Ønsker du å automatisere lønnskjøringen og få mer tid til de oppgavene du kanskje skyver litt på?
Ta kontakt med oss og få mer informasjon om hvordan Payroll kan gjøre optimalisere arbeidshverdagen.
KUNDEHISTORIE
Negotia – fra «punching» til kontrolljobb.
Du er her:
Simplifying Business
Negotia automatiserte lønnskjøringene med Payroll.
Negotia er en partipolitisk uavhengig arbeidstakerorganisasjon i Yrkesorganisasjonens Sentralforbund (YS), for alle ansatte i privat sektor og frivillige organisasjoner. Med 21.800 medlemmer innen de fleste bransjer, organiserer de ansatte og grupper på tvers av faglig bakgrunn og utdanning. Organisasjonen er representert ved hele 4 400 arbeidsplasser fordelt på 940 bedriftsklubber, 36 avdelinger og 7 regioner.
Da Visma Lønn meldte «end of life» i 2022 startet Negotia jakten på et nytt lønnssystem. Til vår store glede landet valget på Payroll.
- For oss er det viktig med et stabilt lønnssystem som kan håndtere mange ulike transaksjoner og en kompleks kombinasjon ansatte, sier HR-konsulent i Negotia, Nedeljka Nikolic.
Som fagforeninger flest har Negotia en bred sammensetning av ansatte. Det er derfor en rekke krav til hva lønnssystemet deres må kunne håndtere. De har faste ansatte i administrasjonen med fast lønn. De har en kontrollkomité, en valgkomité og et forbundsstyre som skal kunne føre sine honorarer og reiser. De har også medlemmer som deltar på kurs og fører reiseregninger. Satsene vil variere og lønnssystemet må derfor være dynamisk.
- Da vi startet prosessen brukte vi mye tid på å få god oversikt over hva vi trengte, det som var need to have og nice to have. Vi lagde brukerhistorier og la ned noen kriterier som var viktig for oss. Vi så på en rekke faktorer i tillegg til systemet i seg selv, som leveranse og pris, og sammenliknet flere leverandører. Det ble Amesto Solutions med Payroll som kom best ut på totalsummen!
Negotia landet på løsningen Payroll, sammen med ERP-systemet Business NXT, Unit4 og 4human.
- Det var ikke bare Visma Lønn som kom med planlagt «end of life». Det gjorde også Visma CRM. Systemene har eller skal gå ut. Så når man bestemmer seg for å endre ett system må man nesten endre alle støttesystemene, for å komme seg opp på dagens nivå.
For Nedeljka var god informasjon en veldig viktig del av prosessen. Gjennom flere opplæringssesjoner gikk hun og konsulenten hennes gjennom alt det Payroll har å by på.
- Konsulenten min var både flink og tålmodig – hun forstod virkelig hva jeg trengte. Vi nerdet sammen om alle mulige ting, sendte hverandre tips og kom frem til kjempegode løsninger. Den prosessen gjorde at jeg føler meg trygg på å håndtere systemet på en god måte.
I slutten av mai 2023 startet vi samarbeidet og jobben med å implementere Payroll. Systemet er både innovativt og skybasert, og sikter på å forenkle og effektivisere HR-arbeidet. Det har funksjonaliteter for blant annet lønn og rapportering, time -og fraværsregistrering, og reiseregninger og utlegg. Den 1. september var lønnssystemet 100 % implementert.
- Min oppfatning er at disse prosessene vanligvis tar lenger tid, men vi opplevde god leveringskapasitet hos både Amesto og Visma, samtidig som vi var heldige med kapasiteten internt hos oss. Prosjektet ble håndtert på en veldig profesjonell måte og jeg fikk tilgang til det jeg trengte for å få gjort ting på min side. Amesto skal jo levere, men vi må også være klare for å ta imot. Vi hadde faste møtepunkter, agendaer, det var lett å kommunisere – alle de tingene du verdsetter i et prosjekt!
Nedeljka og Negotia er nå på sin femte lønnskjøring med Payroll. De ser allerede en stor forbedring i effektivitet og potensialet for videre tidsbesparelser.
- Nå har jeg bare brukt systemet i halvannen måned, men jeg føler meg trygg og ser allerede hvor stort potensial det er for å spare masse tid! Før var det mer manuelle prosesser der jeg satt og «punchet», som man kaller det. Jeg gjør jo fortsatt det til en viss grad, men mye mindre nå enn tidligere. Nå gjør systemet jobben for meg og jeg må bare kontrollere at alt er gjort riktig.
Payroll har vært en del av en større leveranse. Så selv om Payroll er 100 % implementert, er ikke prosjektet helt avsluttet og Nedeljka ser frem til alle delene er på plass.
- Jeg er som et lite barn på julaften! Jeg ser virkelig potensialet i å utnytte systemet best mulig, så jeg kan frigjøre tid til de andre tingene som jeg typisk skyver litt på. Jeg ser allerede tidsbesparelsene og jeg er ikke ferdig utlært engang!