GUIDE
Innkjøpsguide til nytt logistikksystem.
Hvordan kan vi låse minst mulig kapital og likevel være leveransedyktige? Uansett hva dere jobber med, ligger svaret på spørsmålet i optimalisering av interne rutiner og prosesser. Hvilke systemfunksjoner som kreves for å optimalisere logistikken i akkurat din bedrift, er derimot direkte knyttet til hvem dere er, hvilke utfordringer dere har og hvilke planer dere har for fremtiden.
I denne guiden gir vi deg noen råd til hvordan du går frem for å finne et logistikksystem som best mulig tar vare på behovene deres – både i dag og i årene fremover.
HVILKE UTFORDRINGER HAR DERE I DAG?
Når du vurderer å anskaffe et nytt logistikksystem, er det mest sannsynlig fordi det er rutiner eller prosesser som ikke fungerer optimalt i dag. Hvor oppstår flaskehalsene – og hvorfor? Har dere fått negative tilbakemeldinger fra kunder eller ansatte? Snakker dagens logistikksystem for dårlig med andre systemer? Det nye systemet bør tilby en løsning for alle utfordringene dere har i dag, og derfor er det viktig å kartlegge disse grundig før dere går videre i innkjøpsprosessen.
HVILKE MÅL OG STRATEGIER HAR DERE FOR ÅRENE FREMOVER?
Det neste du må tenke over, er hvilke krav videre vekst og utvikling vil sette til logistikksystemet. For at et nytt system skal lønne seg økonomisk, må det være et system som kan vokse og utvikle seg i takt med bedriften. Kommer dere til å selge samme typer varer om fem år? Er det tendenser som indikerer at kundene kommer til å stille andre krav i årene fremover? Har dere planer om å ekspandere – og hva er tidsaspektet for dette? Alt dette vil være med på å avgjøre hvilken grunnpakke logistikksystemet bør ha, og hvilke tilleggsfunksjoner som bør være tilgjengelig for at du kan utvide systemet løpende.
HVILKE FUNKSJONER BØR LOGISTIKKSYSTEMET HA?
Når du har kartlagt dagens utfordringer og virksomhetens strategier videre, kan du begynne å se disse opp mot konkrete systemfunksjoner. I dette arbeidet vil det være mye å vinne på å velge en leverandør med sterk fagkompetanse, som vet hvordan de ulike funksjonene spiller sammen og dermed kan skreddersy den beste totalløsningen for dere. Noen funksjoner det uansett kan være greit å ta stilling til, er:
- God lokasjonsstyring som hjelper med å utnytte plassen dere har til rådighet
- Funksjoner for gode tellerutiner og detaljerte, tilpassede rapporter
- Nøyaktig gjengivelse av varebeholdning
- Tett integrasjon med økonomisystemet
- Skalerbart system som kan utvides med tilleggsløsninger og integreres med andre systemer
- Gode, trådløse enheter for telling, plukking, skanning og RFID
- Integrasjon med maskinell automatisering av lager
HVORDAN VURDERER JEG PRISER OPP MOT HVERANDRE?
Hvis du henter ut tilbud fra ulike leverandører, er det flere ting du bør vurdere for å få et riktig bilde av totalkostnaden.
- Engangspris / månedlige kostnader
- Hva inngår i prisen
- Priser for tillegg og utvidelser
- Kostnader for opplæring og implementering av systemet internt. Har leverandøren god nok kompetanse og kan veilede dere gjennom dette? Hvor klar virksomheten er for endring, vil også påvirke hvor lang tid og hvor mye det vil koste å implementere løsningen.
- Er det forskjell på hvor godt de tilbudte løsningene svarer på utfordringene våre? Hva vil variasjonen ha å si i tid og penger?
HVA ER DET Å VINNE – ELLER TAPE – PÅ ET NYTT SYSTEM?
Det kan være lett å se seg blind på ulike løsninger og funksjoner når dere skal gå til anskaffelse av et nytt logistikksystem. Unngå å gape over for mye på en gang, og ta disse punktene i betraktning for å sikre at dere vil tjene på implementeringen av den nye løsningen på sikt.
- Evaluer kost-nytte-effekten. Vurder de mulige tidsbesparelsene per ansatt dersom logistikksystemet effektiviserer eller helautomatiserer utfordringene og flaskehalsene dere opplever i dag, og se dette opp mot prisen på logistikkløsningen.
- Et godt logistikksystem vil gjøre bedriften mindre avhengig av enkeltindivider. Både kunder og ansatte er mindre lojale enn før, og et effektivt system vil gjøre bedriften mer fleksibel og opplæring av nyansatte mindre ressurskrevende.
- Skill mellom «need to have» og «nice to have». Det er lett å bli fascinert av ny teknologi og smarte løsninger, men vær realistisk med tanke på nytteverdien av funksjonene i logistikksystemet. Start med å dekke «need to have»-behovene dere har i dag, men sørg for at systemet dere velger kan utvides med funksjoner som kan dekke både «nice to have» og andre «need to have»-behov i fremtiden.
VEIEN FRA VURDERING TIL ANSKAFFELSE AV ET NYTT LOGISTIKKSYSTEM
Det er smart å sette opp en prosjektgruppe som både kan hjelpe deg med vurderingene før anskaffelse og selve implementeringen av det nye systemet. Her bør ulike avdelinger og funksjoner i bedriften være representert – spesielt viktig er det å involvere ledelse, salg og logistikk.
Med denne guiden som utgangspunkt, er dere forberedt på hva dere må ta stilling til når dere går i gang med innkjøpsprosessen, slik at dere er best mulig rustet til å finne en logistikkløsning som fungerer optimalt for dere i dag og som kan vokse med den langsiktige strategien deres.
Ta kontakt for å vite mer om hvordan vi kan hjelpe deg med rett logistikksystem for akkurat din bedrift!