Dag 41-50 av ERP-implementering | Godkjenning og skarpt bolag

Prosjektlederen styrer kommunikasjon og endringer

En av de viktigste oppgavene til prosjektlederen i et implementasjonsprosjekt er å lage en god og grundig prosjektplan som tar høyde for god kommunikasjon og at endringer fanges opp og gjennomføres.

Prosjektplanen gir en oversikt over hva som skal gjøres, når det skal gjøres og hvem som skal gjøre det. Det er viktig at planen tar høyde for ressursene som er tilgjengelige og at kommunikasjonen støtter opp under milepælene og beslutningspunktene som er satt.

En god prosjektleder sørger for å holde kommunikasjonen oppe slik at alle involverte er oppdatert på hva som skjer og hva som forventes av dem.

Prosjektleder Marianne har flere spørsmål hun følger opp for å sikre at prosjektet lykkes. Hun må sørge for at kundens behov er godt forstått og kartlagt, at malverket kunden har fylt ut er satt opp riktig og at nødvendig informasjon er med når dataene leses inn og testmiljøet settes opp. Hun må også sørge for at alt ser bra ut fra kundens ståsted når de kommer inn i systemet og begynner å teste. Hun må sjekke om informasjonen fra de andre systemene Visma Net skal integreres mot legger seg der den skal i det nye systemet, og om de ferdige integrasjonsløsningene som eksisterer mellom Visma og systemene kunden bruker, kan dekke behovene og informasjonsoverføringen som er nødvendig. Hvis ikke, må hun vurdere om det trengs skreddersøm av integrasjoner for at systemene skal snakke med hverandre på riktig måte.

Som prosjektleder er det mange små detaljer som må på plass, men takket være en nysgjerrig og nøyaktig kunde, dyktige konsulenter og en prosjektleder som holder tak i alle trådene, går kommunikasjonen i prosjektet smertefritt.

Tett samarbeid leder til riktige svar

Det er viktig at alle involverte er fornøyde med kommunikasjonen og at det er enkelt å få svar på spørsmål.

Konsulentene er veldig fornøyde med at Annette og Rosanna svarer raskt på spørsmål om hvordan økonomisystemet til Aaro Systems fungerer, og de to damene er på sin side glade for at de får støtte og hjelp til å finne ut av hvordan systemet fungerer og synes kommunikasjonen er rask og enkel.

En god prosjektleder sørger for å opprettholde denne kommunikasjonsflyten gjennom hele prosjektet for å sikre en vellykket implementering.

Annette og Rosanna gjør seg kjent med systemet og tester seg fram. I testmiljøet får de prøvd ut om alt fungerer som de trodde, de får sjekket om informasjonen til fakturaene; ordrelinjer, registrerte fakturerbare timer, periodiseringer og annen data legger seg riktig, og de får begynt å teste hvordan de kommer til å jobbe i det nye systemet.

Spørsmålene og tankene deres om hvordan de forskjellige rutinene og funksjonene må være, er mange, og Marianne og konsulentene hos Amesto følger opp tett i denne fasen.

Dette er en helt nødvendig fase av implementasjonsprosjektet hvor hovedmålet er at Visma Net skal fungere på riktig måte når de første fakturaene skal ut når systemet skal gå live.

Endrede arbeidsprosesser og tidsbesparing

Implementeringsprosjekter kan være komplekse og krevende, og det er ikke uvanlig å føle at man jobber i blinde. Selv med en god plan kan man oppleve usikkerhet underveis når man implementerer en ny løsning eller et system. Imidlertid kan en erfaren prosjektleder fungere som en fører som leder deg trygt i havn og hjelper deg med å navigere gjennom de ulike utfordringene som dukker opp underveis.

Den endelige systemløsningen varierer fra kunde til kunde. Dette skyldes at alle kunder har ulike behov og krav. Noen kunder kan ha behov for en skreddersydd løsning som passer deres spesifikke arbeidsprosesser, mens andre kan ha behov for en mer standardisert løsning. Derfor er det viktig å tilnærme seg hvert prosjekt individuelt for å imøtekomme kundenes spesifikke behov og krav.

Prosessen til Amesto følger en standard metodikk, men den er ekstremt åpen og fleksibel. Det betyr at tilnærmingen kan justeres underveis og tilpasses kundens spesifikke behov. Dette krever erfaring og tålmodighet fra prosjektlederen, som skal fungere som veileder og los for kunden.

Kommunikasjonen fungerer

Det er viktig at alle involverte er fornøyde med kommunikasjonen og at det er enkelt å få svar på spørsmål.

Marianne og konsulentene i Amesto-teamet har erfaring med å lede kunder gjennom usikkerheten og risikomomentene i prosjektet. De har en solid forståelse for de vanlige problemene som kan oppstå og hvordan man løser dem. Teamet har også erfaring med å lære av tidligere prosjekter, og de tar med seg læringen inn i fremtidige prosjekter.

Konsulentene hos Amesto er veldig fornøyde med at Annette og Rosanna svarer raskt på spørsmål om hvordan økonomisystemet til Aaro Systems fungerer slik at systemet kan bli satt opp riktig. De to damene er på sin side glade for at de får støtte og hjelp til å finne ut av hvordan systemet fungerer og synes kommunikasjonen er rask og enkel.

I neste blogg i serien kan du lese om integrasjonene som må gjøres for at Visma Net skal kunne bli det automatiserte systemet Aaro Systems AB ønsker seg.

Bli med oss videre og følg implementeringen av Visma Net.

Les bloggserien vår og få dyp innsikt i de forskjellige stegene i en implementeringsprosess. Du lærer også om hvordan vi i Amesto samarbeider med deg for å skreddersy systemet i forhold til dine behov.