Huskeliste for kravspesifikasjon ved innkjøp av ERP-system

1. Prosjektets ambisjonsnivå: Endringer sett opp mot dagens situasjon innen prosesser, grunndata, roller, styringsmodell, flyt osv.

2. Konkretisere hvilke effekter du ønsker å oppnå: Effekter kan for eksempel være økt salg, kapitalrasjonalisering, kvalitetsforbedring, effektivisering av prosesser eller nøytralisere en fremtidig strategisk trussel.

3. Vise tydelig hvilke prosesser løsningen med eventuelle tilpassinger skal løse.

4. Tydeliggjøre hvilke deler av organisasjonen som berøres. Lokalstruktur og legalstruktur må beskrives tydelig.

5. Hva omfatter ikke leveransen, hvilke deler av selskapet/avdeling/prosess berøres ikke nå.

6. Overordnede og prioriterte krav av leveransen.

7. Prosessbeskrivelse: Logistikkprosesser, fakturaflytprosesser, prosesser innen HRM, prosesser innen produksjon, prosesser innen salg, kundeservice eller markedsføring som eksempler.

8. Beskrivelse av volumer på transaksjoner innenfor bilag, bank inn/ut, inngående og utgående faktura (EHF, PDF, Papir).

9. Krav til support, responstid m.m.

10. Rollebeskrivelser: Viktig at alle stillinger tas med og ikke kun de profesjonelle brukerne.

11. Oversikt over alle systemer som benyttes i dag og hva som er integrert med hverandre.

12. Dagens tekniske plattform AS-IS og TO-BE.

13. Tidsplan.

14. Hvor mange og hvilke type ressurser kreves av leverandøren i de forskjellige fasene av leveransen?

15. Andre krav til leverandøren: Nordisk leverandør, regnskapstall, størrelse, lokal tilhørighet m.m.

Det er viktig at man ikke er bastante på hvordan prosessene skal være. I mange tilfeller har leverandørene gode og ferdig testede prosesser som benyttes av mange kunder. Det er mest sannsynlig mer kostnadsbesparende å tilpasse seg prosessene til en standard løsning og prosess, enn å tilpasse en løsning til selskapets prosesser.

Les: Ti grunner til hvorfor din virksomhet bør ha ERP-system i skyen

Kontakt oss på salg@amesto.no for gratis rådgivning eller produktdemo på ERP-system.