Slik blir du en god ERP-bestiller.
Du har hørt om IT-prosjektene som gikk i dass… enten fordi de oversteg kostandsrammen eller dro ut på tid. Hva kan du som bestiller av et ERP prosjekt gjøre for å holde både tid og kostnader nede, samtidig som at prosjektet blir levert med god kvalitet?
Vet du hva som skiller de mest effektive ERP-bestillerne fra resten? Gjennom over 300 ERP prosjekter har jeg sett hvordan de beste bestillerne klarer å balansere tid, kost og kvalitet. Disse parametrene er ofte avgjørende for at prosjektet blir vellykket og tilfredsstiller behovet.
Disse tre parametrene er ofte sammenkoblet, og de påvirker hverandre kontinuerlig. For eksempel:
Tid:
- Forsinket datamigrering: Hvis migrering av data fra gamle systemer tar lengre tid enn planlagt, kan det forsinke hele prosjektet.
- Avhengigheter mellom moduler: ERP-systemer har ofte moduler som må implementeres i en bestemt rekkefølge. Hvis én modul blir forsinket, kan det påvirke hele tidslinjen.
- Endringsforespørsler: Nye krav fra brukerne underveis kan føre til ekstra utviklingstid og utsette go-live.
Kost:
- Ekstra konsulenttimer: Hvis prosjektet drar ut i tid, øker kostnadene til eksterne konsulenter og prosjektressurser.
- Tilleggslisenser: Nye funksjonskrav kan kreve ekstra moduler eller lisenser fra ERP-leverandøren.
- Opplæring og endringsledelse: Hvis brukerne trenger mer opplæring enn antatt, kan det kreve ekstra budsjett.
Kvalitet:
- Utilstrekkelig testing: Hvis man kutter ned på testfasen for å holde tidsplanen, kan det føre til feil i produksjon.
- Dårlig kravspesifikasjon: Hvis kravene ikke er godt nok definert fra starten, kan løsningen bli lite brukervennlig eller ikke dekke forretningsbehovene.
- Manglende involvering fra brukere: Uten god involvering fra sluttbrukere kan løsningen mangle viktig funksjonalitet eller være vanskelig å ta i bruk.
Se vår liste for mer informasjon om hvilken påvirkning disse tre parametre kan ha i et prosjekt.
Forberedelser og prioriteringer
De beste ERP-bestillerne starter med å knytte systemvalget til virksomhetens strategi og KPIer. De tenker prosess, fremfor teknologi, og følger 80/20-prinsippet i kravspesifikasjoner.
Et klassisk problem er at virksomheter bruker uforholdsmessig mye tid på å dekke absolutt alle behov – også spesielle unntak. De dyktige bestillerne gjør i stedet dette:
- Fokuserer på virksomhetens hovedprosesser først
- Prioriterer tydelig mellom må-krav og bør-krav
- Er åpne for å håndtere spesialtilfeller manuelt utenfor systemet
- Vurderer nøye hvilke prosesser som gir reelle konkurransefortrinn
"80/20-regelen har aldri vært viktigere enn i ERP-prosjekter. Fokuser på 80% av bedriftens viktigste prosesser og ikke skreddersy til «avviksbehov» som eks kan komme fra et gitt kundekrav. Unntakene eller personspesifikke behov kan ofte bli store kostnadsdrivere i et prosjekt."
Spesielt i skyløsninger er standardprosesser viktig, fordi skyleverandørene bygger funksjonalitet på beste praksis, og tilpasninger blir teknologisk- / tilpassningsgjeld når forbedringer slippes til standard prosesser. De flinkeste bestillerne tilpasser sine egne prosesser når det gir mening.
En fallgruve jeg ofte ser er at virksomheter lager svært detaljerte kravspesifikasjoner, selv om målet er å utnytte "beste praksis". Dette fører til at prosjektet fokuserer på spesifikke tilpasninger i stedet for å tilpasse seg systemet man investerer i.
Mange krav endres underveis når man oppdager at et moderne ERP-system løser ting på nye måter. Unntaksbehov og spesialtilpasninger som ble bygget historisk grunnet kundeforpliktelser, bør heller håndteres utenfor standardløsningen eller i samarbeid med kunden om ting kan løses på andre måter.
Fokuser først på å etablere gode prosesser for din kjernevirksomhet. Våg å bruke de anbefalte standardprosessene, og vent med tilpasninger til du har brukt systemet en stund. Når du kjenner systemet godt, blir du også en bedre bestiller med høyere treffsikkerhet på hvilke tilpasninger som virkelig er viktige.
Roller og kompetanse
Mange undervurderer hvor viktig det er å avklare roller og ansvar tidlig. De beste bestillerne sørger for at disse rollene er klart definert:
- Dedikert prosjekteier og prosjektleder
- Prosessansvarlige for hver hovedprosess
- Testansvarlige som utvikler og gjennomfører testscenarioer
- Klare eiere av masterdata – hvem har ansvar for kunde-, leverandør- og produktdata?
Masterdata-eierskap er ofte uklart. Hvem eier kundedimensjonen – salg, CRM-ansvarlig eller økonomi? Avklar dette tidlig for å unngå forvirring senere.
Kundens ansvar og muligheter
Mange blir overrasket over hva som faktisk er kundens ansvar i et ERP-prosjekt. Basert på min erfaring må kunden selv ta eierskap til:
- Utvikling av testscenarioer – en kunde kan ha 30 ulike varianter av fakturering som alle må testes
- Datavask og beslutninger om hvilke data som skal migreres – vi kan aldri bestemme hvilke kundeposter som skal beholdes
- Utvikling av nye rutinebeskrivelser – ikke bare brukerdokumentasjon
- Endringsledelse internt i organisasjonen
Kunder som tar større eierskap, sparer kostnader. Når du tar ansvar for testing, bruker digitale opplæringsressurser aktivt, og lærer systemet tidlig, reduseres både implementeringskostnader og risiko.
Et typisk eksempel: Hvis kunden tar i bruk digitale opplæringsressurser i stedet for tradisjonell klasseromsundervisning, sparer de betydelige beløp. Men dette krever at organisasjonen faktisk gjennomfører opplæringen – det hjelper lite hvis intensjonen er god, men gjennomføringen mangler.
Effektiv beslutningsprosess og endringsledelse
Gi prosjektgruppen tydelig mandat. Uten beslutningsmyndighet forsinkes prosjektet og kostnadene øker. En workshop som burde tatt tre uker, kan plutselig ta tre måneder når beslutninger må løftes oppover i organisasjonen.
Start endringsledelse før kontrakten er signert ved å:
- Informere organisasjonen om hvorfor prosjektet gjennomføres
- Tydeliggjøre hvilke roller som vil endres og hvordan
- Skape forståelse for at effektivisering betyr nye arbeidsoppgaver for noen
I ett prosjekt mistet vi en hel måned fordi IT-medarbeidere plutselig innså at deres rolle ville endres drastisk. Med automatiserte prosesser ble feilmeldinger nå håndtert av forretningssiden, ikke IT. Dette kunne vært unngått med bedre endringsledelse fra starten.
Prosjekter med høy grad av automatisering og integrasjoner fører ofte til store endringer i arbeidsoppgaver. De flinkeste bestillerne identifiserer disse endringene tidlig og kommuniserer dem tydelig, slik at medarbeiderne forstår at de kanskje må lære seg nye ferdigheter.
Langsiktig verdi og forvaltning
Virksomheter som får mest verdi ut av ERP-systemet over tid har:
- Løsninger som direkte understøtter deres viktigste KPIer
- God datakvalitet og pålitelige rapporter
- Frigjort tid fra datainnsamling til analyse og beslutninger
Få virksomheter har ressurser til å følge med på alle systemoppdateringer. En god forvaltningsavtale gir verdi ved at du får presentert de viktigste nyhetene for din virksomhet, og råd om hvilke nye funksjoner som er verdt å implementere.
Tre råd til nye ERP-bestillere
Til slutt, mine tre viktigste råd til deg som skal bestille et nytt ERP-system:
- Sett sammen riktige løsninger for din virksomhet. Noen ganger er flere spesialiserte, godt integrerte systemer bedre. Kjenn din næring og virksomhet – trenger du en spesialisert netthandelsløsning, er det smart å velge én som er god på nettopp det.
- Vær åpen for standardprosesser. Det ligger mye kunnskap i standardløsningene, og det er ofte mer effektivt å endre interne prosesser enn å spesialtilpasse systemet.
- Sett realistiske ambisjoner. Det er bedre å gjennomføre implementeringen i faser enn å gape over for mye på én gang. Spesielt for virksomheter med mange selskaper eller internasjonal tilstedeværelse kan det være smart å la noen enheter gå foran og brøyte vei for resten.
Utvikling kommer gjennom erfaring
De beste bestillerne blir ikke født – de utvikles gjennom erfaring. De fleste blir virkelig gode først etter å ha brukt systemet i 6-12 måneder. Inntil da, stol på at systemleverandøren har tenkt gjennom beste praksis for din bransje.
Balansere tid, kost og kvalitet
Som bestiller må du forstå hvordan de tre styringsparametrene påvirker hverandre:
Når du ønsker lavere kostnader:
- Du får kanskje redusert funksjonalitet som ikke dekker alle behov
- Mindre erfarne ressurser kan gi flere feil
- Redusert testing kan føre til ustabilitet
- Begrenset opplæring resulterer i mindre effektiv bruk
- Enklere metoder for datamigrering kan gi datakvalitetsproblemer
- Mindre tilpasning reduserer systemets effektivitet
Når du vil redusere tidsbruken:
- Hastverk fører til oversette detaljer og feil
- Mindre testing lar feil slippe gjennom til produksjon
- Kortere opplæring gjør brukerne dårligere forberedt
- Raskere beslutninger blir mindre grundige
- Mindre tid til tilpasning reduserer systemets tilpasning til dine behov
Når du prioriterer høyere kvalitet:
- Testing krever mer tid
- Grundigere opplæring øker både tid og kostnader
- Høyt kvalifiserte konsulenter koster mer
- Omfattende tilpasning tar lengre tid og koster mer
- Detaljert planlegging forlenger tidslinjen
Suksess handler om å finne riktig balanse mellom disse parametrene basert på virksomhetens prioriteringer. Vær tydelig på hva som er viktigst for ditt prosjekt, og kommuniser dette til både prosjektteamet og ledelsen.
