La hvert system foredle data til sin bruk
Ulike IT-systemer har ulik opprinnelse. I utgangspunktet var de tiltenkt å løse et bestemt sett med oppgaver, gjerne innenfor ett fagområde. Dette fører til det virkelighetsbildet systemet prøver å beskrive gjerne er sterkt påvirket av dette fagområdet. Når du så kobler ulike systemer sammen vil dette ofte føre til at du ønsker å få inn nye funksjoner i det systemet du føler deg mest komfortabel med. Ofte med konsekvensen at dette systemet strekkes langt ut over sine tiltenkte grenser. Det er derfor noen ganger fornuftig å prøve å nullstille seg fra dette og prøve å se dette på en helt ny måte.
ET IT-SYSTEM sin VIKTIGSTE OPPGAVE
Et IT-systems viktigste oppgave kan beskrives som å forvalte og ikke minst foredle informasjon. En funksjon eller oppgave bør du derfor plassere der den foredles på best mulig måte. Samtidig er det på gitte punkter at systemene har behov for sammenfallende informasjon. Dette er de punktene du må se på med tanke på integrasjoner. Her er det likevel viktig å skille mellom sammenfallende informasjon og identisk informasjon. Om du ikke gjør det vil integrasjonene fort blir for omfattende og for kompliserte.
CRM-SYSTEMET - BEST PÅ KONTAKTER
Et CRM-system er best på å forvalte og foredle kategorier og prosesser omkring kontakter. Det holder orden på hvem som er hvem og hvilke forhold dere som bedrift har til dem. Det holder oversikt over hvilke kontaktpunkter du har mot kontakten og hvilke prosesser dere har/har hatt mot dem. Dette er alt fra korrespondanse og salgsprosesser til markedsføringskampanjer og supportsaker. Samtidig er det en fordel å kunne ha tilgang til økonomiske data på kunden. Men da har vi beveget oss inn i ERP-systemet sitt domene.
ERP-SYSTEMET - STØRRE KRAV TIL ORDEN OG NØYAKTIGHET
ERP-systemet sin kjerne er foredling av ordre, fakturaer, lønn og sette dette inn i sine ulike dimensjoner. Her er det et langt større krav til orden og nøyaktighet. Mellom disse systemene er det ofte kunde, leverandør og prosjekt som er fellesnevneren. Men ofte er det kun «Navn og Nummer» som bør overføres.
Et eksempel: CRM-systemet er hvor du kan MØTE kontakten som er viktig. ERP-systemet er hvor du kan LEVERE faktura eller varer som er viktige, i tillegg til å velge hvilken MÅTE den kan leveres på. Hvorfor skal du da sende adresseinformasjon mellom systemene, når de brukes på så ulike måter? Vi er dermed tilbake på et punkt der vi kun lager koblinger mellom systemene, og deretter lar hvert system foredle data på sin måte. Denne koblingen vil svært ofte være Kundenummer, Leverandørnummer eller prosjektnummer. Straks det er opprettet en kobling mellom systemene vil det være mulig å sette opp løsninger der man har INNSYN mellom de ulike systemene. Da vil man kunne sitte i CRM-systemet og se en økonomisk oversikt på Kontakten eller Prosjektet.
På samme måte bør timeføring og reiseregninger løses i egne spesialiserte systemer. Dette er data som er underlagt bestemte regler (som til tider endres). Foredling av disse opplysningene bør derfor skje fra spesialiserte systemer og ikke ved hjelp av spesial-løsninger i et system som ikke er tiltenkt denne oppgaven. Fra CRM-systemet er disse sjelden av annen interesse enn via den økonomiske oversikten mot Kontakten eller Prosjektet.
Til og med føring av Ordre bør følge dette prinsippet. Ved oppsett av ordrer er du ofte avhengig av å kunne henter priser basert på kunde/marked/kvantum/tidspunkt. Dette håndteres best i ERP-systemet. Det ideelle vil være å kunne arbeide direkte i ERP-systemet med ordrelinjene. Dermed ville grunnlaget ligge på riktig sted, klart til fakturering når den tid kommer. For en bruker i CRM-systemet vil dette kunne bli sett på som lite brukervennlig å må bruke to systemer. Men om man kunne arbeide direkte med ERP-systemet fra CRM-systemet så ville dette argumentet forsvinne.
SPESIALISERTE RAPPORTERINGSLØSNINGER
Sammenstilling av data fra ulike systemer løses best ved hjelp av spesialiserte rapporterings-løsninger. Disse henter data fra ulike kilder, sammenstiller dem og viser dem der det er mest hensiktsmessig. For den vanlige bruker bør dette være så integrert at han ikke har noe forhold til at rapportene blir presentert i et eget system. Direkte tilgang til rapporteringssystemet vil stort sett være forbeholdt de som skal analysere data i større skala.
Konklusjonen er derfor som følger: la de ulike systemene bli brukt til det de er laget for. Vis gjerne data mellom systemene, men begrens overføringen av data. La hvert system foredle data til sin bruk.
For CRM-systemet betyr dette at systemet bør være et senter for informasjon om kontaktene. Systemets hovedoppgaver ligger i å dokumentere hva som skjer, kategorisere kontakter og å gjennomføre prosesser mot disse kontaktene. For å kunne gjennomføre dette på en best mulig måte må det gis innsyn i tilstøtende systemer på enklest mulig måte. Kun på denne måten kan du sitte med best mulig informasjon om den du samhandler med, og vite hvordan du skal agere for å utføre dine oppgaver for virksomheten på best mulig måte.
