Hva koster det å implementere et ERP-system?
Kostnader knyttet til ERP-systemer kan ha en overraskende effekt på det totale kostnadsbildet.
I løpet av de siste årene har de fleste store (og små) leverandørene begynt å tilby skybaserte ERP-løsninger hvor inngangs- og oppstartskostnadene er lave, og kostnaden er lineære i forhold til antall lisenser.
Riktignok er kostnadene relatert til ERP-systemer. Disse systemene er helt avhengige av kompleksitet, skalerbarhet og fleksibiliteten man ønsker. Samtidig finner man løsninger både for SMBs og store selskaper, i tillegg til skreddersømmer som måtte passe bedriftens størrelse, posisjon og sektor – gjennom Visma.net ERP sitt grunnleggende verktøy, Visma.net Financials. Det man derimot må tenke på er de indirekte kostnadene som følger implementeringen av systemet. I dette innlegget skal vi nevne de 5 mest sentrale indirekte/skjulte kostnadene som et ERP-system kan føre med seg.
1. TID OG PLANLEGGING
Det mange bedrifter ikke tar høyde for ved implementeringen av ERP-system er at det er tidkrevende å implementere systemet, utarbeide rutiner og strukturere prosesser for en velfungerende løsning. For å unngå tidspress og premature ERP-systemer, er planlegging grunnleggende, før man setter i gang slike prosjekter. Det er også viktig å ha realistiske forventninger og milepæler underveis i prosjektet, som sørger for kontinuerlig fremgang og måloppnåelse.
2. OMSTILLING OG FRYKT
En tradisjonell konsensus er at de ansatte er redde for å ta i bruk nye systemer. Dette kan føre til at implementeringen tar lengre tid, og at man er nødt til å ansette dedikert personell med ERP-kompetanse. Videre kan systemfrykt føre til utsettelser og andre forhold, som kan være med på å dra opp de totale kostnadene. Det er derfor viktig at de ansatte og brukerne forstår fordelene ved et ERP-system og samtidig føler et eierskap til systemet. Et godt tips for å sikre eierskap er tydelig kommunikasjon og involvering, for å sikre forståelse av at dette skaper en bedre hverdag for de ansatte og for selskapet som helhet.
3. KOMPETANSE OG TRENING
Kompetansen til vedkommende som skal være ansvarlig for ERP-systemet er kritisk for både å lykkes med ERP-systemet og for å holde kostnadene nede. Trening og kompetanseheving blant brukerne av ERP-systemet er derfor essensielt for å holde kostnadene nede. Her kan det være hensiktsmessig å utnevne en ”knowledge champion” eller kunnskapsressurs som sørger for nødvendig bistand, og at essensiell informasjon blir distribuert ved behov.
4. OPPGRADERINGER
Oppgraderinger og endringer av ERP-systemer kan også være en betydelig kostnadsdriver, som gjerne er en konsekvens av at bedriften vokser eller, i verste fall, at bedriften reduseres. Scenarioplanlegging i form av hvordan bedriften og ERP-systemet vil utvikle seg de neste årene vil være et viktig verktøy for å kartlegge de potensielle kostnadene. Ved valg av skyløsning vil denne kostnaden frafalle helt.
5. SUPPORT
Når problemene først oppstår, er det kritisk å ha et velfungerende support-team som kan støtte oppunder de problemene som måtte oppstå rundt ERP-systemet. Et kompetansesenter som kan bistå bedriften med teknisk assistanse med en metodisk og rask tilnærming vil for mange bedrifter være en nøkkelfaktor for å lykkes med ERP-systemet.
De 5 nevnte punktene ovenfor er sentrale og potensielle kostnadsdrivere, som kan ha en overraskende effekt på ERP-systemene. Det er derfor viktig å ha disse i mente når man implementerer et nytt ERP system.
Har du spørsmål? Kontakt oss
