planlegging skaper unødvendig stress, forsinkelser og tapte muligheter. Det er her MRP-systemer kommer inn i bildet.

MRP – materialbehovsplanlegging i praksis

MRP står for Material Requirements Planning, eller materialbehovsplanlegging på norsk. I sin enkleste form er det et planleggingsverktøy som sørger for at riktige materialer er tilgjengelige til rett tid for å oppfylle produksjonsplanen.

Tenk på det som en intelligent assistent som kontinuerlig svarer på tre kritiske spørsmål:

• Hva trenger vi?
• Hvor mye trenger vi?
• Når trenger vi det?

Men et MRP-system gjør mye mer enn å stille spørsmål. Det beregner konkrete svar basert på produktstrukturer, lagerbeholdning, kundeordrer og produksjonsplaner. Systemet genererer forslag til både produksjonsordre og innkjøpsordre, samt tidspunkt for når disse må startes for å unngå materialmangel eller overflødig lager.

Hvordan fungerer egentlig MRP-logikken?

La meg ta deg gjennom en MRP-prosess med et konkret eksempel.

Når du skal produsere de 100 syklene til en kunde, starter systemet med å se på produktstrukturen – eller stykklisten som vi også kaller det. For hver sykkel trenger du to hjul, én ramme, ett styre og skjermer. Dette er basisinformasjonen systemet jobber ut fra.

Neste steg er å beregne bruttobehov kontra nettobehov. Bruttobehovet er enkelt: 100 sykler betyr 200 hjul, 100 rammer og så videre. Men kanskje har du allerede produsert 30 sykler som ligger på lager? Da blir nettobehovet ditt 70 sykler – det du faktisk må produsere.

Så kommer den virkelig smarte delen: systemet jobber seg bakover i tid basert på ledetider. Hvis leverandøren av hjul trenger tre uker på levering, og monteringen av sykkelen tar fem dager, beregner MRP-systemet nøyaktig når du må bestille hjulene og når produksjonen må starte for å levere til kunden på avtalt dato.

Mer enn bare innkjøp – en helhetlig produksjonsstrategi

Det som skiller et MRP-system fra enklere planleggingsverktøy, er dybden i planleggingen. Du må tenke på interne ledetider, kapasitet i produksjonen, og hvordan ulike prosesser henger sammen.

Ta en kjøkkenprodusent jeg har jobbet med som eksempel. De hadde 13.000 artikler og kompleks konfigurering av hvert kjøkken. Med et Excel-ark hadde det vært umulig å holde oversikt. Et MRP-system ga dem ikke bare kontroll på materialer, men også på produksjonsflyt og kapasitetsutnyttelse.

En viktig faktor mange glemmer er håndtering av halvfabrikata. Kanskje er det lønnsomt å produsere visse komponenter til lager, mens andre produseres direkte til ordre. Et stålskapprodusent jeg kjenner produserer standardhyller og beslag til lager, men setter sammen skapene først når konkrete ordre kommer inn. MRP-systemet håndterer begge deler, både ordrestyrt produksjon for ferdige skap, og bestillingspunkt for standardkomponenter, samt sammenslåing av flere produksjonsbehov til en ordre.

ClockWork er et eksempel på et slikt MRP-system. Les mer om ClockWork her.

Når Excel ikke lenger holder mål

Mange produksjonsbedrifter starter med Excel-ark for planlegging. Det kan fungere en stund, men problemene dukker raskt opp.

Først og fremst er du avhengig av én person som behersker systemet. Når vedkommende er syk eller slutter, står du ofte igjen med komplekse regneark som ingen andre forstår. Det er heller ikke uvanlig at man har 15-20 Excel-filer som er avhengige av hverandre.

Det som virkelig skiller et MRP-system fra Excel er dynamikken. Når en leverandør plutselig endrer ledetid fra tre uker til tre måneder – noe vi så under Covid-19 – må du oppdatere én gang i MRP-systemet. Alle beregninger justeres automatisk. I Excel må du manuelt oppdatere hver formel, hver referanse, hver celle.

Et annet kritisk punkt er sporbarhet. Hvis en bestilling forsinkes, kan MRP-systemet umiddelbart vise hvilke produksjonsordre og hvilke kundeleveranser som påvirkes. Det får du ikke til i Excel uten omfattende manuelt arbeid.

Her kan du lese mer om fallggruvene ved bruk av Excel i produksjonsplanlegging.

MRP som del av ERP – hva er forskjellen?

Du har kanskje hørt både om MRP og ERP, og lurer på hvordan de henger sammen.

ERP – Enterprise Resource Planning – er et bredere forretningssystem som dekker økonomi, logistikk, HR, salg og produksjon. MRP er ofte en modul innenfor et ERP-system. Eller som jeg liker å si: ERP er økonomisystem, innkjøp og litt enkelt planlegging, mens MRP går dypere inn i produksjonsplanlegging og materialbehovsberegning.

I praksis: Et ERP-system uten MRP er ikke et komplett ERP-system for produksjonsbedrifter. Du trenger MRP-logikken for å kunne planlegge produksjonen effektivt.

Hvilke bedrifter trenger egentlig MRP?

En vanlig misforståelse er at MRP kun er for store produksjonsbedrifter. Det stemmer ikke.

Logikken i MRP er den samme enten du har 17 planleggere eller én person som bruker en time daglig på planlegging. Forskjellen ligger i kompleksitet og antall artikler, ikke størrelse på bedriften.

En mellomstor norsk bedrift med 8 ansatte i administrasjon og 12 i produksjon har absolutt behov for MRP hvis de:

• Jobber med stykklister og sammensatte produkter
• Har varierende etterspørsel og mange komponenter
• Trenger god kontroll på lager og leveringsdyktighet
• Vil unngå binding av kapital i feil deler

MRP passer primært for produksjonsbedrifter som jobber med stykk­listbaserte produkter – mekanisk industri, elektronikk, møbelproduksjon, eller annen serie- og ordreproduksjon.

Grunnlaget for vellykket MRP: masterdata

Det finnes et kjent prinsipp i datasystemer: "garbage in, garbage out". Dette gjelder kanskje mer for MRP enn noe annet system.

Før du kan kjøre MRP effektivt, må visse masterdata være på plass:

• Artikler med riktige ledetider og priser
• Produktstrukturer (stykklister) som viser hvordan produktene er bygd opp
• Leverandør- og kundeinformasjon
• Lagerdata og ressurser (maskiner, arbeidsstasjoner)

Den vanligste årsaken til at MRP gir feil forslag er dårlig datakvalitet. Hvis en produksjonsordre skulle vært ferdig for 14 dager siden, men fortsatt ligger åpen i systemet, vil MRP fortsette å foreslå materialer til denne. Resultatet blir et "jammende" system som gir ubrukelige forslag.

Min erfaring er at nesten alle bedrifter som bruker MRP hadde hatt stor glede av bedre rutiner på håndtering av grunndata. Det lønner seg å rydde opp før implementering heller enn å ta med seg gammelt rot inn i det nye systemet.

Fra reaktiv til proaktiv produksjonsledelse

Det som virkelig skiller bedrifter med og uten MRP, er evnen til å håndtere avvik.

Uten MRP bruker du mesteparten av tiden på brannslukking – å finne ut hva som mangler, ringe leverandører, flytte ordre manuelt. Med MRP får du tid til det som virkelig skaper verdi: å håndtere avvik systematisk og løse rotårsaken til problemene.

Et moderne MRP-system gir deg ikke bare oversikt, men også handlingsmeldinger: "denne ordren må flyttes", "denne komponenten mangler", "denne leveransen er kritisk for kundelevanse X". Du kan fokusere på unntak heller enn rutine.

For en typisk planlegger betyr dette at arbeidet går fra å administrere Excel-ark og jage informasjon, til å ta strategiske beslutninger om prioritering og kapasitetsutnyttelse.

Er din bedrift klar for MRP?

Hvis du gjenkjenner ett eller flere av disse scenarioene, er det på tide å vurdere et MRP-system:

• Du bruker mye tid på å finne ut hva som mangler i produksjonen
• Forsinkelser fra leverandører skaper kaos i planleggingen
• Du har vanskelig for å gi kunder presise leveringstider
• Dere har for mye kapital bundet i feil lager
• Én eller få personer sitter med all planleggingskunnskap

Et godt MRP-system flytter fokuset fra daglig brannslukking til strategisk produksjonsstyring. Det gir deg kontroll, forutsigbarhet og mulighet til å faktisk levere det du lover kundene dine.

Ønsker du å diskutere hvordan MRP kan passe for din virksomhet? Kontakt oss i Amesto ClockWork for en uforpliktende samtale om produksjonsplanlegging i praksis.