FASE: TILGANG TIL SYSTEMET
Integrasjoner i et Visma Net implementerings-prosjekt.
Dag 51-60 i ERP-implementeringen.
Aaro Systems AB har flere systemer de henter informasjon fra når de skal fakturere. For å automatisere prosessen, må disse systemene integreres mot Visma Net.
“En av grunnene til at vi valgte Visma var at det fantes en eksisterende integrasjon med Upsales - vi behøvde bedre avtalehåndtering, og denne integrasjonen kunne gi oss dette.”
- Annette Melkstam, Økonomisjef, Aaro Systems AB
Hvor i prosjektet er vi: Integrasjoner
Integrasjoner mellom systemer er alltid et risikomoment i et implementeringsprosjekt. De er helt nødvendige, men standard-integrasjoner og ferdigbygde API´er gir ikke alltid overføring av akkurat den informasjonen det er behov for, og da må det skreddersøm til.
Hva skjer:
Gjennom en integrasjons-workshop utforskes mulighetene som ligger i API´ene til Visma Net, og behovene til Aaro Systems kartlegges.
Integrasjoner, standard API´er og skreddersøm
Integrasjoner, standard eller skreddersøm er en viktig del av et implementeringsprosjekt. Det handler om å få systemene til å kommunisere effektivt ved at nødvendig informasjon overført fra ett system til et annet.
Integrasjoner kan være en av de mest utfordrende delene av et implementeringsprosjekt, og kan også være en kilde til risiko. For å integrere to skybaserte systemer, brukes API'er (application programing interface), som er en form for datatilgang til systemet, som gir mulighet til å skrive til, hente fra eller oppdatere spesifikke felter i systemet, og i tillegg aktivere funksjoner i systemet, som for eksempel «send faktura».
Standard integrasjoner er vanligvis forhåndsdefinerte og kan være mer eller mindre plug-and-play avhengig av systemene som skal integreres. Med forhåndsdefinert menes at utvikleren på forhånd har bestemt hva slags felter integrasjonen gjør noe med, og hvilke systemfunksjoner den kan aktivere. Fordelen med standard integrasjoner er at de tar deg et godt stykke på vei, er enkle å implementere og kan være svært kostnadseffektive.
Det er imidlertid slik at standard integrasjoner har begrensninger når det gjelder informasjonsutveksling, da ulike kunder kan være avhengig av og bruke flere eller andre felter og funksjoner enn det som er forhåndsdefinert. Skreddersøm kan derfor bli nødvendig for å møte spesifikke krav.
Skreddersøm krever programmering og tilpasning av integrasjonen, og tar mer tid og ressurser å implementere.
Skreddersøm gir full fleksibilitet til å tilpasse hvilke felter og funksjoner som blir påvirket mellom systemene og kan i tillegg inneholde kundespesifikk logikk. Eksempel på kundespesifikk logikk er at integrasjonen endrer på et datasett basert på hvordan en transaksjon føres, eller hvilke handlinger brukeren gjør i grensesnittet til systemet. Ulempen med skreddersøm er at de er mer kostbare og utvikle og krever mer tid til test implementering og vedlikehold.
Det er viktig å ha en klar forståelse av hvilke integrasjoner som er nødvendige for å oppnå de ønskede resultatene i implementeringsprosjektet, og å vurdere fordeler og ulemper ved bruk av standard integrasjoner versus skreddersøm.
Hvordan dette ser ut er helt avhengig av hvordan systemene brukes, og vil variere fra kunde til kunde. Er det behov for mer eller annen informasjonsutveksling enn det som ligger i en «standard»-integrasjon må integrasjonen tilpasses, enten ved å tilpasse standarden, eller sette opp en egenutviklet versjon.
– Det som i utgangspunktet høres ut som en enkel integrasjon; her er det bare å trykke på knappen og så er man igang, er ofte noe helt annet i virkeligheten, reflekterer Annette og Rosanna.
Integrasjonsworkshop for å få oversikt over behov.
Integrasjonsworkshoppen handler om å få oversikt over hvilken informasjon standard integrasjonene henter inn eller fra Visma Net. Sammen med integrasjonsdesigner Stefan Hult og utvikler Frode Follerås ser Amesto og Aaro Systems på hvilke muligheter som finnes i de eksisterende API´ene mellom Aaros´systemer og Visma Net.
Aaro Systems har tre systemer som de trenger å hente informasjon fra:
Jira: Jira er tidsrapporteringsverktøyet til Aaro Systems sine konsulenter.
Integrasjonen mellom Visma Net og Jira skal sørge for at alle data som trengs for fakturering av registrerte timer i Jira føres over i Visma Net.
Upsales: Upsales er CRM-systemet til Aaro Systems og inneholder data som skal benyttes til fakturering av kunder. Fra begynnelsen av var det planlagt at standardintegrasjonen mellom Upsales og Visma Net skulle benyttes.
Rillion: I Rillion finnes leverandørfakturaene til Aaro Systems, og her brukes en standardkobling som sender fakturaene inn til Visma Net for videre prosessering, bokføring og betaling
Det nåværende økonomisystemet Briljant skal fases ut når Visma Net kommer på plass, og vil en periode eksistere side om side med Visma Net.
Aaros´ faktureringsrutiner og mål med Visma net
Til det nåværende systemet Briljant kommer det omkring 150 til 200 fakturaer i måneden fra Jira. Fra Upsales varierer antallet. Kvartalsfaktureringen ligger på noen hundre fakturaer, og årsfakturaantallet ligger på 3-400. Alle disse fakturaene overføres via et Excel-program som en tidligere ansatt har laget. Derfra tastes de manuelt inn i Briljant som er systemet fakturaene sendes ut fra.
Ønsket og målet med Visma Net er automasjon av faktureringsprosessen. Det vil bety at fakturainformasjonen blir hentet inn til Visma Net fra de forskjellige andre systemene, og at de sendes ut automatisk.
Behov og løsninger i integrasjonene
Det avdekkes at Visma Net må bli master for artikler – det vil si hva som skal selges, for at moms og fakturering skal bli riktig.
Når det gjelder kunder og fakturaunderlag må Upsale være master og sende til Visma.
Jira-integrasjonen viser seg å være mer komplisert enn antatt, og spesifikasjonsarbeidet tar litt lenger tid enn først forespeilet Aaro, fordi det finnes noe skreddersøm i eksisterende koblinger som ikke har vært avdekket før i workshoppen.
Annette og Rosanna er litt urolige, men integrasjonsdesigner Stefan har full kontroll, og Jira-integrasjonen går smertefritt.
Upsales standardintegrasjon viser seg å ha begrensninger når det kommer til periodisering av fakturaer. Automatisering av periodiseringene er i utgangspunktet ikke mulig. I integrasjons-workshoppen avdekkes det at det er behov for en skreddersydd integrasjon.
Amesto tilbyr seg å bygge denne på toppen av standardintegrasjonen. Denne nye skreddersømmen skal automatisere to ting:
1) at utvalgt informasjon vises på kundefakturaene
2) periodiseringen av fakturaer i Visma Net
Integrasjonen er stor og krever et ganske omfangsrikt utviklingsarbeid. Aaro Systems bestemmer seg for å ikke gå videre med dette arbeidet – det vil koste uhensiktsmessig mye tid og penger.
De fortsetter heller med standardintegrasjonen, slik planen i utgangspunktet var.
Mellom Rillion og Visma Net skal standardkoblingen brukes for å sende leverandørfakturaene fra Rillion til Visma Net.
Denne integrasjonen viser seg å være helt uproblematisk.
Problemløsning og godt samarbeid
Selv om integrasjoner er et krevende område opplever Annette og Rosanna at Amestos konsulenter behandler problemstillingene profesjonelt og at de får hjelp, både i forhold til å avdekke behov, finne ut av hva som må gjøres og å gjennomføre integrasjonene slik at prosessen med automatiseringen av fakturaer går så smertefritt som mulig.
Løsningene som jobbes fram gjør at det endelige systemet vil bli funksjonelt og enkelt å bruke.
I neste blogg stiger spenningen; det er rett før Visma Net skal gå live, og damene i Aaro Systems går over de siste detaljene og forbereder seg på første fakturautsendelse fra Visma Net.