Hva koster det å implementere Visma Net?
Å implementere Visma Net er en stor, strategisk, viktig oppgave som fører med seg vesentlige kostnader for enhver bedrift. Utfordringene i prosessen er mange, og det er flere faktorer som har en direkte eller indirekte innvirkning på den totale kostnaden i prosjektet. Noen ting er mer åpenbare enn andre, og dermed enklere å forberede seg på, mens andre utfordringer kan være skjulte, og mindre håndfaste.
Husk imidlertid at Visma Net ikke bare er en kostnad, men også en mulighet til å forbedre effektiviteten, automatisere prosesser og styrke beslutningstakingen i virksomheten din. Husk også at dersom du kan unngå å ansette en eller flere personer for å håndtere unødvendige manuelle oppgaver i dine administrasjons- eller logistikkprosesser så har du spart inn mange ganger kostnaden med å implementere et profesjonelt ERP system.
I denne artikkelen vil vi gå nærmere inn på de mest sentrale direkte og indirekte kostnadene som implementering av Visma Net fører med seg. Vi vil også vise deg noen generelle tall og konkrete eksempler for å gi deg en idé om hva slags sluttpris Visma Net kan ha for en bedrift av en viss type og størrelse.
Amesto tilbyr ulike ERP-systemer fra Visma Software. Les mer om ERP-systemene vi tilbyr her.
Forstå dine unike forretningsbehov
Før du kan estimere kostnadene ved å implementere Visma Net, er det viktig å forstå dine spesifikke forretningsbehov og mål. Hva er målene dine med å implementere Visma Net? Hvilke arbeidsrutiner skal støttes? Hvilke systemer bør integreres? Hvilke prosesser trengs å automatiseres?
Å ha en klar forståelse av disse faktorene vil hjelpe deg med å tilpasse Visma Net til din bedrift.
Hvilket ERP-system man velger er avhengig av hvilken kompleksitet, skalerbarhet og fleksibilitet man har behov for. De forutsigbare kostnadene er også tett relatert til de detaljene som inngår i disse tre kategoriene. I tillegg kommer også de skreddersydde tilpasningene til bedriftens størrelse, posisjon og sektor. Gjennom Visma Nets grunnleggende funksjonalitet finner du løsninger som fungerer både for SMB’er, og større selskaper.
Les guiden vår 18-punkts sjekkliste for å finne det rette ERP-systemet for din virksomhet.
De direkte kostnadene
1. Implementering
Den største delen av kostnadene kommer i første rekke ved implementering. Prisen for implementering kommer i form av et større enkeltbeløp som vil variere ut ifra selskapets størrelse, hvor komplekse behov og strukturer du har, om du skal ha flere moduler, og hvilke leverandører du velger.
Implementeringskostnadene inkluderer vanligvis designworkshops for dine ulike prosessområder, konfigurering av systemet, dataoverføring, opplæring, pluss eventuell integrasjon til andre systemer / datakilder. Ca 80% av Amesto sine kunder som bruker Visma Net har en eller flere integrasjoner mot andre systemer.
For de små-mellomstore bedriftene vil prisen for implementering gjerne ligge mellom 160-250.000 kr, men kan i noen tilfeller strekke seg nærmere 400.000 kr, og over, avhengig av hvor mange moduler man tar i bruk (Finans, Logistikk, Prosjektregnskap) og hvor stor kompleksitet man har i sine grunndata, regnskap, pris og leveranse/faktureringsmodeller.
2. Lisens- og transaksjonskostnader
En betydelig del av kostnadene ved å implementere Visma Net kommer fra lisenskostnader, som faktureres månedlig. I likhet med implementering, vil lisensbeløpet variere alt etter hvilke moduler og funksjoner du skal ha tilgang til.
Lisensprisene til Visma Net finner du her!
I tillegg til faste lisenskostnader kommer transaksjonskostnader, som naturlig nok avhenger av hvor mange transaksjoner bedriften har i løpet av en periode.
3. Integrasjoner med andre systemer
Det er veldig vanlig og ha en eller flere integrasjoner til en moderne skyløsning. Kostanden på implementeringen, og ikke minst tidslinjen til prosjektet blir i stor grad påvirket av antall integrasjoner og kompleksitet.
Mange systemer har standard integrasjoner mot Visma Net, det vil si at de er ferdig utviklet og kun må aktiveres/konfigureres. Denne typen integrasjon krever derfor ingen utviklingstidtid og lite testing, med mindre man gjør vesentlige endringer i standarden.
Andre typer integrasjoner er mer spesialsydd for å dekke et eller flere konkrete prosessbehov, eller er mot systemer der ingen passende standard eksisterer. Disse integrasjonene krever derfor vesentlig mer tid til både analyse, utvikling, dokumentasjon og test.
Det er kritisk å gjøre nøye analyse av din bedrifts konkrete behov, og hva som finnes av standarder for å løse disse behovene, før man går i gang med en utrulling av Visma Net. Denne type analyse er en standard del av Amesto sin implementeringsmetodikk, og er noen av de første arbeidsmøtene som blir avholdt i prosjektets designfase.
4. Supportavtale
Mange tenker ikke over behovet for en supportavtale før problemene først oppstår. Å ha et sterkt support-team i ryggen som raskt kan gi støtte og hjelp når noe går galt, er gull verdt, og bør ikke undervurderes. Som regel faktureres supportavtaler som et fast beløp pr. måned. Hvor stort beløpet er vil avhenge av hvor mange systemer avtalen dekker, hvor mange superbrukere man har, og hvor kompleks løsningen er. Typisk vil beløpet tilsvare mellom 30-50 % av årlig lisenskostnad.
De skjulte kostnadene
1. Tid og planlegging
Mange bedrifter tar ikke full høyde for hvor tidkrevende implementering av et nytt ERP-system kan være. Ikke bare skal systemet settes opp og integreres med alle systemene det skal samarbeide med, men opplæring, utarbeiding av rutiner og strukturering av prosesser er også nødvendig for å gjøre det til en velfungerende løsning.
Alt dette, og ikke minst planleggingen det krever, tar selvfølgelig tid. Tiden det tar å gjennomføre hvert ledd av planlegging og implementering skalerer også med hvor stort selskapet er, og hvor komplekst det er strukturmessig. For et gjennomsnittlig tilfelle uten forsinkelser vil prosjektet ta omtrent 2-6 måneder.
For å unngå tidspress og et prematurt ERP-system må du planlegge godt før du setter i gang med implementeringsprosjektet. Det er også viktig at du har realistiske forventninger og tydelige milepæler underveis for kontinuerlig fremgang og måloppnåelse.
2. Omstilling og vegring
Det er ikke uvanlig at ansatte vegrer seg for å ta i bruk nye systemer. Mennesker er naturlig nok skeptiske til forandring, og noen mer enn andre. Denne vegringen kan føre til at implementeringen tar lengre tid, og du kan bli nødt til å ansette dedikert personell med riktig kompetanse. Systemfrykt kan også føre til utsettelser og andre små hindringer som kan være med på å dra opp de totale kostnadene.
For å forhindre dette, er det viktig at de ansatte og brukerne forstår fordelene med det nye systemet, fremfor gamle rutiner og prosesser. Et godt tips for å sikre eierskap er god kommunikasjon, og å involvere de som vil bli brukere av systemet fra start. Da sikrer du at de får muligheten til å lufte sine bekymringer og ønsker, fremfor å føle at de overkjøres og stenges ute fra prosessen.
3. Kompetanse og opplæring
Kompetansen til den som er hovedansvarlig for Visma Net er kritisk for at implementeringen skal bli en suksess, og for å holde totalkostnaden nede. Opplæring og kompetanseheving for sluttbrukere av Visma Net er også essensielt for å sikre høy effektivitet i bruken av systemet.
Vi anbefaler å utnevne en eller flere «Superbrukere» - personer som har ansvar for å få tilstrekkelig kunnskap om systemet til å kunne gi nødvendig bistand til andre brukere, og som distribuerer essensiell informasjon ved behov. Avhengig av selskapets størrelse og struktur, kan dette være en enkeltperson som har kunnskap om alle deler av systemet, eller personer i hver relevant avdeling i selskapet med ekstra god kjennskap til akkurat den delen av systemet avdelingen bruker.
Priseksempler fra tre ulike bedrifter
Det er ofte vanskelig å gi et konkret svar på nøyaktig hvor mye det koster å implementere Visma Net, ettersom det er veldig mange faktorer som spiller inn. Vi gjør derfor oppmerksom på at påfølgende eksempler er basert på ca. tall og erfaringer, og vil variere avhengig av timepriser, faktiske tidsestimater og konkrete lisensbehov. Forhåpentligvis gir eksemplenene likevel god informasjonen over hva du bør forvente av kostnader.
Selskap 1
Dette selskapet arbeider med teknologi og konsulenttjenester, har 30-60 ansatte, og er del av et lite konsern med ett holdingselskap. Selskap 1 har kun behov for finansmodulen, trenger ingen integrasjoner, og har et relativt enkelt regnskap.
I og med at Selskap 1 kan følge Norske standarder og trenger lite spesiell logikk eller integrasjoner i løsningen, vil de kunne benytte seg av Amesto sin standard implementeringsmetodikk, Amesto Essentials og får derfor en kort og agil implementering. Den totale kostnaden deres ender på 165 000 kr for implementering, 6 000 kr i månedlig lisens, og 3 000 kr månedlig for support, pluss transaksjonskostnader for bruk av systemet.
Selskap 2
Dette selskapet driver innenfor varehandel og retail, har over 80 ansatte og behov for både finans og lager- og logistikkmodulen. Selskapet har en høyere grad av kompleksitet og behov i sin virksomhet enn Selskap 1, og trenger i tillegg integrasjon med en webshop, et kassesystem, håndterminaler og en ekstern kort og betalingsløsning. Dette trekker implementeringskostnad og kompleksitet opp.
Total kostnad ender på 420 000 kr for implementering (eks. integrasjon), 13 500 kr i månedlig lisens, og 5 000 kr. månedlig for support, pluss transaksjoner for bruk av løsningen.
Selskap 3
Selskap 3 er et stort selskap med over 200 ansatte, 8 ulike driftsselskaper med ulike virksomhetsområder og høy grad av kompleksitet i struktur. Selskapet har kun behov for finansmodulen, men trenger både integrasjoner og komplekse datasynkroniseringer og konverteringer mellom ulike systemer og sine egne selskaper. På grunn av størrelse og kompleksitet får de en vesentlig høyere implementeringskostnad, fordi det er forventet at prosjektet krever omfattende analyser, løsningsdesign, møtevirksomhet, og flere generelle avklaringer. Dette medfører at det totale bildet, både i form av prosjektets tidslinje og estimerte konsulenttimer er mer omfattende sammenlignet med Selskap 1 og 2.
Selskap 3 ender totalt på 1 350 000 kr for implementering (inkl. integrasjoner) samt 16 900 kr i måneden for lisens. I tillegg kommer support på 8500 kr månedlig, pluss transaksjoner for bruk av løsningen.
Om du ønsker mer nøyaktige tall for deg og ditt selskap, oppfordrer vi deg til å ta en prat med oss.
Vi hjelper deg med TCO og implementering
Når du vurderer kostnadene ved å implementere Visma Net, er det viktig å se på den totale kostnaden over tid (Total Cost of Ownership). Å forstå TCO vil hjelpe deg med å lage en realistisk budsjettering for implementeringen av Visma Net. Det kan for øvrig være greit å vite at TCO stort sett alltid vil være lavere ved en skybasert løsning (SaaS) enn lokalt installert (OnPrem).
Vi håper du har fått et bedre bilde av kostnadene rundt Visma Net, og hva du må ta høyde for når du undersøker og planlegger videre. Har du spørsmål om innholdet i denne artikkelen, ønsker tall som er nærliggende for ditt selskap, eller vil ha hjelp til å komme i gang med implementeringen, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss.
