FASE: ETTERARBEID
Første periode - hvordan gikk det?
Dag 81-90 i ERP-implementeringen.
Hvor i prosjektet er vi: GO LIVE
Visma Net har gått live, og regnskapsavdelingen jobber intensivt for å få på plass den første faktureringen.
Hva skjer?
Aaro-damene jobber med å rette feil, sjekke at integrasjonene virker som de skal og at informasjon legger seg riktig i de nye fakturaene. Samtidig skal årsregnskapet avsluttes og momshåndteringen på plass.
Tanker og følelser før det blir alvor
Implementeringen av et nytt ERP-system kan være en utfordrende tid for bedrifter, og for Aaro Systems AB er det ikke noe unntak.
Når første fakturering skal ut fra Visma Net for første gang, må regnskapsavdelingen følge opp alle fakturaene manuelt, og det er flere småting som skaper friksjon. Disse tingene har ikke direkte sammenheng med Visma Net, og årsakene er sammensatte.
For eksempel vegrer noen kunder seg for å ta i bruk de nye e-fakturaene fra Aaro Systems AB i systemene sine, og hos andre kommer det feilmeldinger.
Det viser seg også at det har kommet mange kundereaksjoner som handler om utseendet og oppsettet på de nye fakturaene, og Anette mener at de kunne unngått mange henvendelser hvis de hadde sendt ut informasjon om endring av fakturasystem i forkant av den første fakturautsendelsen. Dette er en verdifull lærdom for fremtidige endringer i systemet.
Aaro Systems AB jobber også med å få på plass nye rutiner, og det kan hende de trenger mer hjelp lengre frem i tid, når de har fått Visma Net inn under huden. Johanna og Linda fortsetter å følge opp, og står klare til å hjelpe til når det trengs.
En annen ting som har skapt litt friksjon er at damene hos Aaro Systems ikke alltid har fulgt rådene de fikk, og det har vært mange småting som har hakket litt.
– Men, sier Anette, det er bra å lære seg ting gjennom at det blir feil også.
Heldigvis finnes testmiljøet fortsatt, slik at de kan gjøre testing og lære seg ny funksjonalitet.
– Det er viktig å huske på at det er gjort endringer i alle forsystemer, ikke bare Visma, sier Rosanna.
De har forberedt seg godt, og selv om det er litt overveldende i starten går det enklere og enklere, og de har en god forståelse av systemet.
Tilbakemeldingene fra Linda og Johanna støtter oppunder dette; de er fornøyde med Aaro-damenes innsats; det blir færre og færre mailer og spørsmål, og de roser Anette og Rosanna for at de har testet så mye som de har i forkant.
Når er det best å implementere nytt ERP-system?
Når Visma Net-implementeringen skulle starte ble det diskutert hvilken tid på året som ville være den beste for å bytte faktureringssystem.
1. januar ble valgt.
Tanken var at hele regnskapsåret da ville bli gjort i det nye systemet, slik at det gamle kunne avsluttes raskere.
Annette lurer nå på om det kunne vært bedre å gjøre det 1. mars istedenfor 1. januar, for da ville de sluppet momsavstemmingen og årsavslutning for regnskapet samtidig som de skulle begynne med det nye systemet.
Integrasjonene - hvordan har det gått?
I oppstartsfasen av prosjektet var det mye diskusjon rundt integrasjonene. Det var behov for å evaluere hvordan hver integrasjon fungerte, og om det var nødvendig med endringer. Det var også diskusjoner rundt hvordan man kunne gjøre integrasjonene mer effektive og brukervennlige.
Selv om det var noen utfordringer ble det jobbet hardt hos alle parter for å få alt på plass før årsskiftet.
Jira og Upsales
Jira-integrasjonen er koblet på. Moms, skatt og lønn har gått superbra, og det er mye som fungerer. Det ser ut til at alt fungerer som det skal, og neste kjøring fra Jira skal gå om et par uker.
Upsales har vært en viktig integrasjon, og det var snakk om å bygge endringer for å gjøre periodiseringen enklere. Integrasjonen viste seg å bli veldig stor og omfattende, så det ble valgt å bare bruke standard-integrasjonen innledningsvis, og heller se på en mer omfattende integrasjon etterhvert. Det har vært litt vanskelig å få Upsales i tale og få den hjelpen som var nødvendig, men nå har det gått seg til, og kommunikasjonen fungerer bedre.
Rillion
Integrasjon mot Rillion har også vært viktig. Dette viste seg å være relativt enkelt, og go-live gikk smertefritt. Imidlertid har det vært nødvendig å endre tankegangen rundt momsen og starte på nytt med nøkler og automatisk kontering pr. konto.
Rosanna har jobbet mye med å sette opp nøklene og automatkonteringene, men det vil være behov for en nøkkel for hvert eneste tilfelle hvor det er nødvendig med en fleksnøkkel. Det er håp om at Rillion vil gjøre noen endringer for at dette skal bli mer effektivt.
OPPSUMMERING AV IMPLEMENTERINGEN
Implementeringen av et nytt ERP-system kan være utfordrende. Selv om det har vært noen småproblemer har Anette og Rosanna fått god hjelp av Johanna og Linda hos Amesto. Konsulentene roser Anette og Rosanna for innsatsen med å teste så mye som de har gjort i forkant, og understreker behovet for et testmiljø hvor det er mulig å prøve seg fram for å lære og feile.
Aaro-damene har også lært hvor viktig det er å informere kunder om endringer i fakturasystemet i forkant av eventuelle endringer som måtte skje i fortsettelsen. Når det gjelder integrasjoner, har det vært noen utfordringer, men til slutt fikk de alt på plass før årsskiftet.
Når det gjelder valg av implementeringstidspunkt er det lurt å vurdere hvilken tid på året som ville være den beste for å bytte faktureringssystem. Akkurat hvilket tidspunkt som er best vil være avhengig av den enkelte bedrift og hvilke prioriteringer man gjør.