Siste sjekk: Leveransegodkjenning og GO LIVE.

Hvor i prosjektet er vi: Forberedelse til GO LIVE

Hva skjer?

Annette og Rosanna forbereder seg på den første faktureringen i Visma Net. De gruer seg litt, for  årsregnskapet skal gjøres samtidig. 

Implementeringen av et nytt system kan være en utfordrende prosess, og det er mange risikoer og usikkerhetsmomenter involvert. For Annette og Rosanna i Aaro Systems AB, er den første uken etter at det nye systemet går live spesielt kritisk, da de må begynne å fakturere avtalene som ligger i Upsales. Dette innebærer en rekke oppgaver som må utføres nøye og nøyaktig for å sikre at alt går som det skal.

Den største bekymringen er om faktureringen går som den skal, og at alle data legger seg riktig i systemet og på fakturaene. Det er viktig å sjekke at all informasjon på fakturaene, som adresser og periodisering, er korrekt, og at fakturaene blir sendt til riktig sted. Momsrapporteringen er også en viktig del av prosessen som må kontrolleres og sikres.

Denne første måneden blir en vanvittig innspurt, men Anette sier: 

– Den jobben vi gjør nå, har vi igjen for resten av året når faktureringen vår går automatisk.  

Momsrapporteringen skal også på plass.

– Skrekkscenariet,” fortsetter Anette, er at hele momsrapporteringen ikke fungerer. 

En annen bekymring som Annette og Rosanna står overfor, er at det ikke har vært mulig å gjøre en fullstendig avstemning mellom Visma Net og Upsales. Dette gjør at det er behov for manuell sjekking av data og detaljer for å sikre at alt er på plass. Dette kan være en tidkrevende og stressende oppgave, men Annette og Rosanna innser at det er nødvendig for å unngå feil og problemer. 

Behovet for manuell sjekking av data og detaljer, handler om at det ikke har vært mulig å gjøre en fullstendig avstemning mellom Visma Net og Upsales. 

Spørsmålene som surrer rundt i Anettes hode er: står det riktig adresse, er det riktig person på fakturaen, har fakturaen riktig periodisering og sendes fakturaene til riktig sted. 

– Litt skummelt er det. Vi trenger nok ferie i Februar, ler Anette. 

I tillegg til faktureringen og momsrapporteringen, må også bankkoblingen med Autopay kontrolleres for å sikre at systemet fungerer som det skal. Timer må også hentes fra Jira og faktureres. Dette gjør at det er mye som skal skje parallelt, og det kan være en krevende og hektisk prosess.

Annette og Rosanna er imidlertid klare for utfordringen og er spente på å se resultatene av implementeringen. De har jobbet hardt for å få til integrasjonen så bra som mulig, og selv om de ikke har full kontroll over Visma Net i det store og hele, har de forstått det meste. De er også forberedt på at det kan være noen ting som ikke har kunnet gjøres i testmiljøet, og at de må jobbe hardt for å få full oversikt i løpet av den første måneden.

Til tross for alle utfordringene og bekymringene, ser Annette og Rosanna også frem til fordelene med det nye systemet. Når faktureringen går automatisk, vil det frigjøre mye tid og ressurser som kan brukes til andre oppgaver. Dette vil gjøre arbeidsprosessen mer effektiv og bidra til å øke produktiviteten i selskapet.

Implementeringen av et nytt system krever ofte en betydelig investering i tid, ressurser og penger. Det er viktig å være forberedt på at det kan være utfordringer og uforutsette problemer underveis, men med en grundig planlegging og innsats kan man minimere risikoen og oppnå mange fordeler på lang sikt. 

Alt i alt kan implementasjonen av Visma Net være en krevende prosess, men med god planlegging og innsats kan man oppnå mange fordeler på lang sikt.

Annette og Rosanna har gjort en grundig jobb med å forberede seg på overgangen til det nye systemet, og selv om det vil være en hektisk og krevende periode i begynnelsen, er de sikre på at det vil være en god investering for selskapet. Ved å lære av erfaringene og ta tak i eventuelle problemer som oppstår underveis, vil de kunne optimalisere systemet og gjøre det enda mer effektivt i fremtiden.

Beskjeden fra Annette er klar fredagen før de skal GO LIVE: 
 
– Vi er både spente og nysgjerrige på om vi har 4-500 fakturaer som ligger i Visma Net på mandag. Denne uken har vi sittet med Upsales for å få til integrasjonen så bra som mulig.
Når det gjelder Visma Net i det store og hele, har vi ikke full kontroll, men vi forstår det meste. I tillegg er det endel vi ikka har kunnet gjøre i testmiljøet, for eksempel bankfiler, betalinger og å sende fakturaer.

– I løpet av denne måneden har vi nok full oversikt, sier Anette. 

Har du lyst til å vite hvordan sluttfasen av implementeringen gikk for damene i Aaro Systems AB?