Det finnes en rekke ulike ERP-systemer på markedet, og det kan for mange være vanskelig å vite hvilket man skal velge. Trenger du hjelp til å avgjøre hvilket system som passer best for virksomheten din, står vi alltid klare til å svare på eventuelle spørsmål du måtte ha. Og ønsker du en gratis, uforpliktende demo av Visma net, et av Nordens beste ERP-systemer i skyen, er det bare å kontakte oss. Lykke til!
GUIDE
Derfor bør virksomheten din flytte ERP-systemet til skyen.
Du er her:
People, planet og profit
Derfor bør virksomheten din flytte ERP-systemet til skyen.
Stadig flere virksomheter begynner nå å innse alle fordelene som følger med å flytte forretningssystemet sitt til skyen. I 2012 ble skytjenester brukt av cirka 26 prosent av virksomhetene i offentlig sektor, mens tallet i dag nærmer seg 90 prosent. Har virksomheten din råd til ikke å bli med på utviklingen?
De tre mest åpenbare gevinstene virksomheter oppnår ved å bytte fra et lokalinstallert ERP-system til et nettbasert ERP-system, er økt lønnsomhet, bedre likviditet og høyere produktivitet. Men før vi forklarer hvordan man oppnår dette, kan vi først ta en titt på hva som egentlig er den store forskjellen på de to forskjellige løsningene:
LOKALINSTALLERT ERP
Lokalinstallerte ERP-løsninger er ofte eldre systemer med store serverparker og en komplisert programvarestruktur, der driften ofte settes ut til et eksternt ASP-senter. Med denne løsningen trenger du tilgang til et teknisk IT-team som overvåker og vedlikeholder systemet slik at det fungerer optimalt til enhver tid. En lokalinstallert løsning fører også med seg ulike oppstarts- og driftskostnader, for eksempel knyttet til maskinvare, servere og programvarelisenser.
Du er også ansvarlig for sikkerheten, og oppdateringer må foretas manuelt av virksomheten din eller ved hjelp av en konsulent. Dette kan ta lang tid og medføre store kostnader. I tillegg må du sørge for å ha egen maskinvare og alt av plattformer selv, der vedlikeholdsansvaret også ligger hos deg.
NETTBASERT ERP
Med denne løsningen driftes tjenesten i serverparker i skyen. Her skjer alt av oppdateringer helt automatisk – uten at det koster deg en krone. Du betaler kun den månedlige avgiften for å bruke programvaren som er tilgjengelig via nettleseren. På den måten slipper du å bekymre deg over uforutsette kostnader knyttet til servere som må byttes ut, eller programvarer som må oppdateres. Her velger du ganske enkelt antall lisenser du trenger, og legger til funksjonaliteter etter behov.
Med et nettbasert ERP-system kan du også integrere andre løsninger du er fornøyd med, for eksempel et lønnssystem, HR-system eller en lagerstyringsløsning. Her har også leverandøren av ERP-systemet ansvaret for å ivareta datasikkerheten og oppdatere servere og maskin-/programvare, noe som frigjør tid de ansatte heller kan bruke på viktigere arbeidsoppgaver. I tillegg har alle ansatte sanntidstilgang til systemet fra alle enheter. Det eneste de trenger, er nettilgang.
SLIK VET DU AT DET ER PÅ TIDE MED EN ENDRING
Merker du at informasjons- og prosessflyten i virksomheten din er ineffektiv, og at det brukes mye tid på mange manuelle rutiner, er det ofte et tegn på at det kan lønne seg å gå over til et nettbasert ERP-system. Det samme kan sies dersom virksomheten opplever mye nedetid på grunn av ulike oppdateringer og installasjoner av programvarer og nye brukergrensesnitt. Her er noen andre ting som kan tyde på at du burde vurdere å gå over til et ERP-system i skyen:
- Dere bruker flere systemer for å administrere ulike avdelinger, men systemene snakker ikke sammen, noe som gjør at kritisk informasjon forsvinner og viktige beslutninger tas på feil grunnlag.
- Dere bruker forskjellige programvarer som dere må oppgradere med jevne mellomrom.
- Dere har høye vedlikeholds- og lisenskostnader.
- Dere har dårlig eller ingen oversikt over IT-kostnadene.
- Dere bruker en leverandør som ikke leverer tilfredsstillende oppgraderinger eller brukergrensesnitt.
Undersøker du nærmere, vil du altså kanskje se at flere av prosessene i virksomheten er både tungvinte og tidkrevende. På et tidspunkt vil du trolig merke at systemet virksomheten din bruker, ikke kan tilpasses eller skreddersys ytterligere. Og etter hvert som virksomheten vokser, har du kanskje behov for å gi flere brukere tilgang til forretningssystemet. Da er et nettbasert ERP-system veien å gå.
Ti grunner hvorfor skyen er det beste valget.
Er du fremdeles ikke helt overbevist om at du bør flytte forretningssystemet til skyen? Her gir vi deg i så fall ti gode grunner som kanskje gjør valget enklere for deg:
1. Du får et mer oversiktlig prisbilde ved at du kun betaler en fast sum per måned. Du kan altså slutte å bekymre deg for kostnader relatert til for eksempel utskifting av servere, og i stedet ganske enkelt bare betale for det du faktisk bruker.
2. Du får en mer fleksibel og effektiv løsning ved at du enklere kan legge til ulike funksjonaliteter, og gjennom automatisering kan systemer tilpasses til din virksomhets arbeidsflyt og forretningsprosesser. Med en skybasert løsning har du i tillegg alltid tilgang til den nyeste og mest oppdaterte versjonen og teknologien, der de ansatte får tilgang via en nettleser på alle enheter.
3. Du kan vinke farvel til alt av oppgraderinger ettersom det er leverandøren som har ansvaret for servere, backup-rutiner og installasjoner. Du trenger altså ikke å bry deg med de tradisjonelle utfordringene som ofte forbindes med en lokalinstallert ERP-løsning, for eksempel kostbare oppgraderinger og endeløse konsulenttimer.
4. Du kan stole på at dataene dine er trygge. Leverandørene som drifter ERP-systemet for deg, har svært høy IT-kompetanse og tester kontinuerlig kildekoder og tredjepartskomponenter for å sikre at systemet er sikret mot eksterne trusler.
5. Du får en mer skalerbar løsning ved at ERP-systemet kan utvides i skyen etter hvert som virksomheten din vokser. Har du bruk for flere integrasjoner – for eksempel med andre kjernesystemer – er det bare å kontakte leverandøren din, som deretter avtaler et møte med deg for å finne ulike løsninger på dine behov.
6. Du sparer tid og ressurser ettersom tidkrevende arbeidsoppgaver blir automatiserte, for eksempel inn- og utbetalinger, fakturering, fakturagodkjenninger, reiseregninger og purringer og inkasso, noe som gjør at de ansatte heller kan konsentrere seg om det som virkelig teller: å skape verdier og økt lønnsomhet for virksomheten din.
7. Du får bedre oversikt over dataene dine ved at den nettbaserte ERP-løsningen viser deg rapporter og endringer i prosjekter eller dokumenter i sanntid. De ansatte kan dessuten enkelt samarbeide på tvers av landegrenser og kan ta viktige forretningsbeslutninger basert på oppdaterte i stedet for historiske data.
8. Du får systemer som snakker sammen og muligheten til å implementere ulike integrasjoner med avanserte funksjonaliteter på både administrasjons-, leder- og ansattnivå.
9. Du jobber i én og samme løsning, der virksomhetsdata ikke lenger trenger å være spredt i ulike Excel-dokumenter eller bak ulike innlogginger. På den måten får de ansatte en enklere arbeidshverdag og full innsikt i sitt eget arbeidsforhold.
10. Du bidrar til en bærekraftig fremtid ved å benytte alle mulighetene digitaliseringen gir oss. En digital forretningsstrategi bør være grunnpilaren i enhver virksomhets forretningsstrategi.