Hvorfor Excel ikke holder for materialplanlegging

«Vi har brukt Excel i årevis, og det fungerer helt fint.»

Mange produksjonsbedrifter starter med Excel-ark for planlegging. Det kan fungere en stund, men problemene dukker raskt opp. Etter mange års erfaring med produksjonsplanlegging har jeg sett det samme mønsteret gjenta seg: Det som starter som en fleksibel løsning, ender som en krevende flaskehals.

Excel på steroider trenger en excel maestro

Det største problemet med Excel for produksjonsplanlegging er avhengigheten av enkeltpersoner.

For å få Excel til å fungere for materialplanlegging trenger du en person som virkelig kan Excel, en maestro. Med en gang den personen blir syk eller kanskje slutter i bedriften, sitter du med 17 Excelark som er avhengige av hverandre, som ingen klarer å oppdatere.

Det er noe jeg har vært borti titt og ofte  – at man liker å bruke Excel. Problemet er at kunnskapen og logikken som oftest ligger hos én person, ikke i systemet.

Hvis du jobber i et MRP-system, har du all denne logikken liggende i systemet, og det er tilgjengelig for alle brukere. Det er en vesentlig forskjell – systemet blir personuavhengig.

Les mer om hva et MRP-system kan gjøre for din produksjonsbedrift

Når leverandøren endrer ledetid over natten

La meg ta et konkret eksempel: En leverandør endrer leveringstiden fra tre uker til tre måneder. (Dette skjedde for mange under Covid-19). Hva gjør du da?

I Excel må du inn i regnearkene og passe på å taste riktig på alle stedene hvor denne ledetiden inngår. I et MRP-system endrer du det ett sted, og så tar alle beregninger hensyn til det med en gang.

Total datasikkerhet og datakvalitet er et nøkkelord. Det er ingenting i veien for at du kan ta ut rapporter til Excel og se på det, men vær forsiktig med å la Excel styre planleggingen din.

Der Excel ikke gir deg enkle svar 

En av de største svakhetene ved Excel viser seg når noe går galt: Leverandøren melder at en komponent er forsinket med tre uker. 

I Excel starter et omfattende detektivarbeid. Du må manuelt lete gjennom produksjonsordre, sjekke hvilke kunder som er avhengige av komponenten, og finne ut hvilke prosjekter som må varsles. Selv for erfarne Excel-brukere er dette tidkrevende og usikkert.

Et MRP-system gir deg svaret umiddelbart. Systemet viser nøyaktig hvilke kundeleveranser som påvirkes av forsinkelsen, og du kan raskt ta informerte beslutninger om hvordan du skal håndtere situasjonen.

Dette er en stor fordel med å bruke et dedikert planleggingssystem.

Når datamengden blir for stor

Det blir fort store datamengder. Du kan få flere tusen poster du skal forholde deg til, og de kan bli uoversiktlige å håndtere i Excel.

Ta en kjøkkenprodusent vi jobber med som eksempel – de har 13.000 artikler. Når noen spør om de heller kan bruke Excel, er svaret enkelt: Med så mange artikler og den kompleksiteten som ligger i konfigurering og produktstrukturer, er Excel rett og slett ikke egnet.

Excel mangler integrasjon med resten av bedriften

Et annet grunnleggende problem er at Excel er et isolert system.

Du kan i prinsippet integrere MRP-systemet mot hvilket økonomisystem som helst. Vi bruker de samme mekanismene – det er bare formatene og måten man kommuniserer på som er forskjellig.

Excel kan ikke gi deg den samme integrasjonen. Data må flyttes manuelt mellom systemer, og hver gang du overfører informasjon manuelt, risikerer du feil.

Tidskostnaden: Hva Excel egentlig koster

Det som ofte overrasker folk er hvor mye tid som faktisk går med til å vedlikeholde Excel-systemer.

Et arbeid som kunne vært gjort på tre uker med beslutningsdyktige deltakere, kan fort strekke seg til tre måneder når beslutninger hele tiden må løftes opp i organisasjonen eller når du må vente på at Excel-eksperten skal oppdatere systemet.

Tenk på dette: Hvis planleggeren din bruker halvparten av tiden sin på å oppdatere Excel-ark i stedet for å faktisk planlegge produksjonen og håndtere avvik – hva koster det egentlig?

Migrering fra Excel er mulig

En bekymring mange har er: Hva skjer med all jobben vi har lagt ned i Excel-systemet vårt?

Hvis en ansatt har jobbet i Excel i mange år, klarer hen fint å legge opp pivottabeller som henter ut dataene fra regnearkene, laste disse ned i en CSV-fil. Disse filene importeres inn i MRP-systemet.

I Amesto ClocWork har vi flere mekanismer for å integrere og lese data. En ting er å lese inn en CSV-fil, men vi håndterer også XML, JSON og API-er. Det er mange metoder som benyttes for å få data inn i og ut av MRP-systemet.

Selv om du har jobbet flere år med produksjonsplanleggingen i Excel, er du ikke fortapt i regnearket. Du kan flytte på deg.

Les mer om Amesto ClockWork

Excel har sin plass, men ikke i produksjonsplanlegging

Jeg sier ikke at Excel er et dårlig verktøy. Det er utmerket for analyser og rapporter. Ingenting står i veien for at du kan ta ut rapporter til Excel og analysere dataene der.

Men for daglig materialplanlegging og produksjonsstyring trenger du noe mer robust. Du trenger et system hvor logikken ligger i systemet, ikke hos enkeltpersoner. Et system som er tilgjengelig for alle relevante brukere, som gir deg advarsler når noe er galt, og som lar deg se konsekvenser av endringer umiddelbart.

Ønsker du å diskutere hvordan din bedrift kan gå videre fra Excel til systematisk materialplanlegging? Kontakt oss i Amesto ClockWork for en uforpliktende samtale.