Dag 31-40 av ERP-implementering | Tilgang til systemet

Implementeringsprosjektet er en læringsprosess

Implementeringen av Visma Net er en prosess der prosjektlederen leder kunden gjennom en planlagt modningsreise. Prosjektlederen blir kjent med kunden og kundens arbeidsmetoder og behov, det gjøres en kartlegging.

Deretter settes testmiljøet opp. Testmiljøet er ikke live; det er en sandkasse hvor kunden kan prøve ut de forskjellige funksjonene i Visma Net. En del av denne prosessen handler om at systemet skreddersys til kundens behov og bruk.

Før det er mulig å gå live med Visma Net, må all funksjonalitet være på plass i testmiljøet; fakturainformasjonen må hentes inn og legge seg på riktig sted. I tillegg må konteringsbeløp og periodiseringer ha gode løsninger, og momsregnskapet skal være riktig. Integrasjoner mot andre systemer skal også helst kunne testes for å se at informasjonen som hentes legger seg riktig.

I testmiljøet får Anette og Rosanna den første følelsen av hvordan systemet kommer til å fungere og om behovene deres for funksjonaliteter i Visma Net blir dekket. De får også en første erfaring med hvordan arbeidsmetodene deres kommer til å måtte endres.

Annette og Rosanna er flere ganger i løpet av de innledende workshoppene og når de kommer inn i testmiljøet litt frustrerte fordi de ikke kjenner systemet. De vet ikke hvordan Visma Net fungerer eller hvilke muligheter som finnes, dermed kan de heller ikke si noe om hvilke behov de har. Damene synes det er vanskelig å se hvilke muligheter de har for å endre arbeidet sitt.

Det er en “høna eller egget”-problemstilling - de vet ikke hva de ikke vet, og fordi de ikke vet det kan de heller ikke forestille seg eller ha oversikt over hvordan de kan legge om prosessene sine til å bli annerledes.

Har du Visma Global, men ønsker å gå over til Visma Net? Amesto har et eget migreringsteam som hjelper deg med overgangen!

Opplæring og tett oppfølging

Rosanna og Annette får opplæring i Visma Net. Hver runde med opplæring tar rundt to timer over fem ganger.

Først får de innføring i navigasjon i Visma Net og så blir de vist rundt i systemet og lærer hvordan alt sammen virker.

I etterkant av hver opplæringssesjon må de gå inn i systemet og gjøre oppgaver som de har fått fasit til. Det å få oversikt kjennes vanskelig. De er begge litt engstelige for om systemet kan håndtere alle unntakene som finnes i prosessene til økonomiavdelingen. Å få oversikt over, og å løse hvordan unntak skal håndteres, er en stor del av jobben som gjøres.

Linda og Johanna jobber heldigvis tett på og er raske til å svare når det kommer spørsmål. De roser Annette og Rosanna for at de lærer seg tingene raskt og at de er frampå og nysgjerrige, vil ha oversikt og ikke er redde for å stille spørsmål.

“Vi har vært kravstore og har villet ha alt riktig fra start, og det å ikke ha full kontroll er en uvant følelse for oss begge. Og sånn er vi litt som personer - vi er praktiske og vil teste og lære", sier Rosanna.

Anette hadde flere unntak i bakhodet allerede før implementeringsprosjektet startet. Både hun og Rosanna har villet teste og bygge og se på regler og restriksjoner, og de er begge veldig opptatt av å finne ut av om de funksjonene de har behov for, finnes i systemet.

“Vi har masse unntak som vi må få på plass regler for. Om ting og informasjon lekker i Visma Net, blir det feil hele veien,” sier Annette.

Endrede arbeidsprosesser og tidsbesparing

Å legge om måten man jobber på og måtene man tenker på er en prosess som krever endring. Arbeidsflyten slik den har vært skal endres og en ny arbeidsflyt skal jobbes fram.

Når de bare er igjennom den første, vanskelige måneden med overgang fra sånn ting er til sånn ting skal bli med det nye systemet, vil økonomiavdelingen spare masse tid.

“Vi har mange ulike steg som skal forandres i arbeidet vårt, og det har ikke gjort det enklere for oss i den prosessen vi er i nå,” sier Annette.

Annette regner med at automatiseringen av fakturautsendelser og momshåndtering vil kunne spare henne for mange timers manuell fakturering i måneden. Tiden vil hun kunne bruke til få gjort andre ting som hører til stillingen hennes som økonomiansvarlig hos Aaro Systems AB.

Læringskurven vil alltid være bratt når man legger om fra manuelle systemer til automasjon. Veien er er alltid litt kronglete, uansett hvilke systemer og prosesser det er snakk om, og akkurat i innkjøringsfasen føles det litt mye på en gang.

“Vi har et helt nytt system vi skal lære oss, og i tillegg har vi en jobb vi skal gjøre. Folk skal ha lønn, og fakturaer skal fortsatt sendes ut. Det er tøft", sier Annette.

I neste blogg får du lære mer om prosjektlederrollen og prosjektplanen, og hvorfor en dyktig prosjektleder er helt nødvendig i et implementeringsprosjekt.

Bli med oss videre og følg implementeringen av Visma Net.

Les bloggserien vår og få dyp innsikt i de forskjellige stegene i en implementeringsprosess. Du lærer også om hvordan vi i Amesto samarbeider med deg for å skreddersy systemet i forhold til dine behov.