Funksjonen i Visma du bør ta i bruk

Tips til deg

Funksjonen i Visma du bør ta i bruk.

Jeg har fått en oppfordring om å skrive noen ord om en funksjonalitet i Visma som har funnes lenge, men få har tatt i bruk, overvåkingspunkt. Jeg har nå testet dette på flere ulike bedrifter og det fungerer veldig bra, både i versjon 13 og 14. Jeg mener at alle som har Visma Business bør bruke dette.

Tips til deg

Funksjonen i Visma du bør ta i bruk.

Jeg har fått en oppfordring om å skrive noen ord om en funksjonalitet i Visma som har funnes lenge, men få har tatt i bruk, overvåkingspunkt. Jeg har nå testet dette på flere ulike bedrifter og det fungerer veldig bra, både i versjon 13 og 14. Jeg mener at alle som har Visma Business bør bruke dette.

23
apr

av Thomas Engebretsen Bezier , 23. april 2020

Funksjonen i Visma du bør ta i bruk

Funksjonen i Visma Business har funnes lenge, men det er få som bruker den.

Overvåkingspunkt ble introdusert til Visma Business allerede i versjon 12.10. Selv om funksjonen har vært til stede lenge, er det få av kundene jeg har vært i kontakt med som har tatt funksjonen i bruk.

Samle dine oppgaver et sted

Overvåkingspunkt er i praksis et skjermbilde som oppsummerer og viser informasjon et sted, fremfor at du må gå til mange ulike skjermbilder for å kontrollere, litt som et dashbord som samler dine oppgaver. Du setter opp overvåkingspunkt-skjermbildet som et oppstartsvindu slik at dette er det første du ser når du åpner Visma hver morgen. En av fordelene med overvåkingspunktet er at du raskt ser hvilke oppgaver du burde ta fatt i, og ikke minst at du ved å ikke få varsel om feil vet hva du ikke trenger å kontrollere.

Eksempel 1:

Du logger deg på Visma om morgenen. Det første du ser er at det er tre fakturaer klare til fakturering og to kunder som har forfalte poster. Samtidig ser du at det er opprettet en ordre der noen har glemt å gi rabatt. Ingen av varslingene for grunndata vises, så du vet at alt av grunndata på kunder og leverandører har blitt riktig registrert siden sist. Du dobbeltklikker på en av oppgavene og det aktuelle skjermbildet åpnes.

Eksempel 2:

Du logger deg inn på Visma om morgenen. Du fører regnskap for 40 bedrifter i samme Visma-løsning. I skjermbildet for overvåkingspunkt ser du umiddelbart at det kun er tre av bedriftene som har fakturaer som skal sendes ut. Med overvåkingspunkt sparer du tiden det vil ta å logge seg inn og kontrollere alle bedriftene.

Enklere kontroll av data og masse tid spart

Det er svært mange bedrifter som har behov for å kontrollere ulike data i Visma, for dette lager man ofte egne skjermbilder som viser avvik. Det kan fort bli mange av disse skjermbildene, og erfaringsmessig så har de fleste bedrifter skjermbilder som viser avvik som de glemmer å kontrollere.

Bra verktøy for deg som Controller

Er du Controller er dette en helt fantastisk mulighet til å få kontroll på lønnsomhet og avdekke salg der dere taper penger, eller om dere ikke har den fortjenesten dere burde ha. Funksjonen er fleksibel og kan brukes til alt som du kan definere i et skjermbilde i Visma Business.

Noen bruksområder/ideer til hvordan du kan ta dette i bruk:

For Controller / Salgsjef:

  • Vis alle salg der du har en dekningsgrad under ønsket nivå.
  • Vis alle salg der dekningsgraden er for høy fordi dere har glemt å legge inn rabatt.
  • Vis alle salg der du taper penger.

For regnskapsfører:

  • Vis alle bilag som har blitt ført på feilkonto før du gjør månedsavslutning.
  • Vis antall automatgenererte bilag som må føres.

For masterdata/grunndata-ansvarlig:

  • Vis alle kunder som mangler e-postadresse.
  • Vis alle kunder som mangler informasjon om betalingsbetingelser.

For faktureringsansvarlig:

  • Vis antall ordre som er klare til fakturering – Kan føre til raskere fakturering og bedre likviditet.
  • Vis fakturaer som har feilet i forbindelse med oversending til Autoinvoice.
  • Vis antallet kundefordringer som har passert forfallsdato for å kunne følge opp.
  • Vis kundefordringer for utvalgte kunder så du kan gjøre en personlig oppfølging før faktura går til purring/inkasso.

For lagersjef/innkjøpsansvarlig:

  • Vis antall varer som er klare til plukking.
  • Vis antall varer som er under minimumsbeholdning og som bør bestilles.

Koster lite – gir stor merverdi

Vi har testet dette hos flere kunder i versjon 13.0 og oppover og du kan på kort tid komme i gang med overvåkingspunkt. Dette er en av de «lavt hengende fruktene» som koster lite å ta i bruk, men som gir mye merverdi for din bedrift.

Hva må til for å ta dette i bruk?

Lag en enkel oversikt over:

  • hvilke eksisterende skjermbilder du vil overvåke
  • hvilke bedrifter/klienter som skal overvåkes
  • hvilke brukere som skal se overvåking på skjermbildene

Du kan importere skjermbildet for overvåking hvis det er behov, og du kan også overvåke deler av løsningen som ikke har blitt kontrollert tidligere. 

Vi kan deretter hjelpe deg med å få dette på plass.

Spennende muligheter for videre utvikling:

Når du setter opp overvåking på regelmessige oppgaver viser det seg ofte at oppgavene gjøres basert på et fast regelsett uten å tenke. Kanskje du også klarer å sette fingeren på noen rutinemessige oppgaver som kan automatiseres?

Nedenfor vises et eksempel med bruk av overvåkingspunkt i versjon 14 av Visma Business der det også er mulig å sette prioritet med uthevet farge:

imageszevk.png

 

Vil du ta dette i bruk?

Trenger du hjelp til å sette opp overvåking kan din Visma-konsulent hjelpe deg med behovskartlegging, import av skjermbilder, oppsett av skjermbilder og gi opplæring i hvordan det settes opp. Vi har erfaring fra samarbeid med mange ulike bedrifter og kan komme med flere gode råd som gir økt kontroll.

Bestill hjelp ved å sende en mail til oppdrag@amesto.no eller registrer saken i vår kundeportal.

Thomas Engebretsen Bezier

Thomas Engebretsen Bezier

Senior fagkonsulent, ERP Logistikk
thomas.bezier@amesto.no
Amesto Solutions

Amesto Solutions