CRM-system | Effektivitet

Hvor mye tid bruker du på å finne informasjonen du er på jakt etter?

Dette kan være alt fra en avtale, et tilbud som har blitt sendt eller et mobilnummer, en tilbakemelding på en faktura, eller hvilke produkter kunden faktisk har kjøpt av deg. Har dere svart på spørsmålet kunden sendte dere i går, og hvem har i så fall gjort det? Er supporthenvendelsen i det hele tatt løst?

Ligger møtenotatene lokalt, i en teamsmappe blant 100 andre, kanskje på Sharepoint, eller på et fellesområde i Utforsker? For å være effektiv kreves det struktur.

Hvor er dine største tidstyver?

For å finne ut av det må det ofte en kartlegging til. Dette kan være gjennom intervjuer i kombinasjon med digitale skjema som fylles ut. Det finnes bedrifter som har tatt frem stoppeklokken for å komme til bunns i dette, noe som kanskje kan assosieres med å jobbe på et samlebånd. Sannheten er imidlertid at man ofte ikke helt vet hvor skoen trykker, og har full oversikt over alle oppgaver som utføres i løpet av en dag.

Start med å identifisere utfordringer og muligheter, for deretter å prioritere hvor de «lavest hengende fruktene» befinner seg. Hvilke arbeidsoppgaver du kan effektivisere med minst mulig innsats. Definer målsetninger, strategi og handlingsplan for å kunne måle og følge med på utviklingen.

Vanlige tidstyver vi støter på er:

• Datakvalitet. Man har ikke korrekte opplysninger om kunder og kontaktpersoner i de ulike systemene. Hvilken informasjon er den korrekte?
  
  
• For mange steder for lagring av viktige dokumenter, og ofte krevende å søke opp disse.
  
  
• Etterlevelse av GDPR. Hvilke kontaktpersoner har du faktisk lov å sende informasjon til? Hvilke personer er lagret på ulike steder, dersom de ber om å bli slettet, eventuelt å få innsyn i hva som er lagret om dem?
  
  
• Innkommende henvendelser havner i en felles innboks, der det ikke finnes oversikt over hvem som har svart, eller hva som har blitt sagt.