Workshopper og oversikt
Når kan vi starte?

Hvor i prosjektet er vi:  Workshopper

Aaro Systems AB og Amesto går inn i et forprosjekt med workshopper, der målet er å avdekke behov og muligheter for Aaro Systems i Visma Net.

Hva skjer

Før Amesto kan sette opp et testmiljø for systemet, må workshopper for økonomifunksjonen og integrasjoner gjennomføres. Workshoppene er avgjørende for å sørge for at implementeringsprosjektet er tilstrekkelig spesifisert og dokumentert, og danner grunnlaget for Løsningsdokumentasjonen som beskriver kundens nye løsning. Løsningsdokumentasjonen blir vedlagt implementeringsavtalen mellom Aaro Systems og Amesto og er en kritisk målestokk for prosjektet. Løsningsdokumentasjonen inneholder også en detaljert framdriftsplan med milepæler og beslutningspunkter, som Amestos prosjektleder, Marianne Amten, har ansvaret for å utarbeide og følge opp.  

Hvilken hensikt har workshopper i et Visma Implementeringsprosjekt?

De to konsulentene, Johanna og Linda, som jobber på prosjektet, kjenner systemet godt og har erfaring fra tidligere implementasjonsprosjekter. De stiller en lang rekke spørsmål til Rosanna og Annette for å forstå detaljene i alt fra konteringsbegreper til momshåndtering. De jobber aktivt for å minimere risikoen i prosjektet ved å få oversikt over hvordan regnskapet blir gjort i dag, hvilke data som styrer hva i systemet, og hvor dataene kommer fra.

Annette og Rosanna er utålmodige etter å få komme inn i Visma-systemet og forstå hvordan det virker.

“Det kommer til å kjennes som et eviglangt intervju,” sier prosjektleder Marianne Amtén før de går igang. 

Johanna og Linda kjenner systemet innenfra og ut og har erfaring fra tidligere implementasjonsprosjekter. De to konsulentene sitter med dyp innsikt i hvordan utfordringene som avdekkes kan løses, og jobber aktivt for å minimere risikoen i prosjektet gjennom å få oversikt over hvordan regnskapet gjøres pr. i dag, hvilke data som styrer hva i systemet og hvor dataene kommer fra. 

Marianne og konsulentene stiller en lang rekke spørsmål til Rosanna og Annette for å gjøre seg kjent med detaljene i alt fra konteringsbegrep til momshåndtering. Andre spørsmål som stilles er hvordan periodisering av fakturaer gjøres og hvilke systemer som skal være styrende “master” for dataene som avdekkes, og konsulentene henter informasjon om så mange detaljer som mulig. 

Hvordan systemet kan settes opp begynner å ta form.  

På dette stadiet i forprosjektet begynner Annette og Rosanna å tenke på muligheter de ikke kjenner til, som kan gjøre det mulig å jobbe annerledes i Visma Net. Marianne forsikrer dem om at det vil være tid til å forstå og finne ut av alt når testmiljøet settes opp i neste fase av implementeringen.

Man kan ha en ide om hvordan systemet bør se ut, men det er først når kunden går inn og prøver ut funksjonene og workflow´ene at de kan avdekke ting som mangler, eller legge til nye ting som letter arbeidsgangen. 

“Jo mer grunnleggende forarbeide man gjør, jo færre overraskelser får man senere i prosjektet,” sier Marianne om denne fasen.

Last ned e-boken: "9 måter de beste jobber med ERP"

Risikostyring

Risikoeliminering i prosjektet er fokuset for arbeidet som gjøres i forprosjektet. Det handler om å forsikre seg om at kunden, konsulentene og prosjektlederen har samme forståelse av hva som skal leveres og hvilke problemer som skal løses. I tillegg må forventningene settes og samkjøres slik at de blir så like som mulig hos Amesto og Aaro Systems.

Workshoppene legger grunnlaget for PDD'en som er avtaledokumentet for hele implementeringsprosjektet. Alle senere endringer i prosjektet vil skje i forhold til det som er avtalt i PDD'en, så det er avgjørende at den er nøyaktig og dekker alle nødvendige områder. Prosessen med å utvikle en PDD er en samarbeidsøvelse mellom Aaro Systems og Amesto. Det inkluderer definering av mål og krav, beskrivelse av oppgaver og leveranser, utvikling av en arbeidsplan og et budsjett, identifisering av risikofaktorer og utvikling av en rapporteringsstruktur for prosjektet.

For å sikre at PDD'en er så nøyaktig som mulig, er det viktig å involvere de riktige menneskene i prosessen. Det inkluderer representanter fra økonomi, IT, ledelse og andre nøkkelområder i organisasjonen. Det er også viktig å sikre at alle interessenter er informert og engasjert i prosessen. Dette vil bidra til å skape en følelse av eierskap og forpliktelse til prosjektet.

Workshoppene i forprosjektet gir også konsulentene muligheten til å identifisere eventuelle tekniske problemer eller utfordringer som kan oppstå under implementeringen. Ved å gjøre dette kan de utvikle en plan for å håndtere disse problemene på forhånd, og dermed minimere risikoen for forsinkelser eller feil under implementeringsprosessen.

Implementering av Visma net

Etter å ha gått gjennom PDD´en er Annette og Rosanna  begeistret – de gleder seg til å fylle ut malverket med data som skal inn i Visma net og få satt opp testmiljøet hvor de kan begynne å lære seg hvordan Visma net fungerer. 

Implementering av et komplekst system som Visma kan være en utfordring, men med riktig forberedelse og planlegging kan risikoen reduseres og suksess sikres. Workshoppene i forprosjektet er en viktig del av denne planleggingsprosessen, da de gir muligheten til å identifisere problemer og utfordringer på forhånd, og utvikle en plan for å håndtere dem. Gjennom samarbeid og kommunikasjon kan Aaro Systems og Amesto sikre en vellykket implementering av Visma-systemet.