FASE: TESTPROSJEKT
Fra kaos kommer orden – Malverk og testmiljø.
Dag 21-30 i ERP-implementeringen.
Når PDD´en er undertegnet og prosjektet er akseptert, skal det fylles ut maler for oppsett av testmiljø. Konsulentene Johanna og Linda følger opp Rosanna og Annette tett i denne fasen, og står på pletten for å svare på spørsmål og hjelpe til med å forstå hvilken informasjon som skal legges inn hvor. Marianne gjennomfører prosjektmøter og sørger for at testmiljøet blir satt opp i riktig tid og at prosjektet er på riktig spor.
Hvor i prosjektet er vi: Testmiljø
Nå skal dataene som er høstet fra workshopfasen videreforedles, malverk skal fylles ut av Annette og Rosanna hos Aaro Systems, dataene skal leses inn og Visma Net testmiljøet skal settes opp.
Hva skjer?
Nå skal Marianne og konsulentene gå dypere i “the nitty gritty details”. Hvordan Aaro Systems jobber dokumenteres i større detalj, og arbeidsflytene; inngående og utgående strømmer av informasjon, hvilke data som skal styre og hvilke data som skal arves i systemet, kartlegges.
Kartlegging av informasjonsflyt i systemene.
“Nå begynner tusen-spørsmåls-fasen.“
– Marianne Amtén, prosjektleder, om malverk- og testmiljøfasen.
Når implementeringsprosjektet er akseptert av Aaro Systems og PDD´en underskrevet, går første del av implementasjonen, oppsett av testmiljø, i gang.
For at testmiljøet skal bli satt opp så riktig som mulig, må Rosanna og Annette fylle ut et malverk som legges opp på bakgrunn av informasjonen som er fanget i workshoppene.
Malverket kartlegger detaljert informasjon om hvordan økonomiavdelingen hos Aaro Systems jobber og hvordan informasjonsflyten mellom systemene deres håndteres.
Konsulentene Johanna og Linda og prosjektlederen Marianne har sittet i mange tilsvarende prosjekter tidligere, og de vet hvilke spørsmål de skal stille for å få den riktige informasjonen inn i skjemaene.
Det handler om å få oversikt over hvordan flyten i systemet skal settes opp. Marianne og konsulentene har solid erfaring med disse prosessene, og geleider Rosanna og Annette trygt gjennom prosessen. Ved å bruke disse malverkene, sørger man for at best practice for oppsett av testmiljø følges.
“Når man skal velge hvilke bokser man skal krysse av og hva som skal styres og arves av hva i systemet, så må man spørre kunden detaljspørsmål og følgespørsmål,” sier prosjektleder Marianne.
Samtidig reflekterer Marianne over at det er viktig å huske på å se ting fra kundens perspektiv:
“Annette og Rosanna er veldig kompetente, og de forstår hva vi spør om. De er også veldig raske til å svare på spørsmål, og det gjør jobben min lett når vi setter opp testmiljøet og trenger deres input for å komme videre,” sier Marianne.
Les også blogginnlegget "Gevinster og kostnader ved implementering av nytt ERP-system."
Friksjon og forståelse i implementeringen
Annette og Rosanna føler at de famler rundt og at de ikke helt har kontroll. Alt er nytt, og endringsprosessen er igang. For en økonom som er vant til å ha stålkontroll på alle detaljer, er det ikke så lett med alt det nye som tar form.
“ Du vet, vi er økonomer, så å føle at vi ikke har kontroll, det er helt krise for oss,” sier Annette med et smil.
Hun fortsetter med å reflektere over at Marianne og konsulentene allikevel klarte å få dem til å føle seg trygge og ivaretatt gjennom prosessen, og at det var tydelig at de hadde solid erfaring. Hver gang damene hos Aaro Systems stilte spørsmål, fikk de umiddelbart svar, og konsultentene hos Amesto framsto som kompetente, hjelpsomme og effektive.
Best practice og god hjelp fører til framdrift
Oppsettet av et testmiljø for Visma-systemet krever detaljert informasjon om hvordan økonomiavdelingen hos Aaro Systems jobber og hvordan informasjonsflyten mellom systemene deres håndteres. For å sikre at best practice for oppsett av testmiljø følges, benyttes malverk som kartlegger denne informasjonen. Konsulentene hos Amesto har solid erfaring med prosessen og er i stand til å hjelpe kunden med å forstå og føle seg trygge gjennom implementeringsprosessen. Selv om det kan være utfordrende for økonomene hos Aaro Systems å føle at de ikke har kontroll, bidrar konsulentenes kompetanse og effektivitet til å minimere risikoen for uforutsette problemer når systemet er i full drift.